Iga ettevõte teeb iga päev väikeseid oste selliste esemete jaoks nagu kontoritarbed, postmargid, saatmiskulud ja muud mitmesugused kaubad. Selliste asjade jaoks tšeki kirjutamine on aeganõudev ja kulukas. Väikese sularahafondi loomine võimaldab ettevõtte omanikul säilitada kontrolli ja arvestada kulutuste üle minimaalsete kulude ja haldusprobleemidega. Kui järgite mõnda toimingut, on võimalik väikese rahakonto seadistamine ja haldamine hõlpsalt.
1
Ostke lukukarp. Väikese sularahafondi asutamisel tuleb osta lukukarp, kuhu mahub kasutuses olev sularaha ja kviitungid kulutatud summade kohta. Teil on vaja väikest metallkarpi, mis mahub kergesti lauasahtlisse. Sellel kastil võib olla kas kombinatsioonlukk või võtmega lukk, olenevalt sellest, mis on teie kontori jaoks parim. Mõlemal juhul peab see olema äärmiselt turvaline, et takistada inimesi kasti rikkumast. Kast peab olema piisavalt suur, et hoida kogu raha ja kviitungid, kuid piisavalt väike, et see oleks silmapaistmatu ja kergesti peidetav. Veenduge, et teil on rahasalv, et arveid ja vahetusraha saaks hõlpsasti korraldada. Need on saadaval enamikes kirjatarvete või kontoritarvete kauplustes.
2
Määrake vastutus väikese sularahafondi eest. Kui teil on koht, kus raha hoida, peate määrama väikese sularaha kasti ja konto eest vastutava isiku. Teie määratud isik peaks olema üldiselt kättesaadav kõigile töötajatele, kes võivad vajada väikeraha, näiteks raamatupidaja või administraatoriassistent. Väikekassa hoidja või kassapidaja vastutab väikese sularaha väljamaksmise eest kirjalike kviitungite eest , vajadusel fondi sularaha täiendamine ja väikeste sularahavahenditega ostetud või tasutud esemete registreerimine.
3
Hoidke väikekassa kasti. Väikesed sularahakastid tuleks hoida silma alt ära suletud sahtlis. Sahtel peab olema hoidja lauas või mõnes muus sahtlis, kuhu hoidjal on lihtne ligi pääseda. Karbi avamise kombinatsiooni või võtit tuleks hoida teises sahtlis, võimalusel hoidja võtmehoidja küljes. See sõltub sellest, kes veel vajab karbile juurdepääsu ja kui teil on rohkem kui üks hoidja. Täiendava kaitsekihi lisamiseks võib sahtlil, milles kasti hoiate, olla ka lukk. See annaks seal hoitavale rahale täiendava turvalisuse. Kui teil on rohkem kui üks inimene, kes vajab ligipääsu kassakasti, siis mõelge mitme võtme valmistamisele või lisavõtmetega kaasas oleva kasti leidmisele.
4
Määrake väljavõtmise limiit. Väikeraha ei ole mõeldud asendama või vältima kulude raamatupidamislikku kontrolli. See on loodud mugavuse tagamiseks väikeste ostude jaoks, mis ei nõua tšekkide kirjutamist. Peate kehtestama sularahasüsteemi kaudu tehtavate tehingute maksimaalse summa. Nii saab kõiki sellest summast suuremaid tehinguid käsitleda tavapärase ostuprotsessi kaudu. Näiteks võib ettevõte piirata sularahatehinguid kuni 50 dollarini. Kõiki üle 50 dollari suurusi tehinguid töödeldakse siis tavalise maksekohustusena.
5
Deponeerige sularaha väikekassasse. Kui olete põhitõed läbinud, peate raha panema väikesesse sularahasse. Fondi esmaseks asutamiseks peaksite kirjutama haldurile tšeki. Tšeki summa peaks olema piisav enamiku sularahaostude jaoks valitud ajavahemiku jooksul, kuid mitte nii suur, et julgustaks vargusi. Kui tšekk on rahaks makstud, tuleb raha panna väikekassasse. Tüüpiline algsumma on vahemikus 100–500 dollarit. Veenduge, et hoiate kõiki arvete nimiväärtusi väikeses sularahasahtlis. Teil peaks olema paar 20 dollarit, mõni 10 dollarit, hea arv 5 dollarit ja korralik summa 1 dollar. Teil peaks olema ka münte. See muudab väikeste sularahamaksete hüvitamise lihtsaks.
6
Looge sularahatehingute päevik. Esimese esmase sissemaksega pisirahasse peaks haldur alustama väikekassat läbivate tehingute logi. See võib olla lihtne käsitsi kirjutatud raamatupidamispäevik või veebipõhine arvutustabel, mida haldur hoiab. Väikesularaha hoidja peaks iga tehinguga kursis olema, pannes selle logisse. Tehingu (nt kontoritarbed või saatekulu) kirjeldamiseks peaks olema rida. Samuti peab olema veerg kulutatud summa ja väikese sularaha kasutanud isiku kohta. Samuti peaks olema veerg kontole tehtud sissemaksete jaoks, et jälgida fondi täitumist. Esimene sissemakse väikesularahasse tuleks kanda logisse sularaha sissemaksena. Siis saab kõik tehingud sellest summast maha arvata.
