Ametliku ärikirja kirjutamisel ja postitamisel kuvatakse saaja aadress kahes kohas – ümbriku välisküljel ja kirja ülaosas. Need kaks aadressi võivad vormingu poolest veidi erineda. Teie kirja õige adresseerimine tagab teie kirja õigeaegse kättesaamise.
1
Suurendage fondi suurust. Ümbrikul olevad tähed peavad olema käeulatuses selgelt loetavad. Kui kirjutate ümbrikusse, võib see tähendada, et peate vastavalt suurendama fondi suurust. Kirja kirjutamisel kasutage kindlasti tinti, mis ei määri, kui ümbrik märjaks saab. Pastapliiatsid töötavad tavaliselt hästi. Ärge kasutage pliiatsit.
2
Kasutage suuri tähti ilma kirjavahemärkideta. Ümbriku kirjade õigeks vormindamiseks peate kirjutama või tippima suurtähed ilma punktide ja komadeta. See ei tähenda, et peate iga sõna välja kirjutama – võite siiski kasutada tavalisi postilühendeid, näiteks “Dr” sõna “Drive” jaoks. Kui te ei tunne tavalisi postilühendeid, vaadake oma riigi postiasutuse veebisaiti giiditeenus. USA postiteenistuse tänavasufiksite lühendite juhendi leiate aadressilt https://pe.usps.com/text/pub28/28apc_002.htm.
3
Sisestage oma tagastusaadress vasakpoolsesse ülanurka. Jätke ümbriku servale piisavalt ruumi, esitage täielik tagastusaadress. Iga rida peab olema vasakule joondatud.Alustage oma täisnimega ülemisel real. Ametinimetust ei ole vaja lisada, välja arvatud juhul, kui see aitaks tagastatud kirja teile tagasi suunata.Märkige teisele reale tänava aadress, sealhulgas osakonna number või kontoriteave.Teie linn ja osariik või provints koos postiindeks, peaks minema kolmandale reale. Kasutage oma osariigi või provintsi standardseid postilühendeid. Kuna te ei tohiks kasutada kirjavahemärke, ärge pange linna ja osariigi või provintsi vahele koma. Kui teie kiri on rahvusvaheline, sisestage oma riigi nimi tagastusaadressi viimasele reale.
4
Sisestage adressaadi aadress ümbriku paremasse keskossa. Adressaadi aadress peaks olema ligikaudu keskel ümbriku kahes kolmandikus, iga rida vasakpoolne joondus otse üksteise all. Kui kasutate tekstitöötlusrakendust, otsige ümbrikumalli ja see peaks selle automaatselt teie jaoks õigesti määrama.
5
Alustage adressaadi nimega. Lisage saaja täielik juriidiline nimi. Kui lisate initsiaalid, ärge unustage algustähte järele punkti lisada – vaid üks tühik. Igasugune lisateave saaja kohta, näiteks ametinimetus, mis võimaldaks kirjadel tõhusamalt jõuda, peaks minema teisele reale.
6
Sisestage saaja täpne aadress. Lisage saaja asukoha hoone täielik juriidiline aadress, sealhulgas tänavanumber. Võib olla hea mõte kontrollida postiaadressi selle riigi postiteenuse veebisaidil, kus hoone asub. Kogu muu teave, mis aitab kirja hoonesse suunata, näiteks sviidi või kontori number, tuleks lisada sama rida.
7
Lisage linn, osariik või provints ja sihtnumber. Linna, osariigi või provintsi ja sihtnumbri tippimisel või kirjutamisel ärge kasutage kirjavahemärke. Kuigi tavaliselt kirjutaksite linna ja osariigi vahele koma, pole see ümbrikul vajalik. Tavaliselt on iga sõna või numbrikomplekti vahel üks tühik. Pange tähele, et kui saadate oma kirja Kanadasse, on erand. Kanada posti puhul jätke provintsi lühendi ja sihtnumbri vahele kaks tühikut.
