Tagasiside andmine inimesele, kes teie palgale alla kirjutab või teie tööd juhendab, võib olla hirmutav. Olenemata sellest, kas teilt on küsitud või teil on probleeme teatud juhtimispraktikaga, peate oma juhile tagasiside andmiseks (tuntud ka kui “ülespoole tagasisideks”) pöörama suurt tähelepanu oma toonile ja sõnavalikule.
1
Kaaluge tagasiside andmise plusse ja miinuseid. Olenemata sellest, kas teie ülemus küsis teilt tagasisidet või tegite end vabatahtlikuks, mõelge, kuidas tagasiside andmisest teile või teie töökohale kasu võiks olla. Mõelge, kas teil on oma juhile tagasiside andmisel riske. Proovige näha asju oma juhi vaatenurgast. Kui teil on probleeme sellega, kuidas nad midagi teevad, mõelge välja, miks nad on otsustanud seda meetodit kasutada ja kuidas see neile kasulik on. Veenduge, et see oleks midagi enamat kui lihtsalt teie isiklik lemmikloom. Vaadake alternatiive, mis teie arvates paremini toimiksid, ja proovige neid mõtetes läbi käia. Otsustage, kas alternatiiv on praegusest olukorrast oluliselt parem.
2
Kontrollige oma kavatsusi. Enamik juhte tervitab tagasisidet, mille eesmärk on tõsta töökoha tõhusust või tootlikkust või säästa ettevõtte raha. Teie kavatsused peaksid keskenduma kasule ettevõttele, mitte endale. Olge isiklike motiivide suhtes eriti ettevaatlik, kui teil ja teie juhil on konkurentsisuhe või kui kandideerite ka juhtivale kohale. Sellises olukorras võib teie juht kahtlustada, et teil on isiklikud kavatsused, isegi kui te seda ei tee.
3
Hinnake, kui avatud on teie juht tagasisidele. Teie juht ei pruugi teie tagasisidele vastuvõtlik olla, olenevalt teie suhetest nendega ja sellest, kui kaua olete koos töötanud. See määrab, kuidas te oma juhile lähenete. Näiteks kui teie ja teie ülem on sageli tüli, ei pruugi nad olla avatud teie tagasisidele. Muutuvates suhetes soovite oma tagasisidet kohandada nii, et keskenduksite esmalt positiivsele tagasisidele ja rõhutaksite, et austate oma juhti. Kahtluse korral pöörduge oma juhi poole ja küsige lihtsalt, kas ta oleks valmis tagasisidele konkreetne probleem. Kui teil pole oma juhiga lähedast suhet aasta või rohkem tagasi, ei ole ta tõenäoliselt avatud üldisele tagasisidele oma juhtimisstiili kohta.
4
Esitage küsimusi, kui teie juht soovib tagasisidet. Tavaliselt otsib juht tagasisidet küsides vastuseid ainult ühele või kahele konkreetsele küsimusele. Kui räägite millestki muust, võite oma piire ületada. Kui teie juhil on muid valdkondi peale nende, mille kohta soovite tagasisidet anda, tooge need konkreetselt esile. Näiteks võite öelda: “Ma tean, et otsite tagasisidet Lumberghi projekti kohta, kuid mul on ka mõned mõtted TPS-i aruannete käsitlemise kohta. Kas ma saaksin teiega ka sellest rääkida?”
5
Vältige tagasiside andmist vastuvõtmatutele juhtidele. Isegi kui teie juht küsib konkreetselt tagasisidet, panite palju ohtu, kui nad ei ole sellele vastuvõtlikud. Kui arvate, et teie tagasisidet ei kasutata kasu saamiseks, jätke see endale. Mõnel juhul ütlevad juhid, et nad otsivad tagasisidet, kuid tegelikult otsivad nad lihtsalt kinnitust oma otsustele, mitte tõelist tagasisidet .Rääkige teiste kaastöötajatega, kui te pole kindel, kuidas vastata, kui teie juht soovib tagasisidet.
