Ametlike ümbrike õige adresseerimine teenib erinevaid eesmärke, sealhulgas adressaatide vastu austuse näitamine ja visuaalse vihje andmine sündmuse formaalsusele. Ümbriku adresseerimine sõltub sellest, kas see on mõeldud ametlikuks sündmuseks, näiteks pulmadeks või heategevuseks, või ärilistel eesmärkidel, sealhulgas CV esitamiseks või uute klientide leidmiseks. See juhend näitab teile, kuidas ametlikke ümbrikke igas ametlikus või äriolukorras õigesti ja viisakalt käsitleda.
1
Kinnitage teave. Enne kui adresseerite ümbrikuid mis tahes ametliku sündmuse (nt pulmade, heategevustoetuste, baari/nahkhiirte mitsva, quinceañera) jaoks, peaksite kontrollima iga inimese aadressi ja ametinimetust. Kirjutage või printige ümbrikud käsitsi. Kalligraafi või professionaalse väljaõppe saanud isik, kes on saanud kunstiliselt kirjadokumente, on samuti võimalus ümbriku adresseerimiseks. Enda või kalligraafi poolt tumeda tindiga käsitsi kirjutatud ümbrikud on eelistatud valik ametlikuks, mitteäriliseks kasutamiseks. sündmused.Ostke kvaliteetset paberit ja ümbrikke, mis tulevad kas komplektina või sobivad, et aidata edasi anda sündmuse formaalsust.Pidage meeles, et see on ametliku sündmuse ümbrik: kirjutage iga sõna välja. Ärge lühendage midagi muud kui “härra”, “proua” või “proua”.
2
Kirjutage oma külalise või külaliste nimed ümbriku esimesele reale. Ümbrike adresseerimine sõltub nende perekonnaseisust ja/või ametialasest staatusest. Pöörduge naiste poole vastavalt nende perekonnaseisule või ametinimetustele. Abielus naised kasutavad sageli “proua”. Mõnel juhul võib isik eelistada “Ms.” Lahutatud või üle 18-aastastele naistele “Ms.” on suurepärane võimalus. Nooremate naiste puhul võite kasutada ka “Preili”. Näiteks: “Proua Charlotte Smith”, “Proua Lily Smith”. Pöörduge kõigi meeste poole nende nimede järgi, mille ees on “härra”. Näiteks: “Härra John Smith.” Kui adresseerite ümbriku mehele, kellel on sama nimi nagu tema isa või poeg, lisage “Jr.” või “Sr.” vastavalt iga nime lõpus. Näiteks: “Hr Christopher Smith, Jr.” või “hr Christopher Smith juunior”. Kui mehel on sama nimi, mis tema isal ja vanaisal ning teda peetakse “kolmandaks” või kaugemale, kasutage tema poole pöördumiseks rooma numbreid. Näiteks “Härra Christopher Smith IV.” Pöörduge paaride poole nende perekonnaseisu alusel. Abielupaaride poole pöördumine erineb sellest, kuidas pöördute abielupaaride poole. Abielupaaride poole pöördumine on “härra”. ja “Proua.” millele järgneb mehe nimi. Näiteks “Härra ja proua Christopher Smith”. Pöörduge koos elavate vallaliste paaride poole nende nimede ja vastavate ametinimetustega. Näiteks “Ms. Jane Doe” ja “Hr John Smith”. Pöörduge meeste ja naiste poole nende ametinimetustega, kui see on asjakohane. Adresseerige ümbrik nende pealkirjaga, mis ei nõua, et “härra”, “proua”, “preili” või “proua”. Inimesed võivad kasutada erinevaid pealkirju, sealhulgas “Dr.” “Reverend” või “kohtunik”. Kui te pole kindel isiku ametlikus ametinimetuses ega suuda seda teavet leida, on hea rusikareegel kasutada oma ametikohta, mis teie arvates tal on. Näiteks kui te pole kindel, kas keegi on sõjaväes kapten või kindral, kirjutage tema ametinimetus “kindral”. Nii ei solva sa kedagi. Järgnev on loetelu pealkirjadest, mida võite oma ametliku ümbriku adresseerimisel kohata. Kaasake ümbrikutele laste nimed oma äranägemise järgi. Kui lapsi üritusele ei kutsuta, ärge lisage neid ümbrikule. Kui kutsute lapsi, kirjutage ainult nende eesnimed teisele reale nende vanemate alla.
