Aja blokeerimine on teatud tüüpi ajakava, mis aitab teil oma aega paremini hallata. Kella järgi töötamise asemel saate keskenduda suurte ja väikeste ülesannete ükshaaval lõpetamisele. See aitab teil piirata segavaid tegureid, saada asju kiiremini tehtud ja jätta teid vähem koormama pikkade ülesannete nimekirjadega. Aja tõhusaks blokeerimiseks peate välja mõtlema, milliseid asju peate iga päev, kuu ja aasta tegema. Seejärel saate ajakava paika panna ja sellest kinni pidada.
1
Määrake oma suurimad prioriteedid. Mõelge sellele, mis on teie jaoks iga päev kõige olulisem. See võib olla pikaajalise projekti aeglane lõpetamine või üliraske klassi kodutööde lõpetamine. Tehke nimekiri oma kolmest peamisest tööprioriteedist.
2
Tehke nimekiri oma tüüpilistest tööpäevaülesannetest. Lisaks suurematele asjadele on teil tõenäoliselt toimumas palju muid asju, mis võtavad iga päev aega. Kirjutage need väiksemad ülesanded üles ja pange tähele, kui kaua teil tavaliselt aega kulub. See võib olla meilidele või telefonikõnedele vastamine, teie ettevõtte reklaamimine sotsiaalmeedias või veebikommentaari postitamine inglise keele tunni jaoks loetava raamatu kohta.
3
Tee nimekiri oma töövälistest tegevustest. Mõelge sellele, mis on teie jaoks oluline, mis pole tööga seotud. See võib olla perega aja veetmine, oma erilise inimesega kohtingule minemine või aeg-ajalt filmi vaatamine. Ärge unustage märkida ka suuri puhkusi!
4
Plaani ülesanded lõpetada, mitte kella järgi töötada. Ärge arvake, et teie tööpäev on ööpäevaringne. Selle asemel peaks teil olema mitu ülesannet, mille lõpetamiseks eraldate ajaplokid. Kui olete ülesanded lõpetanud, olete tööga lõpetanud. Nii et selle asemel, et koostada suvaline ülesannete nimekiri, mille peate lõpetama enne kella viit, on teil mitu ajaplokki üksikute projektide ükshaaval lõpetamiseks. See ei tähenda, et te ei oleks endiselt rutiinis. Teie ajaplokid peaksid olema päevast päeva järjepidevad.
5
Blokeerige aega oma raskeimate ülesannete jaoks, kui olete kõige produktiivsem. Enamiku inimeste jaoks on see kohe tööpäeva alguses. Pühendage oma kõrgeima prioriteediga ülesandele vähemalt üks tund. Alustage sealt ja liikuge siis prioriteedi järjekorras järgmise ajaploki juurde. Näiteks kui teate, et töötate kõige paremini enne keskpäeva, siis plaanige enne lõunapausi kulutada see blokk oma kõige raskemale ülesandele – võib-olla eelarve ettepanekule, mis tuleb kuue kuu jooksul. Tavaliselt ei ole ajablokeeringud tõhusad, kui need kestavad kauem kui paar tundi.
6
Blokeerige ülejäänud päev ülesannetega. Planeerige ülejäänud päev lühemate plokkidena, mis on pühendatud ühele ülesandele ploki kohta. Need plokid peaksid olema prioriteetsuse järjekorras, kuna teie energiatase langeb tõenäoliselt päeva jooksul. Samuti tunnete end paremini, kui teate, et rasked asjad on tehtud võimalikult vara. Kui olete seda tüüpi inimene, kelle energia kasvab päeva jooksul, muutke lahendatavate ülesannete järjekorda vastupidiseks. Pange ajakava enda kasuks tööle! Nii et näiteks kui olete hommikul kõige raskema ülesandega hakkama saanud, jagage pärastlõuna kaheks, kolmeks või neljaks ajaplokiks (igaüks kestab tund või kaks). Esimene võib olla tulevaste müügistrateegiate kaardistamiseks, järgmine teie meeskonnaga kohtumisteks ja nii edasi. Igaühe ajakava on erinev. Peate otsustama, mis on teie töö jaoks igal konkreetsel päeval kõige olulisem.
