E-post ei ole oma olemuselt nii formaalne kui kirjade kirjutamine. Siiski on teil ikka aegu, mil peate meili kirjutamisel olema formaalsem. Mõelge, kes on adressaat, ja seejärel valige olukorrale sobiv tervitus. Kui olete selle välja mõelnud, võite liikuda edasi tervituse vormindamise ja alguslausete kirjutamise juurde.
1
Otsustage, kui formaalne peate olema. Isegi kui kirjutate “ametlikku” meili, sõltub selle e-kirja ametlikkus sellest, kes selle vastu võtab. Näiteks ei kasutaks te professorit kirjutades sama formaalsust kui tööle kandideerimisel. Kui võtate kellegagi esimest korda ühendust, on parem olla formaalsem kui vaja, et lihtsalt olla turvaline pool.
2
Otsige üles inimese nimi. Kui te seda veel ei tea, uurige selle inimese nime välja. Inimese nime teadmine muudab tervituse meeldivamaks, isegi kui kasutate oma e-kirja jaoks ametlikke võtteid.
3
Järgige inimese eeskuju. Kui inimene on teile juba meili saatnud, on hea kopeerida tema tervitusstiil. Näiteks kui nad kasutavad sõna “Tere” ja teie eesnime, on vastuvõetav vastata samas stiilis, kasutades meili saatmisel “Tere” ja inimese eesnime.
4
Naaske “Kallis”. “Kallis” (järgneb inimese nimi) on põhjusega vana ooterežiim. See on ametlik, ilma et oleks umbne, ja kuna seda kasutatakse nii sageli, muutub see sageli tervituses nähtamatuks, mis on hea. Te ei taha, et teie tervitus välja paistaks, sest see on sobimatu.
5
Proovige “Tervitused”, kui te ei tea inimese nime. Tervitused on suhteliselt ametlik tervitus, mida saate kasutada ärimeilides, eriti kui te ei tea inimese nime. Siiski on alati parem inimese nimi, kui võimalik. Kui e-kiri on eriti formaalne ja te ei tea inimese nime, võite kasutada ka valikut “Kellele see võib puudutada”. See tervitus võib aga mõnele inimesele tõrjuda.
6
Pisut vähem ametlikes e-kirjades saate sõna “Tere” või “Tere”. Meilid kipuvad olema vähem formaalsed kui kirjad üldiselt, nii et saate mõne ametliku meilisõnumiga nagu “Tere” pääseda. Näiteks kui saadate e-kirja oma professorile, eriti sellele, kellega te tegelikult suhtlete, peaksid “Tere” või “Tere” hästi toimima.
7
Jäta vahele “Hei.” Kuigi poolametlikus meilis võib sõna “Tere” olla vastuvõetav, siis “Tere” ilmselt mitte. See on väga mitteametlik tervitus, isegi kõnes, nii et peaksite seda vältima igasuguses ametlikus meilis. Isegi kui tunnete näiteks oma ülemust üsna hästi, on ilmselt parem talle meili saatmisel “Hei” vahele jätta.
8
Vajadusel kasutage nime asemel pealkirja. Mõnikord, kui kirjutate inimesele, teate ainult tema ametinimetust ettevõttes või organisatsioonis. Sel juhul saate inimese nime asemel lihtsalt isiku ametinimetuse, näiteks “Lugupeetud personalijuht”, “Lugupeetud värbamiskomisjon” või “Lugupeetud professor”.
9
Lisage isiku aumärk, et muuta see ametlikumaks. Võimalusel lisage isiku nime ette “härra”, “proua”, “doktor” või “professor”, et muuta see ametlikumaks. Samuti kasutage isiku perekonnanime või täisnime, et olla formaalsem, mitte ainult eesnime.
10
Asetage tervitus esimesele reale. Ülemine rida peaks olema teie valitud tervitus, millele järgneb inimese nimi. Võimaluse korral kasutage isiku nimetust, näiteks härra, proua või doktor, millele järgneb tema ees- ja perekonnanimi.
11
Kasutage koma. Tavaliselt kasutate pärast tervitust koma. Ametlikes kirjades võite kasutada koolonit, kuid see on tavaliselt e-kirja jaoks liiga ametlik, isegi ametliku kirja jaoks. Enamikul juhtudel piisab komast, kuigi kaaskirja kirjutamisel e-kirjas võite kasutada koolonit.
12
Liikuge järgmisele reale. Tervitus liigub ülaosas eraldi real, nii et kui olete selle kirjutanud, vajutage järgmisele reale liikumiseks tagastusklahvi. Kui kasutate lõikude koostamiseks taande asemel reavahetusi, peate tervituse ja esimese lõigu vahele jätma tühja rea.
13
Vajadusel tutvustage end avalauses. Kui kirjutate kellelegi esimest korda, peaksite esitama sissejuhatuse, isegi kui tunnete inimest päriselus. Inimesele vihje andmine, kes te olete, julgustab teda lugemist jätkama. Näiteks võite kirjutada: “Minu nimi on Jessica Hills ja ma olen XYZ Company turundusdirektor.” Võite lisada ka selle, kuidas te seda inimest tunnete: “Minu nimi on Robert Smith ja ma käin teie turundusklassis (Turundus 101, mis toimub teisipäeviti ja neljapäeviti keskpäeval).”Kui te juba tunnete seda inimest ja olete selle varem kirjutanud, esimest lauset võid kasutada tervituseks. Näiteks võite öelda: “Aitäh, et minuga nii kiiresti tagasi pöördusite” või “Ma loodan, et teil läheb hästi.”
14
Tulge asja juurde. Enamik ametlikke e-kirju peavad kiiresti asja juurde jõudma. See tähendab, et teie esimene või teine lause peaks tutvustama põhjust, miks te adressaadile kirjutate. Ärge unustage oma eesmärki kirjeldades olla võimalikult lühike. Näiteks võite kirjutada: “Kirjutan, et küsida teie abi turundusprobleemi lahendamisel” või “Kirjutan teile, kuna mul on tunnis probleeme ja ma lootsin, et teil on soovitusi lisamaterjali kohta, mida võiksin abiks lugeda.”