Pideva täiustamise idee pärineb jaapanikeelsest sõnast kaizen ja seda on omaks võtnud nii lääne ettevõtted kui ka üksikisikud alates Masaaki Imai raamatu Kaizen: Jaapani konkurentsiedu võti avaldamisest 1986. aastal. Igasugune muutus võtab aega ja kultuuri muutmine (programmi rakendamise asemel) võib kuluda mitu aastat. Kui soovite luua oma ettevõtte pideva täiustamise kultuuri, on vaja kannatlikkust ja planeerimist.
1
Mõelge tulevikule. Praegused nõudmised on meie töö- ja töövälises elus sageli esikohal. Tulevikuvisioon ja pikaajalised eesmärgid on aga arengu lähtepunktiks. Alustuseks mõelge, kus näete ennast ja oma ettevõtet viie kuni kümne aasta pärast. Olge aus ja konkreetne, kui kaalute, kus te praegu olete ja kuhu soovite tulevikus jõuda, ning tehke kindlaks, mida peate tegema, et jõuda punktist A punkti B. Näiteks kui teie ettevõttel on probleeme kvaliteedikontrolliga, tuvastage korduv probleem ja koostage plaan, mis selle lahendab.Privileegikäitumine tootmise ees. Lihtne on öelda: “Minu ettevõte kahekordistab meie kasumit,” kuid täiustused ei toimu kunagi ilma käitumist muutmata. Tulemuste muutmine on harjumuste, hoiakute ja oskuste muutmise eelis.
2
Kirjutage tõelise põhja avaldus. Tõelise põhja avaldused näitavad suunamuutust. Mõelge oma ärieesmärkidele ja kirjutage paar väidet, mis neid eesmärke käsitlevad, ning seejärel tehke kindlaks, milline väide sobib teie pikaajalise plaaniga kõige paremini. Tõelise põhjaosa avaldus ettevõtte kohta võib olla “100% klientide rahulolu”.
3
Mõelge oma minevikule. Kui olete oma tõelise põhjapoolse väite üle otsustanud, kirjeldage mineviku käitumist, mis võib teie üldist eesmärki takistada. Neid käitumisviise tuleb muuta, et saaksite oma eesmärke saavutada.
4
Alustage väikestest täiustustest, mitte suurtest suuremahulistest muudatustest. Mõelge “kvaliteetsele kvantiteedile”! Väikesed täiustused võimaldavad teil ja/või teie töötajatel kiiremini tulemusi näha, mis võib olla positiivseks tugevduseks. Kuigi eesmärk on mõistagi suured täiustused, võib tulemuste puudumine aastaid tekitada pettumust. Kohalikud täiustused võivad olla eeskujuks ka suuremahulistele muudatustele.
5
Ole järjekindel. Kõige korraga muutmine võib tekitada segadust ja pettumust. Enne uue muudatuse tegemist tehke üks muudatus ja veenduge, et see jääb kehtima. Püüdke järjepidevuse poole ka nende muudatuste rakendamisel. Näiteks kui teie True Northi väide oli “100% klientide rahulolu”, võiksite ühe muudatusena määrata klientide kaebustele vastamiseks standardse ajavahemiku. Kui otsustasite, et kõikidele klientide kaebustele tuleks vastata kuue tunni jooksul, hoidke see muudatus kindlasti järjepidev.
6
Värvige suur pilt. Töötajad peaksid mõistma, kuidas nad individuaalselt panustavad ja on vajalikud ettevõtte suuremate eesmärkide saavutamiseks, mitte ainult selles osas, kuidas see, mida nad teevad, suurendab kasumit, vaid ka seda, kuidas see, mida nad teevad, laiemas maailmas loeb.