8
Kasutage riigi nime jaoks viimast rida. Kui saadate rahvusvahelist kirja, tuleks saaja aadressi viimane rida reserveerida ainult selle riigi jaoks, kus saaja asub. Kirjutage välja riigi täisnimi, mitte lühend. Näiteks kui saadate kirja kellelegi Londonis, kirjutage viimasele reale “SUURBRITANNIA”, mitte “ÜK.” või “G.B.”
9
Lisage tõlked keeltele, kus pole ladina tähti. Kui saadate rahvusvahelist kirja ja olete kirjutanud aadressi araabia, hiina, kirillitsa, kreeka, heebrea, jaapani või vene tähtedega, lisage ingliskeelne tõlge. Kui te ingliskeelset tõlget ei tea, peaksite lisama vähemalt võõrkeelsed sõnad ladina tähtedega.
10
Pange oma aadress kirja ülaossa. Teil võib olla kirjaplank, mis sisaldab teie nime ja aadressi bänneril, mis prinditakse tähe ülaossa. Kui ei, siis sisestage oma täielik aadress kas lehe vasakusse või paremasse ülanurka. Iga rida peaks olema vasakule joondatud. Lisage lisateavet, näiteks oma ametinimetust, mis on kirja teemaga seotud või aitab adressaadil teid hõlpsamini tuvastada.
11
Loetlege adressaadi nimi koos sobiva viisakuspealkirjaga. Pärast oma aadressi ja kuupäevarea tehke topelttühik ja alustage adressaadi aadressi, lisades tema täisnime ja mis tahes juriidilise või viisakusnimetuse, näiteks “härra”, “proua” või “arst”. Arstidele , on asjakohane kasutada kas “Dr.” nime ees või “M.D.” pärast nende nime, kuid ärge kasutage mõlemat. Näiteks: “Dr. Jan White” või “Jan White, M.D.”Jäta välja soopõhised viisakuspealkirjad, nagu “härra”. või “Ms.” kui saajal on sooneutraalne nimi või kui te pole kindel tema soolises identiteedis.
12
Esitage saaja ametinimetus. Kasutage ametinimetust, mis vastab õigesti teie kirja eesmärgile. Kui adressaadi ametinimetus ei ole teie kirja puhul asjakohane või kui kirjutate talle isiklikult, võite ametinimetuse välja jätta. Ametinimetuse lisamine tähendab, et pöördute adressaadi poole selles ametis. Näiteks kui keegi on ettevõtte president ja tegevjuht, võite pöörduda tema poole presidendi, tegevjuhi või mõlema poole.
13
Lisage ettevõtte nimi. Pärast saaja nime ja ametinimetusi liikuge järgmisele reale ja tippige ettevõtte täielik juriidiline nimi. Kontrollige veebisaiti või ettevõtte väljaandeid, et veenduda, et saate täpse nime.Sõnusid, nagu “ettevõte” tuleks lühendada ainult siis, kui need on tehtud ettevõtte juriidilises nimes. Sõnades kasutage suurtähti ja tühikuid täpselt nii, nagu neid kasutatakse ettevõtte nimedes. seaduslik nimi, sealhulgas kõik erimärgid. Näiteks kui saaja töötab Yahoos, kirjutage oma kirjaaadressile ettevõtte nimi “Yahoo!”, mis on ettevõtte registreeritud juriidiline nimi.
14
Kirjutage välja saaja aadress. Esitage järgmistel ridadel tänava aadress, sviidi või kontori number ja muu aadressiteave, mis on täielikult välja kirjutatud ilma lühendite ja õigete kirjavahemärkideta. Kasutage tänavanumbrite jaoks numbreid, välja arvatud juhul, kui tänavanumber on osa hoone nimest, näiteks “One Town Plaza.” Täpsustage linna täisnimi, seejärel sisestage koma, seejärel tippige välja osariigi või provintsi täisnimi ja sihtnumber. Kui see on rahvusvaheline täht, lisage riigi täisnimi viimane rida.
15
Topelt tühik enne kirja alustamist. Kuigi aadress ise peaks tavaliselt olema ühe vahega, peaksite enne tervituse kirjutamist lisama tühja rea. Seejärel tehke uuesti topelttühik enne tähe põhiosa.