7
Käsitsege kõige madalama prioriteediga esemeid päeva lõpus. Käsitlege vähem keerulisi probleeme päeva lõpus, kui olete väsinud ega tunne end tõenäoliselt eriti produktiivse või loomingulisena. Need peaksid olema ülesanded, mis on suhteliselt mõttetud või monotoonsed ning ei nõua palju kriitilist mõtlemist. Madalama prioriteediga ülesanded võivad hõlmata meilidele ja kõnedele vastamist. Peaksite seda tegema iga päev samal kellaajal. Andke oma töökaaslastele teada, et need on teie “kontoritunnid” ja olete selle ajaploki jooksul alati e-kirjadele ja kõnedele reageeriv.
8
Lisage planeerimiseks plokid. Kuna aja blokeerimine on seotud ajakava ja täpsema planeerimisega, peate ka selleks aega leidma! Eraldage igal aastal üks päev iga-aastaseks planeerimiseks (pikaajaliste projektide jaoks), iga kuu tund igakuise planeerimise jaoks ja tund nädalas nädala planeerimiseks. See tähendab, et kogu ajakava ja ülesannete nimekirjade kirjutamine peaks toimuma ainult plokkides, mille olete planeerimiseks kõrvale pannud.
9
Ärge unustage reserveerida vaba aega. Planeerige iga nädal aega, et veeta oma pere ja sõpradega. Sisestage üks või kaks korda aastas suur ajaplokk suure puhkuse jaoks. Ärge unustage lisada ka plokke oma maja kallal töötamiseks või koristamiseks.
10
Paindlikkuse huvides planeerige iga päev tühi ajaplokk. See ei pea olema suur plokk. Proovige 30-minutilist blokki ja vajadusel suurendage seda. See võib olla ülesannete jaoks, mis ületab määratud plokkide, või ootamatute katastroofide jaoks, millega peate kohe tegelema.
11
Kasutage oma plokkide jälgimiseks paber- või digitaalkalendrit. Eriti esmakordsel käivitamisel võib olla raske oma erinevaid plokke jälgida. Kasutage oma nutitelefoni kalendrirakendust taimerite ja meeldetuletustega. Samuti saate osta suure lauakalendri ja märgistada oma klotsidega päevad, kuud ja aasta.
12
Kodeerige oma kalendrit värvidega. Nii paber- kui ka digitaalsed valikud annavad teile võimaluse värvikoodiga kodeerida ja peaksite seda ära kasutama. Märgistage erinevad ajaplokid määratud värvidega. Saate selle isegi prioriteeditasemega sobitada. Punane võib olla prioriteetsed ülesanded, kollane mõõdukas ja roheline madal. Paberi jaoks kasutage erinevat värvi markereid või markereid. Digitaalseks kasutamiseks kontrollige kasutatava rakenduse või tarkvara sätteid ja järgige värvikoodide sisestamise juhiseid.
13
Olge oma ajakava osas töökaaslaste ja perega avatud. Et teie ajakava toimiks, peavad teised inimesed teie elus õppima seda austama. Kaaluge oma töökaaslastele oma ajaplokkide kohta meili saatmist, et nad teaksid, mida teie tööpäevalt oodata. Samuti võite oma plaanidest rääkida oma perele ja paluda neil aidata teil sellest kinni pidada. Ärge oodake, et kõik oma ajakavasid teie omadega kohandaksid. Enne blokeeringute lõpetamist veenduge, et teie aja blokeerimine ei põhjustaks ajastamisprobleeme kellelegi, kellega koos töötate või elate.
14
Pühendu rutiinile vähemalt kuuks. Nagu iga rutiin, peate selle tõhusaks muutmiseks pühenduma aja blokeerimisele. Tõenäoliselt tundub see alguses liiga jäik, kuid andke sellele vähemalt kolmkümmend tööpäeva. Kuu lõpuks saate aru, kas see on aidanud teil produktiivsemaks muutuda.
15
Töötades vältige segajaid. Kui olete oma ajaplokkide keskel, on oluline keskenduda ainult teie ees olevale ülesandele. Lülitage telefon hääletuks, minimeerige taustamüra ja lülitage välja oma sotsiaalmeedia ja e-posti märguanded.
16
Jälgige oma tootlikkust, et näha, kas aja blokeerimine töötab teie jaoks. Aja blokeerimine ei pruugi kõigile sobida. Veenduge, et see toimiks teie jaoks, vaadates, kas muutute produktiivsemaks, kui olete oma ajakava sel viisil korraldanud. Oma produktiivsuse jälgimiseks pange tähele, kui kaua toimingud teil tavaliselt aega võtavad esimese kuu alguses ja lõpus pärast uue ajakava kehtestamist.