Kui olete hiljuti kodus töötamisele üle läinud, teame, et projekti lõpetamine on koos töötamine pisut raske. Ehkki töötate erinevates kohtades, pole meeskonnaga võrgus koostöö olnud kunagi lihtsam. Alustame mõne asjaga, mis aitavad teil oma tööga kursis püsida, ja jätkame lihtsate viisidega, kuidas oma meeskonnaliikmetega ühendust hoida!
1
Planeerige sisseregistreerimised, et oleksite kõik samal lehel. Leidke aeg, kus olete kõik päeva jooksul saadaval, ja helistage oma meeskonnaliikmetele. Kui olete piirkonnas, võite isiklikult kokku saada; muidu töötab arvutis videokõne tegemine, kui olete teineteisest liiga kaugel. Andke kõigile teada, milliste projekti osadega olete töötanud ja millised probleemid teil on olnud. Rääkige kordamööda umbes 5 minutit, et te kõik teaksite, mis toimub.Vaigistage end, kui teised inimesed räägivad, et te neid ei segaks.Hoidke oma koosolekud lühikesed ja meeldivad, et need teie tööaega ei käristaks. korraldage iga kuu vähemalt 2 registreerimiskoosolekut, kuid kasutage neid vabalt nii palju kui vaja.
2
Verstapostid annavad teile midagi, mille nimel tootlikkuse suurendamiseks töötada. Projekti alustades seadke kuu lõpuks üldine eesmärk, et teie meeskond teaks alati, millele suures plaanis keskenduda. Seejärel jagage see sammudeks, et jagada oma meeskonnaliikmete vahel. Nii töötate alati suurema eesmärgi nimel.
3
Jagage töö oma meeskonnakaaslaste vahel, et teil kõigil oleks, mille kallal töötada. Kui olete kindlaks määranud eesmärgi, mida soovite saavutada, läbige protsessi kõik etapid ja määrake see meeskonnakaaslasele. Määrake ülesandeid oma meeskonnaliikmete tugevate külgede põhjal, et nad saaksid oma töös silma paista. Näiteks kui teie meeskonnaliige valdab Photoshopi, võite anda neile arvutustabelite kallal töötamise asemel graafilise disaini ülesandeid. koolitage töötajaid juhuks, kui üks inimene ei saa oma ülesannet täita. Nii saab keegi teine hõlpsasti nende asemele astuda.
4
Paigutage kogu oma töövoog, et näha, mida on veel vaja teha. Projektihaldusrakendused võimaldavad teil ülesandeid korraldada ja tähtaegu visualiseerida, et oleks lihtsam näha, mida on vaja teha. Logige koos meeskonnakaaslastega tarkvarasse sisse, et saaksite oma tööd lisada ja oma eesmärke paremini jälgida. Tarkvara, nagu Trello, Basecamp ja Adobe Workfront, on kõik kasulikud teie projektide haldamiseks.
5
Teie meeskond pääseb failidele kõikjal juurde ja saab tagasisidet anda. Kui töötate peamiselt Wordi dokumentide või arvutustabelitega, on sama faili kallal koos töötamiseks palju võimalusi. Töötamise ajal saate teie ja teie meeskond üksteise tööd lugeda ning teha ettepanekuid või muudatusi otse dokumendis.Google’i dokumendid on tasuta ja selles on juba Wordi dokumentide, arvutustabelite ja esitluste samaaegne redigeerimine.Microsoft Office pakub pilve jagamist ja ka nende failide tasuta redigeerimine.Kui soovite faile ainult ilma muutmata jagada, on Dropbox, Box või Google Drive suurepärased pilvesalvestusvõimalused.
6
Vaadake ja jagage faile sel viisil, et vältida suuri üles- ja allalaadimisi. Kaugjuurdepääs võimaldab teie meeskonnal teist arvutit kaugjuhtida. Faili saatmise või allalaadimise asemel pääseb igaüks sisse logitud failidele lihtsalt juurde ja nendega kaugtöödelda. Lihtsalt installige põhimasinasse ja igasse arvutisse, kust soovite sellele juurde pääseda, kaugjuurdepääsuprogramm ning logige sisse. Näiteks kui töötate pikkade videote, animatsioonide või arvutiprogrammeerimisega, on kaugjuurdepääsuga lihtsam töötada. Mõned head kaugjuurdepääsutarkvara valikud on TeamViewer, AnyDesk või Remote Desktop. Saate kasutada ka kaugjuurdepääsu, et aidata oma meeskonnaliikme arvutis probleeme lahendada, et saaksite neid probleemide korral aidata.
