Kuigi enamik inimesi suhtleb tänapäeval e-kirjade või telefonikõnede kaudu, on siiski olukordi, kus on kasulik teada, kuidas ametlikku kirja kirjutada. Võimalik, et peate esitama ettevõttele ametliku taotluse, teavitama klienti olulisest probleemist või kandideerima tööle. Kui adresseerite oma ametlikku kirja, alustage oma aadressiga, seejärel kuupäevaga, saaja aadressiga (tuntud ka kui siseaadressiga) ja oma tervitustega.
1
Vormindage oma tervitus kui Kallis (tiitel) (perekonnanimi). Ametlikke kirju on tavaks alustada sõnaga “Kallis”. Sõna “Kallis” annab edasi soojust, kuid professionaalsust ning selle väljajätmine muudab kirja vähem formaalseks.
2
Järgige oma tervituse algust viisakuspealkirjaga. Pärast sõna “Kallis” järgnege viisakuspealkiri, nt härra, proua, doktor või proua. Viisakuspealkirja jätke välja ainult siis, kui te pole inimese soos kindel. Kui te pole kindel naise perekonnaseisus, kasutage pr, mida saab kasutada kas preili või proua asemel.
3
Kasutage tervitusteks selle inimese perekonnanime. Kui te ei tunne seda inimest hästi ja pöördute regulaarselt üksteise ees eesnimede järgi, kasutage tervituseks ainult adressaadi perekonnanime (perenimi). Näiteks võib teie tervitus kõlada “Kallis proua Bell” või “Kallis dr. Smith”. Kui teate inimese nime, kuid te pole kindel tema soos, võite viisakuspealkirja asemel kasutada tema täisnime , nagu “Kallis Jamie Wilde.â€
4
Lõpetage tervitus kooloniga. Kuigi semikoolonid ja komad on mitteametlike tähtede puhul tavalised, tuleks ametliku tervituse korral alati kooloniga vahele kirjutada. Teie tervitus peaks olema järgmine: “Lugupeetud hr Brown!” või “Lugupeetud toimetaja!
5
Kasutage üldist tervitust, kui te ei tea kirja saajat. Üldised tervitused on asjakohased olenemata sellest, kes kirja saab. Kui te ei kirjuta kirja konkreetset isikut silmas pidades, avage sõnad “Kellele see võib puudutada:”. Näiteks võite seda tervitust kasutada kirja jaoks, mis saadetakse paljudele erinevatele inimestele.
6
Kasutage härra või proua, kui te ei tea saaja nime. “Lugupeetud härra,” “Lugupeetud proua” või “Lugupeetud härra või proua” on kõik ametliku kirja jaoks täiesti vastuvõetavad tervitused. See on veidi isiklikum kui üldine tervitus.
7
Kui teate, kasutage tervitusavalduses saaja ametinimetust. Teatud kutsealal tegutsevale inimesele suunatud ärikirjade puhul kaaluge tervituses adressaadi ametinimetuse kasutamist. See näitab austust nende positsiooni vastu. Näiteks võite alustada sõnadega „Lugupeetud toimetaja!“ või „Lugupeetud personalidirektor!“
8
Valige plokk- või taandega vormingu vahel. Ametlike kirjade kaks levinumat vormingut on plokkstiil ja taandega stiil. Plokistiili puhul joondatakse iga tähe osa vasaku veerisega. Treppidega stiil eeldab, et lisate taande iga lõigu algusesse, samuti saatja aadressi, tasuta sulgemise ja allkirja. Erinevused nendes on suuresti eelistuste küsimus; aga plokkstiili kasutatakse tänapäeval ärikirjades sagedamini.
9
Alusta oma aadressiga. See võib olla teie kodu- või ettevõtteaadress, olenevalt sellest, kas kiri saadetakse teie isiklikult või teie ettevõtte nimel. Peaksite lisama oma tänava aadressi, linna, osariigi ja sihtnumbri, kuid ärge lisage oma nime. Kui kirjutate kirja plokkvormingus, peaks teie aadress olema reastatud vasakpoolse veerisega. Kui kasutate taandega vormingut, alustage keskmisest veerisest paremalt ühte vahekaarti. Telefoninumbreid ja e-posti aadresse üldjuhul saatja aadress ei sisalda, kuid need on aktsepteeritavad.
10
Lisage kuupäev ühe rea võrra saatja aadressi alla. See peaks olema kirja kirjutamise kuupäev. Teie aadressi ja kuupäeva vahele peab jääma tühik ning kuupäeva ja saaja aadressi vahele 2 tühikut.
11
Alusta saaja aadressi tema nimega. Kaks tühikut kuupäeva alla sisestage adressaadi nimi, sealhulgas tema viisakusnimetus, näiteks härra, proua, proua või doktor. Kasutage sama viisakusnimetust, mida kasutati tervituses.
12
Järgige saaja nime koos tema ärinime ja täieliku aadressiga. Kui kirjutate ärikirja, lisage saaja nime alla tema ettevõtte täisnimi. Isiklike ametlike kirjade puhul võite ärinime ära jätta. Järgige täieliku aadressiga. Nagu ka saatja aadressi puhul, peaks see sisaldama tänava aadressi, linna, osariiki ja sihtnumbrit.
13
Kui kirjutate ettevõttele, lisage tähelepanujoon. Kui teie kiri on adresseeritud ettevõttele või konkreetsele osakonnale, võite lisada tähelepanujoone, et suunata kiri konkreetsele isikule. See oleks 2 tühikut aadressi all ja 2 tühikut tervituse kohal. Tervitus oleks suunatud ettevõttele või osakonnale.
14
Kirjutage oma tervitus ühe rea võrra saaja aadressi alla. Tervitus on tervitus ja tõenäoliselt esimene asi, mida teie saaja loeb. Tervitus peaks olema joondatud vasaku veerisega. Tervituste näideteks võivad olla “Kallis proua Wells:” või “Lugupeetud professor:”.
15
Järgige kirja sisu ja lõppu. Kui kasutasite plokivormingut, joondatakse teie kehaosa, tasuta sulgemine ja allkiri vasaku veerisega. Kui kasutasite taandega vormingut, jäetakse kehaosa iga taandega lõiguga joondatud ja sulgemine on keskelt üks sakk vasakul, kooskõlas saatja aadressiga. Tasuta sulgemine peaks olema fraas, näiteks “Parimate soovidega” või “Aitäh” ja sellele peaks järgnema koma. Suurtähtedega kirjutatakse ainult esimene sõna. Jätke vahele 4 rida, mis on koht teie allkirja jaoks, ja seejärel lõpetage oma nimi.