7
Andke selged juhised. Iga koostöö- või individuaalse töö puhul on oluline selgete juhiste omamine ja ootuste selgitamine algusest peale. Töötajatele näitamine, kuidas midagi teha, võrreldes neile, kuidas neile rääkimine, võib samuti lahendada kõik esialgsed küsimused. Näidake aga usaldust, võimaldades töötajatel oma tööd ise kontrollida. Laske neil otsustada, kuidas nad saavad antud ülesande kõige paremini lõpule viia, või teha muudatustes muudatusi, et nad saaksid oma tööd tõhusalt lõpule viia.
8
Muutke oma True Northi avaldus isiklikuks või äriliseks mantraks. Seda fraasi tuleks sageli korrata. Teie töötajad peaksid teadma tõelist põhjalikku väidet ja seda, kui oluline on see nende enda projektide ja igapäevaste ülesannete jaoks.
9
Osalege oma visioonis. Olge nähtav inimesena, kes panustab eesmärkide saavutamisse igapäevaelus, selle asemel, et lihtsalt oma töötajaid “järelvalve” hoida. Teod räägivad rohkem kui sõnad! Kui teie töötajad näevad, et suhtlete klientidega ja reageerite klientide kaebustele, olete tulevikus eeskujuks käitumist ja tuletades neile oma tegevusega meelde, et see eesmärk on teie ettevõtte üldise edu seisukohalt oluline.Kuigi administratiivtöö on suur osa ettevõtte juhtimisest, planeerige korrapärased intervallid, et väljuda oma kontorist ja aidata oma töötajaid nende ülesannete täitmisel. juhtige jaemüügiettevõtet, aidake näiteks laovarude varustamisel, küsige klientidelt, kas saate neil midagi leida, või töötage registris.
10
Luba katsetada. Loovatele lähenemisviisidele ja isegi ebaõnnestumistele ruumi jätmine soodustab positiivset töökeskkonda ja võimaldab töötajatel tuua lauale oma anded. Kuigi teie plaanis loetletud eesmärgid peaksid olema kõikjal järjepidevad, mõistke, et teie töötajatel on erinevad mõtteviisid ja erinevaid oskusi. Näiteks ühe töötaja meetod kliendi kaebuse lahendamiseks ei pruugi olla see, mida te konkreetselt ette kujutasite, kuid see võib olla veelgi parem! Kaaluge olukorra näidete esitamist rühmakoosolekutel ja küsige töötajatelt, kuidas nad probleemi lahendaksid. Näiteks “X kliendil on karjuv beebi ja ta ei leia Y toodet. Kuidas te teda aitaksite?” Seejärel saab mõttekatseid töökeskkonnas katsetada. Järgmisel koosolekul paluge töötajatel mõtiskleda, kuidas need katsed läksid reaalsuseks.
11
Näidake tunnustust avalikult. Kõik vajavad kinnitust ning hästi tehtud tööde esiletõstmine tugevdab uusi harjumusi ja oskusi ning inspireerib teisi hästi tegema. Pöörake tähelepanu võimalusel kohe kiita. Varuge aega iganädalasteks või kahenädalasteks koosolekuteks, et kiita töötajaid selle eest, mida nad hästi teevad. Mainige konkreetseid juhtumeid, kui olete märganud, et töötaja kasutab uut oskust või käitumist, mis on osa teie pikaajalisest visioonist, ja kinnitage veel kord, kui oluline on see väike tegu suuremate eesmärkide saavutamiseks.
12
Stimuleerige töötajate eesmärke. Kuigi suuline kiitus pakub emotsionaalset tasu, tugevdavad käegakatsutavad hüved (nagu aeg või raha) hästi tehtud tööd ja loovad positiivse töökeskkonna. Näiteks kui teie tõelise põhjaosa väide oli “100% klientide rahulolu”, võite pakkuda boonus töötajatele, kellel pole kuu aja jooksul klientide kaebusi olnud. Koostöökeskkonna edendamiseks võite premeerida kõiki oma töötajaid toreda rühmaõhtusöögi või nädalavahetuse reisiga, kui teie ettevõte täidab kvartalieesmärgi.