Võib-olla olete täiskoormusega üliõpilane, kes üritab ajajuhtimises parem olla, või olete tööandja, kes püüab panna oma töötajaid ajaraiskamist lõpetama. Olenemata teie rollist, keskendute tõenäoliselt sellele, kuidas saate luua igapäevase rutiini, mis võimaldab teil lõpetada aja raiskamise ja võtta oma päevast maksimumi. Organisatsioonistrateegiad, nagu loendid ja ajakavad, võivad olla kasulikud, aga ka võtta meetmeid, et kõrvaldada kõik väärtuslikku aega kulutavad segajad.
1
Koostage oma päeva ülesannete loend. Alustage istudes maha paberitüki ja pastakaga. Mõelge ülesannetele, mida kavatsete sellel päeval täita, või oma kohustustele sel päeval ja kirjutage need kõik üles. See võib olla selline loend nagu “toidukaubad, pesupesemine, koristamine, kodutöö” või “Klientide olekuaruanded, meilid, sisseregistreerimiskoosolek, paberimajandus”. Lisage loendisse võimalikult palju ülesandeid, alates väiksematest ülesannetest. ülesanded suuremateks ülesanneteks. Peaksite mõtlema iga päeva kohustuse või ülesande peale, et saaksite need kindlasti oma prioriteetide loendisse lisada.
2
Järjesta ülesanded kõrgeimast prioriteedist madalaima prioriteedini. Üks viis targemaks töötamiseks on keskenduda esmalt kõrgeima prioriteediga ja seejärel liikuda loendis alla madalaima prioriteediga üksuste juurde. Seda nimetatakse 80/20 reegliks, kus suurimat kasu toovad tegevused peaksid kulutama 80% teie ajast. Tegevused, mis toovad kõige vähem kasu, peaksid kulutama 20% teie ajast. Vaadake oma loend läbi ja nummerdage iga ülesanne kõrgeimast madalaima prioriteedini. Seejärel peaksite neid teisaldama, nii et need järjestatakse prioriteedi ja kasu osas kõrgeimast madalaimani.
3
Rühmitage seotud ülesanded koos. Kui teil on nummerdatud või järjestatud prioriteetide loend, peaksite hakkama väiksemaid ülesandeid rühmitama, et moodustada üks protsess. Näiteks võite rühmitada ülesanded, nagu meilidele vastamine ja klientidele helistamine, üheks tunniseks protsessiks, mida nimetatakse “kliendisuhtluseks”. Seejärel saate iga ülesande ettenähtud aja jooksul sujuvalt ja lihtsalt läbi töötada. Peaksite proovima tehke seda kõigi oma ülesannete puhul, et te ei peaks lülituma erinevatele protsessidele ja raiskama aega, püüdes välja mõelda, millise ülesandega järgmisena tegeleda. Seotud ülesannete rühmitamine aitab teil oma ajahaldust parandada ja stressitaset oma tööga toime tulemisel vähendada. prioriteetide loetelu.
4
Jätke iga ülesande jaoks vähem aega. Parkinsoni seaduse kohaselt lühendab ülesande täitmiseks vähem aega selle tegemiseks kuluvat aega. Selle asemel, et oma aega üle eelarvestada, piirake iga ülesande jaoks blokeeritavat aega, et oleksite sunnitud seda kiiremini tegema. Saate seda teha aeglaselt, lühendades iga ülesande jaoks aega, kuni jõuate magusasse kohta, kus te ei tunne kiirustamist, kuid kus teil pole ka piisavalt aega edasi lükata või aega raisata. Teatud hetke järel saate arendab hea ajaplaneerimise tunnet, eriti kui olete sunnitud kulutama igale ülesandele vaid piiratud aja. See on kasulik, kui teil on iga päev sama rutiin või sarnane ülesannete loend.
5
Premeerige ennast, kui nimekiri on valmis. Kui olete oma loendis kõik ülesanded märkinud, tavaliselt tööpäeva lõpus, peaksite andma endale väikese tasu. See võib olla mõnus õhtusöök, klaas veini või vaba aeg millegi lõbusa ja lõõgastava ettevõtmiseks. Enda premeerimine tagab, et teil on stiimul iga päev kõik oma ülesanded lõpule viia. Samuti saate enne päeva algust määrata, milline on teie tasu, et saaksite preemiat oma ülesannete täitmise motivatsioonina kasutada. Näiteks oletame, et pead testi jaoks õppima ja sõpradega õhtusöögiplaanid pidama. Kasutage oma õhtusöögiplaane põhjusena õppimise jätkamiseks ja ülesande täitmiseks päeva jooksul, et te ei peaks õhtusöögist ilma jääma.
6
Blokeerige oma päeva iga tunni ajakava. Võtke välja paberitükk või kasutage arvutis olevat kalendritööriista, et luua iga tööpäeva või ärkveloleku tundide kohta pesad. See võib olla üheksast viieni või kümnest seitsmeni. Kuigi te ei pea iga ajaperioodi minutini täitma, võib olla kasulik veenduda, et teie päeva iga tund on teie ajakavas arvesse võetud. Hakake täitma iga tund päevas oma päeva jaoks vajalike ülesannetega . Võite alustada kõige olulisematest ülesannetest ja liikuda edasi kõige vähem oluliste ülesanneteni. Samuti, kui pead end hommikuinimeseks, võid otsustada keerulisemad ülesanded päeval varasemaks ajada, aga kui tead, et tavaliselt saad pärast lõunasööki teise tuule, võid keerulised ülesanded päevale hilisemaks paigutada. Proovige kohandada oma ajakava vastavalt oma vajadustele ja tööharjumustele, sest see loob teile graafiku kasutamisel edu. Võib-olla soovite luua oma ajakava malli tahvlil või kalendritööriistas, et saaksite seda iga kord värskendada. päeval vastavalt teie selle päeva ajakavale.