3
Lisage aadress teisele reale. Kirjutage see teave ümbrikule inimeste, sealhulgas laste nimede alla. Nagu nimede ja tiitlite puhul, ärge lühendage aadressi. Kirjutage välja sellised sõnad nagu “tänav”, “avenue” või “ring”. Näiteks: “200 Main Street”, “15 Dupont Circle”, “1600 Pennsylvania Avenue, Northwest”.
4
Aadresseerige ametliku ümbriku viimane rida linna, osariigi ja sihtnumbriga. Näiteks “Washington, DC 20002” või “Berkeley, CA 94703.” Kui te pole sihtnumbris kindel, võite seda otsida Ameerika Ühendriikide postiteenistuse veebisaidilt. Välisriigi puhul on see kasulik tutvuda rahvusvaheliste aadresside vormindamise tavadega.
5
Kontrollige kogu asjakohast teavet. Kontrollige nimesid, pealkirju ja aadresse. Kasutage kvaliteetset tavalist valget või elevandiluust paberit ja ümbrikke, mis on komplektis või sobivad. See on visuaalne vihje nende professionaalsele olemusele. Võimalusel kasutage aadressi- ja tagastussilte või ümbrikke, mis on trükitud või prinditud. Prinditud või trükitud etikette ja ümbrikke peetakse professionaalsemaks. Kasutage oma ettevõtte jaoks prinditud ümbrikke, kui teil neid on. Ametlikel äriümbrikel on konkreetse ettevõtte nimi, aadress ja logo. Kui teil pole ametlikke, eelnevalt trükitud logoga äriümbrikke, kasutage oma ettevõtte aadressiga trükitud või prinditud ümbrikke. Kui te ei saa oma ettevõtte ümbrikut tippida ega printida, kirjutage käsitsi trükitähtedega nimi ja aadressi teave musta või sinise tindiga.
6
Kirjutage ettevõtte nimi aadressi esimesele reale. Näiteks: “General Electric”, “Google, Inc.”Pöörduge teisel real olevale inimesele. Kasutage “Tähelepanu:” adressaadi märkimiseks, millele järgneb tema pealkiri. Näiteks: “Tähelepanu: härra John Smith”, “tähelepanu: dr Charlotte Parker.” Kasutage ärinimede puhul samu reegleid nagu ametlike ürituste puhul. Mõned erandid on raamatupidajate ja juristide jaoks. Näiteks: “Tähelepanu: hr John Smith, CPA” või Tähelepanu: advokaat Charlotte Parker.” Advokaatide puhul võite kirjutada ka “Charlotte Parker, Esquire” ilma “proua”. Naiste puhul on äritegevuse vaikenimetus ” proua.” Kui te ei tea, et isik eelistab “proua”. Kui tal on mõni muu ametinimetus, näiteks “Dr.” või “Rabbi”, kasutage selle asemel seda ametinimetust. Kasutage ametinimetust ainult siis, kui te ei tea adressaadi täisnime. Näiteks kui saadate kirja konkreetse ettevõtte presidendile, adresseerige ümbrik fraasiga: “Presidendile”.
7
Kirjutage aadress ümbriku teisele reale. Ärge kasutage aadressis lühendeid. Kirjutage välja sellised sõnad nagu “tänav”, “avenue” või “ring”. Näiteks: “200 Main Street”, “15 Dupont Circle”, “1600 Pennsylvania Avenue, Northwest”.
8
Aadresseerige ametliku äriümbriku viimane rida linna, osariigi ja sihtnumbriga. Näiteks “Washington, DC 20002” või “Berkeley, CA 94703”. Kui te pole sihtnumbris kindel, saate seda otsida Ameerika Ühendriikide postiteenistuse veebisaidilt. Välisriigi puhul on kasulik tutvuda rahvusvaheliste aadresside vormindamise tavadega.