6
Tutvuge oma ülemusega ükshaaval. Eriti kui soovite edastada kriitilist või negatiivset tagasisidet, tuleks seda teha privaatselt. Kui plaanite erakohtumist, andke oma juhile teada, millest soovite rääkida. Näiteks võite öelda: “Kas ma saan selleks nädalaks kokku leppida aja teiega privaatseks kohtumiseks? Ma tahan lihtsalt arutada mõningaid ebatõhususi, mida olen märganud TPS-i aruannete käsitlemine.”Andes oma juhile teada, millest soovite rääkida, annab talle võimaluse aruteluks valmistuda ja vajadusel teemaga tutvuda. Kohtumise kokkuleppimine näitab neile ka, et austate nende aega.
7
Valmistuge vestluseks. Konspekt hoiab teid arutelu ajal kursis ja aitab tagada, et olete öelnud kõik, mida peate ütlema. See võib aidata teil keskenduda, kui lähete ülemusega rääkides närvi. Kirjutage üles olukorra faktid, millest soovite rääkida, sealhulgas lühikirjeldus. Sõltuvalt pakutavast tagasiside tüübist võite soovida kirjeldada ka oma seotud ülesandeid. Näiteks kui soovite oma juhile öelda, et nad ei suhtle hästi teie kohustustest, võite kirjutada: “Ma sain aru, et minu ülesanne oli toimetada aruanded esmaspäeval otsearuandesse. Nüüd teatatakse mulle, et peaksin need ka teisele kontorile esitama, eelmisel reedel.”
8
Näidake üles konstruktiivset motiivi. Teie juht on teie tagasisidele vähem vastuvõtlik, kui ta mõistab, et proovite teda lihtsalt torgata või teda vähemaks ajada. Isegi kui teie kriitika on isiklik, keskenduge jätkuvalt sellele, kuidas teie ettepanek parandaks töökohta või ettevõtet. Tasakaal võib olla keeruline, kui teie kaebus puudutab teie juhi isiklikku harjumust või stiili. Siin keskenduge alternatiividele, mida oleks lihtne kasutusele võtta ja mis muudaksid oluliselt.
9
Kaasake positiivset tagasisidet, et tasakaalustada negatiivset. Enamik inimesi reageerib negatiivsele tagasisidele paremini, kui neile öeldakse, mida nad teevad õigesti. Vastasel juhul võivad nad end kaitsta. Positiivne tagasiside võib samuti aidata teie juhti lõdvestada ja muuta ta vastuvõtlikumaks. Positiivne tagasiside on eriti oluline, kui teil on tavaliselt oma juhiga pingelised suhted. Sellel võib olla märkimisväärne mõju, kui te pole kunagi varem oma juhile komplimente teinud. Veenduge, et teie positiivne tagasiside oleks aus – proovige muuta see võimalikult konkreetseks, kuna spetsiifikatel on suurem tähtsus kui üldistustel. Näiteks “Teie Graystone’i konto käsitlemine avaldas mulle muljet – kõik teised olid selle maha kandnud” on parem kui “Te teate kindlasti, kuidas kliente hoida.”
10
Rääkige oma vaatenurgast. Üldiste avalduste või süüdistuste tegemise asemel kujundage oma tagasiside oma isiklike tähelepanekute alusel. See annab ruumi aruteluks, rõhutades samas ka teie vaatenurga piiranguid. Tõenäoliselt sulgub teie juht ja asute kaitsma, kui hakkate rääkima näiteks sellest, mida teeksite, kui oleksite tema asemel. Pidage meeles, et teie juht võib tegeleda muude teguritega, millest te midagi ei tea. Vältige teiste töökaaslaste mainimist, välja arvatud juhul, kui teilt küsitakse, kas keegi teine nõustub teie tagasisidega. Te ei taha, et tunduks, nagu kõik räägiksid teie juhist selja taga.
