Mõnel juhul võib olla abi kohtunikule kirja kirjutamisest. Näiteks kui olete kuriteo ohver või kriminaalkohtualuse sõber, võib kohtunik kautsjoni määramise või karistusotsuse tegemisel teie panust arvesse võtta. Olenemata sellest, kas olete kriminaalasja ohver või õpilane, kes loodab kohtunikku intervjueerida klassiprojekti jaoks, peaksite kirja kirjutamisel järgima mõningaid formaalsusi. Pange tähele, et kui olete kohtuasja või kohtuasja kostja või pool, ei tohiks te kohtunikule kirjutada ega temaga otse ühendust võtta. Igasugust suhtlemist kohtunikuga väljaspool teise poole kohalolekut nimetatakse “ex parte suhtlemiseks” ja see on üldiselt keelatud takistada pooltel püüdmast kohtunikku ebaõigesti mõjutada.
1
Valige oma materjalid. Professionaalse välimusega kiri tuleb kirjutada kvaliteetsele paberile ja allkirjastada pastakaga. Tavaline valge 8,5″x11″ printeripaber on vastuvõetav. Võite leida ka “rèsumé” või “business” paberit, mis on tavaliselt veidi raskem ja valkjas. Kirja tippimisel valige ettevõttele sobiv font, mida on lihtne lugeda. Kui kirjutate kirja käsitsi, vältige joonelise paberi kasutamist. Selle asemel kasutage joonlauda, et hoida oma käekiri üle lehe kirjutades sirgena. Pöörake hoolikalt tähelepanu oma käekirja loetavaks muutmisele.
2
Võimalusel kirjutage kiri kirjaplangile. Kui teil on juurdepääs kirjaplangile (ametlikud kirjatarbed, mille ülaosas on isiku, ettevõtte või organisatsiooni nimi ja aadress), kasutage kohtunikule saadetud kirja jaoks kirjaplanki. See kirjaplank võib olla teie töökoha ametlik kirjaplank. Ettevõtte kirjaplangi kasutamine tähendab, et kirja autoril on õigus suhelda ettevõtte nimel, mis tähendab teatud vastutuse taset. Kui see on asjakohane, hankige enne kirja kirjutamist luba kasutada oma tööandja kirjaplanki isiklikes asjades.
3
Esitage oma isikuandmed. Kui te ei kasuta oma nime ja aadressiga kirjaplanke, esitage enda tuvastamiseks oma isikuandmed. Sisestage vasakus ülanurgas oma:NimiAadress Linn, osariik ja sihtnumber Telefoninumber ja/või e-posti aadress
4
Kuupäev kirja. Jätke tühi rida ja tippige kirja kirjutamise kuupäev. Märkige kirja ülaossa kuupäev, millal te kirja kirjutate. Lühendamise asemel kirjutage kuupäev välja. Näiteks kasutage “9/9/15” asemel “9. september 2015”
5
Kirjutage siseaadress. Siseaadress sisaldab saaja täisnime, ametinimetust ja aadressi. Jätke kuupäeva alla tühi rida, seejärel kirjutage kohtuniku nimi ja aadress. Kasutage kohtuniku ametialast aadressi, mis on tavaliselt tema eesistuja kohtumaja. Näiteks: The Honorable [täisnimi], Stanislausi maakonna kõrgema kohtu kohtunik, 1100 I Street, Modesto, CA 95354.
6
Märkige, millega asi puudutab. Siseaadressi all andke lugejale teada oma kirja teema. Kasutage sõna “Re:” (lühend sõnadest “seoses” või “viitega”), millele järgneb lühike fraas. Näiteks “Re: Sentencing of John Doe, Case No. W007394”
7
Avage tervitus. Kirja alustamiseks kirjutage “Lugupeetud kohtunik (perenimi)”. Pange tähele, et kasutate kohtunikule viidates sõna “Austatud”, kuid isiklikult tema poole pöördudes kasuta “kohtunikku”. See tiitel kehtib ka siis, kui kohtunik on pensionile jäänud. Mõiste “Kallis” on ärilises kontekstis alati asjakohane ega tähenda, et inimene on teile kallis. See on lihtsalt korralik avatervitus.
8
Tuvastage ennast ja nimetage oma elukutse. Kirja esimeses lõigus alustage enda tutvustamisest ja öelge, mis on teie elukutse. Ärge olge oma volituste suhtes tagasihoidlik, eriti kui teid austatakse oma kogukonnas oma professionaalse või eratöö tõttu. Enda ülesehitamine on eriti kasulik, kui kirjutate kostja nimel. See näitab, et kostjal on positiivne suhe kogukonna lugupeetud ja produktiivse liikmega. Näiteks: “Olen kohalik väikeettevõtte omanik ja teeninud seda kogukonda viisteist aastat.”
9
Väljendage oma huvi juhtumi vastu. Teie järgmine lause peaks täpsustama, milline on teie huvi selle juhtumi vastu, millest kirjutate. Näiteks võite märkida, kui kaua olete kostjat tundnud ja kas ta on teie sõber, sugulane, koguduse liige vms.
10
Ütle kohtunikule, mida sa tahad. Kirjeldage lühidalt, milliseid meetmeid soovite, et kohtunik teeks. Näiteks: “Ma palun, et te määraksite kostjale ainult minimaalse karistuse.”
11
Põhjendage, miks kohtunik peaks teie taotluse rahuldama. Peate veenma kohtunikku teie taotlusega nõustuma. Näiteks kui palute kohtunikul määrata kostjale ainult minimaalne karistus, selgitage, miks kostja teeb oma elus kannapöörde, miks te arvate, et ta väärib teist võimalust ja kuidas kohtualune saab seda jätkata. positiivne mõju tema perekonnale ja kogukonnale. Võtke selle jaotise jaoks nii palju ruumi, kui vajate, kuid mitte rohkem, kui vajate. Kohtunikud on väga hõivatud ja hindavad hästi toimetatud kirju. Seadke oma tugevaimad argumendid esikohale ja sõnastage oma argumendid nii lühidalt kui võimalik.
12
Lugege oma kiri läbi. Kui olete lõpetanud, lugege oma kiri mitu korda uuesti läbi ja paluge kellelgi teisel see teie eest lugeda. Veenduge, et teie kiri oleks kergesti mõistetav ja vigadeta. Kui teie kiri on nii otsekohene, sisutihe ja veatu kui võimalik, olete valmis selle saatma.