7
Asutada ettevõtte raamatupidamises väikekassa. Sularaha ja väikekassa kontod on mõlemad varakontod. Väikese sularaha fondi esmasel avamisel kantakse sularaha lihtsalt ühelt varakontolt teisele, ilma et see mõjutaks organisatsiooni varade jääki. Kui väikekassast saab omaette üksus, peaksite seda pidama eraldi kontona, mida saab tabelina esitada nagu mis tahes muud kontot. Tehingud, mis tehakse ettevõtte kontole väikekassa avamiseks, peaksid olema krediiti sularahakonto pisikassasse antud tšeki summa kohta. Seejärel saate tehingu väikese sularaha fondi transkribeerida konto sularaha deebetina, mis loob selle algsaldo 0 dollarist summani, mille fondi sisse kannate. Selles etapis ei ole tegelikke kulutusi olnud, kuna raha on lihtsalt ettevõtte ühelt kontolt teisele üle kantud, mistõttu ettevõtte koguvara on muutumatu.
8
Hakka raha kasutama. Kui väikekassas on piisavalt sularaha, saab ettevõte seda väikeste tehingute tegemiseks kasutama hakata. Haldur peaks nõudma kviitungit iga väikese sularahaostu kohta. Ostutšeki esitamisel peab haldur märkima kviitungile ostja kuupäeva ja nime ning hoiule kviitungi sularahakarpi. Samuti peaks haldur hüvitama ostjale ostu eest täpse vahetusraha. Hoidja võib ka millegi ostmiseks raha ettemaksu andma. Ettevõte võib välja mõelda süsteemi, kus inimene, kes midagi ostma läheb, tuleb hoidja juurde sularaha ettemakse saamiseks. Hoidja saab märkida ostu logisse, et selgitada, mida ostja kavatseb sularaha ettemaksega osta ja kui palju on vaja. Kui ostja on ostnud soovitud tooted, peaks ta naasma halduri juurde koos kviitungi ja vahetusrahaga.
9
Täiendage sularaha. Raamatupidaja peab väikekassas olevat sularaha täiendama nii sageli kui vaja. Depoopank peaks alustama uut logi iga kord, kui fondi täiendatakse. Hooldaja peaks esitama täidetud nimekirja ja sellega kaasnevad kviitungid määratud raamatupidamisametnikule. Ta kontrollib kviitungeid, kontrollib väikeste sularahakviitungite lisamist ja kirjutab haldurile tšeki kogu kulutatud summa kohta, et fondi täiendada. Seejärel võtab haldur tšeki kassisse ja paneb raha väikekassa kasti, väikerahafondi algjäägi taastamine. Kui väikeraha ei kasutata nii sageli või kui kastis on suurem summa, ei pruugi te kogu sularaha kunagi kasutada. Sellistel juhtudel saab ametnik väljavõetavat üks kord kuus täiendada, et jälgida kulutusi ja aidata peenraha arvestusel. Kui leiate, et vajate oma pisikassasse rohkem raha, saate seda suurendada. fondi saldot igal ajal. Raamatupidajal ei jää muud teha, kui lisasumma kohta tšeki hoidjale kirjutada. Näiteks kui algsaldost 100 dollarit ei piisa suurema osa ajast kulude katmiseks, suurendage fondi 200 dollarini, kirjutades haldurile tšeki teise 100 dollari kohta. Haldur peaks seejärel järgima tavapärast täiendamise korda.
10
Arvestage sularahatehinguid. Kui väikekassa hoidja tehingute loend on valmis, kinnitab raamatupidaja, et iga tehingu kohta on kviitung olemas ja et summa arvutamiseks on kulud õigesti lisatud. Seejärel peaks ta sorteerima iga kviitungi sobivasse kulukategooriasse ja liitma iga kategooria kulud kokku. Üldised kulukategooriad, mis kasutavad väikest sularaha, hõlmavad postikulusid, kontoritarbeid ja transporti. Iga tehingu kohta ei ole vaja kirjet teha, kuna üksikisik on väike. kulu on ettevõtte tegevuses ebaoluline. Logige need iga kategooria alla täielike summadena. Oluline on tagada, et laekumiste kogusumma oleks võrdne algselt väikekassa kontol oleva summaga. Mis tahes erinevus võib tähendada, et ostu ei arvestatud. Näiteks kui teil oli väikerahakontol 100 dollarit, peaks teil pärast selle tühjendamist olema 100 dollarit kviitungeid. Esialgne sularaha kui väike sularaha läheb harva 0-ni. Laekumised peaksid võrduma esialgse väikese sularaha vahega. sularahakonto ja allesjäänud sularaha enne hüvitamist. Sellest tulenevalt peaks hüvitamise tšekk võrduma laekumiste kogusummaga ja viima väikese sularahafondi algse tasakaaluni.
11
Logige kulud sisse. Pärast iga kulukategooria kviitungite sorteerimist ja summeerimist peaks raamatupidaja pisikassa laekumisega seotud kulud korrektselt fikseerima. Ta peaks esmalt kandma sularahakontole hüvitise kogusumma väikekassasse, mis vähendab jääki. peamisel sularahakontol sama summa võrra.Seejärel peaks ta debiteerima individuaalselt kulukontolt igaühele kulutatud summad. Kulukontode deebet kogusumma võrdub väikese sularahakonto kreeditiga. Näiteks kui teil on 200 dollarit väikeseid sularaha laekumisi, peate selle 200 dollari kandma vastavatele kulukontodele. Kui kõik 200 dollarit oleksid “kontorikulud”, debiteeriksite kontorikulude kontolt 200 dollarit. Iga kululiigi kontod suurenevad igas kategoorias kulutatud summa võrra, mis näitab, et ettevõte kulutas nendele üksustele nii palju. Siis väheneb ettevõtte puhastulu kuluaruandele kulunud summa võrra.