11
Hoidke probleem privaatseks. Kui probleem, mida soovite oma juhiga arutada, pole tõsine, näiteks seksuaalse ahistamise probleem, vältige koosoleku või tagasiside arutamist ühegi oma kolleegiga. Ärge saatke koosoleku kohta märkmeid meili teel endale ega kellelegi teisele. Te ei soovi, et need oleksid ettevõtte serverites, kus keegi neid lugeda võiks. Kui koosolek on lõppenud, tükeldage kõik oma märkmed või andke need oma juhile ja laske neil oma äranägemise järgi käsutada. See annab teada, et hoiate asja kahe vahel ja austate oma juhi privaatsust.
12
Vältige isiklikuks muutumist. Kui teie juht ärritub või ei tundu teie tagasisidele vastuvõtlik, võib tekkida kiusatus välja tuua oma juhi isiksuses tajutavaid vigu. Pidage kinni tegudest, selle asemel, et tuua esile isikuomadusi, millel on käsitletava asjaga vähe seost. Mõelge olukorrale nagu igale vaidlusele. Igasugune tulemusliku arutelu võimalus kaob, kui hakkate üksteist solvama.
13
Püsi teemas. Kui räägite oma juhiga, võidakse teile meelde tuletada muid probleeme, mis teil nende juhtimisstiiliga seoses on. Samuti võite meenutada muid asjaolusid, mis põhjustavad töökoha ebatõhusust või probleeme. Jätke need mõneks muuks korraks. Kui miski tundub oluline, tehke selle uurimiseks meeles ja tooge see hiljem eraldi välja. Käsitletavale probleemile keskendumine ütleb oma juhile, et austate nende aega ja soovite näha ettevõtte edu.
14
Ole avatud arutelule. Teie juhil võivad olla õigustatud põhjused, miks asju teatud viisil teha, või nad võivad tegeleda teguritega, millest te ei teadnud. Rääkige oma muredest avameelselt ja andke neile seejärel võimalus selgitada. Kui teie juht räägib, kuulake. Ärge katkestage ega vaidlustage seda, mida nad ütlevad. Kui nad on lõpetanud, korrake seda, mida nad ütlesid, et nad teaksid, millest te aru saate. Laske neil kõik arusaamatused parandada. Kui teie ja teie juht jõuate milleski kokkuleppele, korrake seda arusaama ja hankige oma juhi nõusolek, et olete selles nõus. Seejärel liikuge sealt edasi.
15
Küsige oma juhilt nende tagasiside eelistuste kohta. Kui teie juht sulgub täielikult ega taha teie tagasisidet kuulata ega vastu võtta, andke talle kahtluse kasuks. Uurige, kuidas te olukorrale valesti lähenesite ja mida saate edaspidi teha. Käsitlege kogu protsessi kui õppimiskogemust. Kui teie juht katkestab teid või annab märku, et ta ei taha teid kuulata, võite öelda: “Ma saan aru, et te ei soovi minult TPS-i aruannete kohta tagasisidet. Kas on muid valdkondi, kus te oleksite teretulnud panustada? Tahaksin ettevõttesse rohkem panustada.”
16
Jälgige arutelu. Sõltumata teie kohtumise tulemusest hindab teie juht teid kirjaliku märkuse eest, milles tänate neid võimaluse eest neile tagasisidet anda. Kui nõustute muudatustega, võite neid mainida ja arutada kõike, mida olete teinud. hõlbustada neid muudatusi.Kui te ei jõudnud mingile kokkuleppele või teie juht ei võtnud teie tagasisidet vastu, peaksite siiski saatma talle lühikese kirja, tänades neid aja eest.Sulgege märge, rääkides oma juhile, kui põnevil või entusiastlik panustate ettevõtte edusse. Kutsuge neid tulevikus teie tagasisidet küsima.