Kui kirjutate ametlikku meili, võite leida raskusi sõnumi parima lõpetamise viisiga. Õnneks ei pea teie lõpp olema midagi keerukat. Lõpetage oma sõnumi sisu kokkuvõtliku, ametlikult kirjutatud lõpureaga, mis võtab kokku teie meili eesmärgi. Kui see on tehtud, lõpetage e-kiri sobiva sulgemisega, lähtudes sellest, kui hästi te adressaati tunnete. Ärge unustage oma nime ja kontaktandmetega välja logida.
1
Lõpetage “aitäh”, kui adressaat teid aitab. Ametlikku meili sulgedes kaaluge sõnumi peamist eesmärki. Paljudel juhtudel on lihtne tänuavaldus e-kirja lõpetamiseks sobiv viis. Näiteks kui adressaat on teid aidanud või aitab teid milleski, proovige: “Tänan teid abi eest selles küsimuses.” Samuti võite tänada adressaati lihtsalt selle eest, et ta andis teile aega ja tähelepanu. Näiteks “Ma hindan teie tähelepanu” või “Täname, et leidsite aega selle probleemi ülevaatamiseks.
2
Kui ootate vastust, sulgege üleskutse tegevusele. Mõnel juhul peate võib-olla paluma adressaadil edasisi toiminguid teha või teile mingil viisil vastata. Saate kasutada oma meili viimast rida, et öelda või korrata, mida neilt vajate. Näiteks kui ootate, et adressaat teiega ühendust võtab, öelge midagi sellist: “Ootan, et saaksime seda teiega edasi arutada. â€Võite taotleda ka mõnda muud tüüpi toimingut. Näiteks: “Lõpetage aruanne ja saatke see mulle esimesel võimalusel.”
3
Andke adressaadile teada, kui kavatsete midagi ette võtta. Kui meili saaja vajab sinult midagi, on meili viimane rida selle lahendamiseks hea koht. Kinnitage neile, et teete nõutud toimingut või kavatsete seda teha. Näiteks: “Saadan täidetud vormid teile järgmiseks reedeks.” Samuti võite kasutada sulgemisrida, et pakkuda edasisi abi või teavet. Näiteks: “Kui teil on küsimusi või muresid, võtke minuga julgelt ühendust.â€
4
Kasutage ametlikku keelt. E-kirja sulgemisel järgige sobivat ametlikku tooni. Kasutage õiget grammatikat ja ametlikku sõnavara ning vältige slängi või vestluskeelt. Näiteks kui korraldate koosolekut, võite lõpetada sõnadega “Ootan teiega kohtumist 14. kuupäeval.” Vältige vestlemist. lõpuread, näiteks “Ok, näeme mõne päeva pärast! :)”
5
Kontrollige hoolikalt kirja- ja grammatilisi vigu. Enne meili saatmist kontrollige, kas sellel pole probleeme, nagu kirjavead, kirjavead, grammatikavead ja valed kirjavahemärgid. Võimaluse korral paluge kellelgi teisel oma sõnumit vaadata, et näha, kas ta märkab midagi, millest võisite märkamata jääda. Kuigi paljudel meiliprogrammidel on sisseehitatud õigekirjakontroll, pidage meeles, et need ei suuda tuvastada kõiki õigekirjavigu. Näiteks ei pruugi teie õigekirjakontroll parandada levinud segadusi sõnade vahel, mis kõlavad ühtemoodi, kuid on kirjutatud erinevalt ja millel on erinev tähendus (nt “kompliment” ja “täiendus”).
6
Pange 1-2 rida oma lõpulause ja märkimise vahele. Kui olete e-kirja sisu täitnud, vajutage üks või kaks korda sisestusklahvi, et luua tühik viimase rea ja sisselogimise vahele. Enamikus meilides tuleb väljalogimine jätta joondatud (või vastupidi lehe vasak veeris).Näiteks:Ootan seda teemat teiega edasi arutada.Parimate soovidega,Herman Jones
7
Lõpetage sõnadega “Tundub truult” või “Teie tõeliselt”, kui te ei tea saaja nime. Kui kirjutate väga ametlikku meili ja te ei tea adressaadi nime, võite kasutada ühte neist allkirjadest. Need on head valikud, kui alustasite oma meili sõnadega “Lugupeetud härra” “Lugupeetud proua” või “Kellele see võib puudutada”. Kuigi saate valida ühe neist valikutest, pidage meeles, et “Yours faithfully” on levinum Briti inglise keeles, samas kui “Yours really” on rohkem levinud Ameerika inglise keelt kõnelejate seas. Veenduge, et kirjutaksite märkimisel ainult esimest sõna (“Yours”).
8
Sulgege tekstiga “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”, kui teate nende nime. Lugupidamisega… “Teie siiralt” on Briti inglise keele kõige tüüpilisem vorming, samas kui Ameerika inglise keelt kõnelevad inimesed võivad kasutada “Sincerely yours” või “Sincerely”. Olenemata sellest, kas kasutate “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega,” lihtsalt kirjutage esimese sõna algustäht suureks.
9
Üldisema sulgemise jaoks kirjutage välja sõnadega “Parimate soovidega” või “Lugupidamisega”. “Parimate soovidega” ja “Lugupidamisega”. või on varem kirjavahetuses olnud.
10
Äärmiselt ametliku märkuse tegemiseks kasutage käsku “Austusega”. Enamiku meilide puhul võivad “Austusega” või “Austusega teie omad” tunduda liiga formaalsed. Siiski on olukordi, kus need on sobivad. Näiteks võite kasutada ühte neist sulgemistest, kui kirjutate valitsusametnikule või vaimulikule. Seda tüüpi sulgur näitab, et olete meili saajale alluvas positsioonis. Ei ole vaja kasutada sõna “Austusega” tüüpiliste ärimeilide või õpetajatele, kolleegidele või ülemusele saadetavate sõnumite jaoks (välja arvatud juhul, kui nad on näiteks president või peaminister).
11
Lõpeta oma täisnimega. Sisestage pärast sisselogimist koma, alustage uut rida ning lõpetage oma ees- ja perekonnanimega. Soovi korral võiksite lisada ka oma ametinimetuse. Näiteks võite välja logida järgmiselt: Parimate soovidega,Linda Jones järelevalvetoimetaja
12
Pärast allkirja lisage oma kontaktandmed. Lisage oma täisnime järel kõik kontaktandmed, mida soovite adressaadil saada. See võib olla teie e-posti aadress, telefoninumber, postiaadress või mis tahes ülalnimetatute kombinatsioon. Näiteks:Lugupidamisega Reginald Pepper25 Cherry Tree Lane, Suite 101(555) 555-5555Kui olete oma meiliprogrammiga seadistanud automaatse allkirja, veenduge, et see ei sisaldaks midagi, mis võiks ametliku meili jaoks sobimatu olla (nt humoorikate tsitaatide või toretseva graafikana). Pidage kinni põhitõdedest, nagu nimi, ametinimetus ja kontaktteave.