Kui soovite, et teie kirjad jõuaksid adressaadini kiiresti ja täpselt, saate meili loomise lõpus palju kaasa aidata. Õigesti adresseeritud ümbrik teeb igaühe elu lihtsaks ja aitab tagada, et kaup jõuab rekordajaga inimeseni, kelleni see peaks jõudma.
1
Valige tavalised värvilised ümbrikud. Vältige uhkete ümbrike kasutamist, kui tegemist on äritehinguga või mis tahes muu ametliku tehinguga, näiteks valitsusele või kohtule kirjutamisega.
2
Kasutage ainult musta või sinist pliiatsit. Kui kirjutate otse ümbrikule, kasutage reguleerimispliiatseid. Teised värvid segavad tähelepanu ja viitavad professionaalsuse puudumisele, mis võib asju kellegi salves hoida.
3
Püüdke silt välja printida, mitte seda käsitsi käsitleda. Prinditud etikette on lihtsam lugeda ja need näevad koheselt professionaalsed välja. See ei ole oluline, kuid kui teil on segane käekiri, on see mõistlik! Printimisel kasutage Times New Roman, Geneva, Verdana tüüpi fonte. Vältige väljamõeldud fontide kasutamist, mis muudavad lugemise raskemaks (nii inimsilmale kui ka postiskannimismasinatele).
4
Ärge unustage aadressi lisada õiged “tähelepanu” üksikasjad. “ATTN:” või “Tähelepanu” kasutamine tõstab esile täpse isiku, kes peaks teie kirju lugema. Kui teil pole täpset nime, kirjutage ametikoha nimi üles. See märge tuleks lisada enne adressaadi aadressi.
5
Kirjutage aadress täielikult välja. Vigade vältimiseks ärge eeldage, et need, kes aadressi loevad, teavad, mida teie lühendid tähendavad. Pealegi, ärge isegi eeldage, et levinud lühendid on nii levinud, kui arvate! Täpsustage osariikide nimed, linnanimed, inimeste nimed, et olla kindel.
6
Aadressi kinnitamiseks pöörduge USPS-i (või kohaliku postioperaatori) poole. Vigade vältimiseks kasutage tööriistu, et kontrollida ja normaliseerida aadress, et tarnida võimalikult kiiresti. Täpsustage linnade ja saajate nimed, et olla kindel.
7
Asetage aadress ümbriku keskele. Kasutage ploki seadistust ja hoidke aadress nii palju kui võimalik keskel, jättes aadressiploki alla, kohale ja külgedele ruumi.
8
Lisage oma tagastusandmed. See on tagastamisel ülioluline, kui tarne ajal läheb midagi valesti. Kirjutage oma tagastusandmed selgelt või kasutage kleepuvat etiketti, mis on teie aadressiandmetega eelnevalt trükitud. Kasutage tagastamiseks sobivat aadressi – mõelge, kas see peaks olema teie kodune aadress, tööaadress, ettevõtte aadress jne. Põhja-Ameerikas pange see tagastusaadress ümbriku vasakusse ülanurka (vasak, kui ümbrikut vaadates). Teistes riikides on tavalisem, et üksikisikud asetavad tagastusaadressi ümbriku teisele küljele, ümbriku pitseerimise kohale, kuigi ettevõtted eelistavad esinurga stiili.