Valitsusametnikule kirja kirjutamine võib olla suurepärane viis teie riigis, osariigis või paikkonnas toimuva üle kaalumiseks. Otsige Internetist selle juhi ametlikku postiaadressi, kellega soovite ühendust võtta. Korrektne adresseerimisetikett on ametnike lõikes erinev, seega kontrollige kindlasti selle isiku standardit, kellele te kirja saadate!
1
Õppige ametniku nimi. Veenduge, et teate täpselt, kes see inimene on, ja et ta on teie juhtumiga seoses sobiv isik. Selgitage, miks te just sellele ametnikule kirja kirjutate.
2
Otsige üles ametniku postiaadress. Käivitage veebiotsing „[valitsuse ametnik] postiaadress”. Kui veebiotsing vastust ei anna, külastage kohaliku, osariigi või riikliku valitsuse vastava osakonna veebisaiti. Kui asute USA-s, leiate põhjaliku loendi riiklike, osariigis ja kohalikel administraatoritel aadressil https://www.usa.gov/. Kui te pole kindel, kelle poole pöörduda, otsige vastava osakonna aadressi. Näiteks võite kirjutada oma kohalikule DMV kontorile või sisejulgeolekuministeeriumile.
3
Pöörduge kirja poole. Lisage ametniku ametinimetus ja täisnimi (nt president Barack Obama) koos tema ametliku postiaadressiga. Kirjutage sõnad selgelt ja loetavalt ümbriku keskele ning pitseerige kiri ümbriku sisse. Kleepige ümbriku paremasse ülanurka tempel. Kui loodate sellelt valitsusametnikult vastust saada, kirjutage ümbriku vasakusse ülanurka kindlasti oma täisnimi ja tagastusaadress!
4
Näidake üles nõuetekohast austust. Avage oma kiri ametliku tervitusega ja lõpetage see sobiva lõpulausega. Sõltuvalt valitsuse tasemest võib see ametnik võtta tööle sekretäride meeskonna, kes loeb oma postkasti olulisi kirju. Viisakas, läbimõeldud ja hästi kirjutatud kiri pääseb peaaegu alati suurema tõenäosusega sellest filtreerimissüsteemist läbi. Kui kirjutate saatkonnale või suursaadikule, lugege artiklit Kuidas pöörduda suursaadikutesse.
5
Kasutage õiget pealkirja. Kui teatud ametikohal on korraga ainult üks inimene (nt president, linnapea või koja esimees), võite inimese poole pöörduda ainuüksi tema ametinimetuse kaudu: härra president või proua linnapea. Kui teatud ametikohal on korraga mitu inimest (nt senaator, kohtunik, esindaja), peate kasutama perekonnanime, et selgitada, kelle poole te täpselt pöördute. Ametniku nime ei ole kunagi valus lisada, isegi kui ta või on ta ainuke inimene sellel ametikohal. Isiklikult adresseeritud kiri annab teie sõnumile teatava inimlikkuse.
6
Lugege näidiskirju või saatke vorm. Uurige, kuidas teised inimesed on sellele riigiametnikule kirju adresseerinud. Mõned aktivismirühmad ja petitsioonide veebisaidid pakuvad tegelikult konkreetset teavet teatud põhjustega seotud ametnikega ühenduse võtmise kohta. Samuti võite ametnikule lihtsalt e-kirja saata. Kui te pole kindel, mida kirjutada, proovige otsida vormikirja ja selget teemarida, mis annab teie mõttele aru. Mõned valitud ametnikud saavad sadu kirju päevas ja sageli ei loe neid kõiki tähelepanelikult.
7
Küsi midagi teostatavat. Enne kirja saatmist mõelge, kas see riigiametnik suudab teie kirja alusel sisukalt tegutseda. Vältige ebareaalsete asjade küsimist. Ärge paluge riigiametnikul teha rohkem, kui tema töö lubab. Astuge sammu tagasi ja mõelge, kas teie kaebuse jaoks on parem kanal. Petitsioonid ja vormikirjad on tavaliselt hästi kirjutatud ja neid saab käsitleda. Veenduge siiski, et nõutavad toimingud kuuluksid selle ametniku ülesannete hulka.
8
Viige oma kiri virna ülaossa. Sõltuvalt auastmest võivad valitsusametnikud saada iga päev kümneid kuni sadu kirju. Ta võib isegi kasutada professionaalseid kirjasorteerijaid, et teha kindlaks, millised valitud sõnumid tegelikult ametniku kätte jõuavad. Muutke oma kiri viisakaks, kokkuvõtlikuks ja päevakajaliseks. Esimeses lauses või teemareal viidake probleemile, mis on ametniku päevakorra ülaosas. Virna ülaossa lõppevad tähed on loetavad, asjakohased ja ametnikule kergesti arusaadavad. Lisage kindlasti oma kvalifikatsiooni ja selgitage, miks ametnik peaks teid kuulama. Näiteks kui olete doktorikraad, elate linnas, mis on hiljuti olnud uudistes, või kohtusite hiljuti ametnikuga, võib ta teie arvamuse teadmiseks võtta.
9
Veenduge, et teie kiri on asjakohane. Kas see on vajalik või lihtsalt tuulutate? Saatke taotlus, mis on viisakas, lühike ja realistlik. Ärge vanduge ega solvage. Austus tekitab austust.Ära ähvarda riigiametnikku. Kirja saab jälgida teieni. Lisaks riskidele ei inspireeri teie ähvardused tingimata produktiivset tegutsemist.