Tänukirjad on ajastutruud tunnustusžest, kuid õige tooni tabamine pole alati lihtne. Ametlike kirjade üha harvemaks muutumise tõttu leiavad paljud inimesed, et nad istuvad isikupärastatud vastust kirjutama õigeid sõnu. Tulemuseks on sõnum, mis kõlab kiivalt või robotlikult. Õnneks on seda takistust piisavalt lihtne vältida, järgides üht lihtsat reeglit: ole siiras. Hea tänukiri peaks tulema südamest. Alustuseks pöörduge selgelt adressaadi poole, seejärel öelge kirja eesmärk ja väljendage oma tänu teile loomulikul viisil.
1
Alustage tavalisest päisest. On raske valesti minna, kui teie sõnumi sissejuhatavaks aadressiks on lihtne “Kallis Susan! Kui see tundub mingil põhjusel sobimatu, on vastuvõetav ka lihtsalt nimega alustada. Kõige tähtsam on, et adressaat oleks saavad kohe aru, et kiri on mõeldud nende silmadele.Kuigi need on traditsioonilisem kirjavahetusmeetod, ei ole tänukirjad oma olemuselt formaalsed, seega pole vaja kasutada liiga õiget keelt.Vältige ebamääraseid, isikupäratuid päiseid, nagu “kallis hinnatud klient” või “keda see puudutada võib.”
2
Määrake selgelt soovitud adressaat. Pöörduge inimese või inimeste poole, kellele kirja saadate, nende eesnime järgi, välja arvatud tööalastes olukordades. “Kallis Richard ja Angela” kõlab palju meeldivamalt kui “kallis sõber” või isegi “kallid Thompsons”. Piinlike vigade vältimiseks kontrollige veel kord, et oleksite adressaadi nime õigesti kirjutanud. Kui olete mitte adressaadi eesnime alusel, on okei kasutada perekonnanime või ametinimetust, näiteks “Mr. Jeffries’ või “Chairwoman Diaz”. Suurele rühmale või organisatsioonile adresseeritud kirjades tuleks kasutada kogu rühma nime (“Dear Boys and Girls Club of Detroid”). Ärge unustage ka individuaalselt kirjade saatmist konkreetsetele inimestele, kes on teid aidanud.
3
Väljendage oma tänu esimeses lauses. Kuna teie kirjutamise põhjus on tänamine, peaksid need kirjas olema eelkõige. Ärge häirige oma lugejat pika preambuliga. Andke neile kohe teada, mida äsja avatud kirjalt oodata. Olge see lihtne: “Tänan, et tulite sel nädalavahetusel minu lahkumispeole” või “Kirjutan teile, et teile meeldis kingitus on nii selgesõnaline kui ka asjakohane.
4
Järgige täpsemate üksikasjadega. Pärast mõne tänusõna avaldamist täpsustage, kui palju saaja tegevus teile tähendas. Viige otse osale, mida adressaat täitis juhul, kui see kirja saatis. See võib hõlmata kingituse kasutamise kirjeldamist, isikliku sideme esiletõstmist või põnevuse näitamist nende kohalviibimise üle. Võite tänada oma poja või tütre uusi ämmasid, kirjutades: “Oli nii tore teiega kohtuda ja võimalus saada. Sellise rõõmustava kogemuse jagamiseks. Samad juhised kehtivad ka siis, kui kiri saadetakse vastuseks professionaalsele võimalusele. Sellised avaldused nagu “saadud toetusraha kasutatakse hästi ära, et aidata mu aborigeenide hõimude uurimisel” seosele millegi vahel, mida saaja on teinud, ja teie soovi neid tunnustada.
5
Lööge siiras toon. Olge avameelne ja väljendage end loomulikult oma sõnadega, nagu räägiksite lähedase sõbraga. Ära mõtle üle, mida sa öelda üritad. Püüdke väljendada armulist suhtumist, ilma saaja tegude ulatust pisendamata või ületähtsustamata. Veenduge, et adressaat teaks, et tema jõupingutusi hinnatakse. Pole mõtet võtta aega tänukirja koostamiseks, kui te tegelikult tänulik ei tundu. Liiga palju entusiasmi võib teie kirja tunduda sunnitud, samas kui liiga vähe võib põhjustada selle, et seda tajutakse kohatu žestina.
6
Hoidke kiri lühidalt. Üldiselt on kõige parem piirata oma sõnumit paarisaja või vähema sõnaga. Vastasel juhul on oht lugeja tähelepanu kaotada. Lühikesi tähti on kergem seedida, mis on oluline, kuna neid võib mitu korda lugeda. Öelge, mida soovite öelda, soovige inimesele head ja seejärel allkirjastage. Üldreeglina püüdke kirja sisuks olla 5–7 lauset. Piirake oma sõnum märkmekaardi või väikese kirjatarbega, et mitte ei lõpe ruumi täitmisega.
7
Kaasake isiklik puudutus. Boonusena võite võtta veidi aega, et tugevdada oma imetlust adressaadi vastu viisil, mis talle silma paistaks. Väikese kõrvalmärkuse lisamine, nagu “oli tõeline maiuspala näha teid mõni nädal tagasi Berkeleys loengut näha” või “teie ja Mark olete nii kena paar!”, võib teie lugejat väga rõõmustada ja näidata, et te hoida end kursis nii nende kui ka enda elu üksikasjadega. Võib tunduda kohatu teha tähelepanekuid kellegi kohta, keda te pole teinud või keda te isiklikult ei tunne.
8
Tehke nimekiri kõigist, keda kavatsete tänada. Mõelge, kellele te kirjutate, ja kirjutage üles tema nimi ja konkreetne tegu, mille eest te teda tänate. Oluline on saata kiri kõigile, kes on loovutanud aega, raha või energiat, et teid aidata, et keegi ei tunneks end tähelepanuta jäetud. Eraldage silmapaistvad isikud, kes on teid aidanud, ja kirjutage need kõik eraldi. Perede poole saab ühiselt pöörduda nime all majapidamine.
9
Võtke aega üksikute kirjade kirjutamiseks. Mitme tänukirja koostamine võib olla nõudlik ülesanne, kuid kui kavatsete seda teha, peaksite pingutama, et seda õigesti teha. Lähenege igale alustatud kirjale kui selle eraldiseisvale tööle. Vältige soovi kopeerida lihtsalt ühe tähe sisu muudetud nimedega teise kirja.Jälgige ükshaaval pikka tänusõnade loendit, et mitte üle koormata.See võib aidata järgida iga põhimalli või vormingut. kiri, mis võimaldab teil oma mõtte selgeks teha, ilma et oleksite sunnitud iga kord midagi täiesti erinevat välja mõtlema.
10
Saatke tänukirjad kiiresti välja. Parim aeg tänukirja väljasaatmiseks on kohe pärast teene sooritamist. Nii on sündmus mõlemal poolel veel värskelt meeles, nii et kirja fookuse osas segadust ei teki. Samuti on see palju ehedam, kui otsustate oma tänu väljendada pigem varem kui hiljem.Alustage kirjade kirjutamise protsessi võimalikult varakult, et anda endale piisavalt aega nende lõpuleviimiseks.Kui mingil põhjusel te Kui jääte tänukirja saatmisega hiljaks, selgitage viivitust oma lugejale viisakalt.