7
Tehke endale iga tunni kuni kahe tunni järel kümneminutiline paus. Võib olla raske keskenduda ühele ülesandele või ülesannete rühmale kauem kui üks kuni kaks tundi. Veenduge, et teete iga tunni või iga kahe tunni järel kümneminutilise pausi, et te ei tunneks end ületöötatuna ega stressis. Minipausi ajal peaksite tõusma ja kontoris ringi kõndima või puhkeruumis töökaaslasega rääkima. Võite minna kohvi jooma või väljas kiirelt jalutama. Püüdke hoida pausi 10-minutilise või lühema aja jooksul, et teie ajakava ei läheks kõrvale. Samuti võite iga tunni alguses teha 10 pikka ja aeglaselt sügavat hingetõmmet, et meelt puhastada ja pausi teha. See võib aidata teil saada mingisuguse perspektiivi ülesandest, mida teete või kavatsete teha, ja tagada, et vaatate ennast vaatamata oma kiirele tööpäevale.
8
Proovige iga ülesanne esimest korda õigesti teha. Selle asemel, et püüda oma ajakavaga kiirustada ja iga teemaga kiiresti tegeleda, leidke aega, et iga ülesanne esimest korda õigesti teha. Meilide kiirustamine võib põhjustada pikaajalist meilivahetust, eriti kui saadate kliendile krüptilisi või segadust tekitavaid e-kirju. Aeglustage ja võtke aega selgete meilide koostamiseks või lugege põhjalikult läbi oma kooli märkmed. Kui teete ülesande esimest korda õigesti, võite pikas perspektiivis säästa palju raisatud aega.
9
Paluge sõbral või töökaaslasel endaga ühendust võtta, et püsida õigel teel. Mõnikord vajame teiste toetust, et hoida oma tähelepanu käsilolevatele ülesannetele. Paluge lähedasel sõbral, vanemal, õel-vennal või töökaaslasel iga paari tunni tagant sisse logida, et veenduda, et järgite oma ajakava. Nad võivad tuua teile tassi kohvi või visata sõbraliku sõna, et saaksite võtta hetk naerda või naeratada ja seejärel naasta oma igapäevaste ülesannete juurde. Kuigi võite olla hõivatud, võib väike hetk koos sõbraga tõsta teie tuju ja viia parema ajaplaneerimiseni.
10
Vältige oma e-kirjade juhuslikku kontrollimist. Juhuslikud meilikontrollid võivad luua teie tööpäevale mustri “alusta-lõpeta-alusta” ja raisata aega. Vältige oma meili pidevat avamist kogu päeva jooksul, eriti kui peaksite keskenduma mõnele muule ülesandele. kolm ajavahemikku teie e-kirjade kontrollimiseks: varahommikul, pärast lõunat ja pärastlõunal. See tagab, et teid ei segaks päeva jooksul pidev meilide voog ja teil on meilide adresseerimiseks aega. sama põhimõtet saab rakendada ka muude sidevahendite (nt kõneposti, tekstisõnumite või telefonikõnede) puhul. Püüdke mitte olla kogu aeg kättesaadav, välja arvatud juhul, kui ootate olulist tekstisõnumit või telefonikõnet. See piirab katkestusi oma töövoogu ja aitab teil ajakavast kinni pidada.
11
Vaigistage telefon ja lülitage Internet välja. Võimalusel valige oma tööpäevast vähemalt üks tund, kus vaigistate telefoni ja lülitate Interneti-ühenduse välja. See võimaldab teil keskenduda tööle, mida tuleb teha täieliku keskendumisega ja ilma, et telefoni või Interneti-ühendus segaks. Enda eemaldamine nendest lihtsatest segajatest võib olla kasulik ka siis, kui kirjutate ettekande kooli või pikema aja jooksul. aruanne. Telefoni vaikituna hoidmine tagab, et teil pole põhjust telefoni iga viie minuti järel kontrollida või sotsiaalmeedias sirvida.
12
Andke teistele teie ümber teada, et teid ei tohiks segada. Püüdke mitte julgustada teisi teie tähelepanu kõrvale tõmbama või teisi segama, andes kõigile teie ümber teada, et töötate. See võib olla ukse sulgemine või hõivatud sildi ülespanemine. Samuti saate kontoris saata e-kirja, mis tuletab kõigile meelde, et teatud ajavahemik on kontoris vaikne tööaeg.
13
Püüdke oma rutiinist mitte kõrvale kalduda. Kui olete koostanud tööloendi või töögraafiku ja pannud paika turvameetmed, et vältida segavaid tegureid, kasutage tahtejõudu ja keskenduge oma rutiinist kinnipidamiseks. Enamik inimesi tunneb ära erinevuse hästi kasutatud ja raisatud aja vahel, seega proovige vältida ajaraiskamise lõksu sattumist. Toetuge oma ajakavale ja päeva lõpus saate nautida saavutustunnet ja hästi veedetud aega.