7
Kui näete teist inimest rääkimas, saate vestlusvihjetest hõlpsamini aru. Kui te üksteist ei näe, võib olla raske rühmana ilma katkestusteta rääkida. Laadige alla rakendus, mis võimaldab teil kõigi oma meeskonnaliikmetega videovestlust pidada ja kõnet alustada. Kuna näete, millal teised inimesed on rääkimise lõpetanud, on palju lihtsam teada, millal on teie kord.Skype, Teams, Google Hangouts ja Zoom sobivad suurepäraselt videokõnede jaoks. Proovige töötada “kõrvuti” kus hoiate meeskonnakaaslast videokõnes, kui te mõlemad töötate. Nii saate kiiresti küsimusi esitada ja ei tunne end nii üksikuna.
8
Kiirete küsimuste jaoks saatke reaalajas sõnumeid, et teie postkast ei oleks segamini. Kuigi meiliahelad on head pikkade lõimede hoidmiseks, on kiirsõnumiga palju lihtsam saada kiiret vastust. Lisage valitud messengeris oma meeskonnakaaslased ja alustage nendega grupivestlust. Kui te ei soovi kõiki häirida, saate isegi oma meeskonnakaaslasi pingida.Rakendused, nagu Slack ja Discord, on tasuta ja võimaldavad teil luua kanaleid ja servereid konkreetsete projektide jaoks, et saaksite kõike korras hoida.Te ei pea kõike alles hoidma teie tööga seotud vestlustest. Looge mõned lõbusad kanalid, kus saate rääkida filmidest, hiljutistest sündmustest ja muust, millest olete põnevil, et saaksite suhelda.
9
Andke oma meeskonnaliikmetele kõik üksikasjad, et nad teid valesti ei tõlgendaks. Kui vajate abi või kirjeldate oma meeskonnaga tehtut, jagage kogu olulist teavet, mida nad vajavad. Selgitage kõike nii lihtsalt kui võimalik, et meeskonnakaaslased ei satuks segadusse. Kui teil on vaja oma meeskonnal midagi teha, tehke oma ootused selgeks, et nad saaksid selle täita. Ärge kunagi eeldage, et teie meeskonnaliikmed teavad, mida soovite või vajate. Alati on parem üle seletada, kui neile piisavalt mitte rääkida.
10
Olge kiire, et teie meeskonnaliikmed teid ei ootaks. Kui näete hüpikakent teatist, kontrollige seda niipea kui võimalik, et näha, kas selles on probleem. Selle asemel, et jätta oma meeskonnaliige rippuma, vastake kohe, et nad saaksid jätkata oma projekti eesmärkide nimel tööd. Andke oma meeskonnaliikmetele aega, kus olete kindlasti kättesaadav juhuks, kui neil on vaja teiega ühendust võtta.
11
Meeskonna värskendamine näitab neile, et olete õigel teel ja takistab korduvat tööd. Teie meeskonnaliikmed ei pruugi täpselt teada, mida te töötamise ajal tegite. Päeva lõpus kirjutage üles kõik asjad, millega te päeva jooksul töötasite ja mida suutsite lõpule viia. Märkige kindlasti üles, kui kaugele te iga ülesandega jõudsite, et teie meeskonnaliikmed saaksid jätkata sealt, kus pooleli jäite ja nad teaksid, et projekt on heas kohas. Näiteks võite kirjutada tekstiga “Tere meeskond, täna lõpetasin meie esitluse konspekti. Kui soovite seda muuta, leiate selle meie Google Drive’i kaustast.â€
12
Jätkake moraali, et kõik tunneksid end üksteisega mugavalt. Kui keegi teie meeskonnaliikmetest teeb head tööd, öelge talle! Saate neile otse sõnumeid saata või saata rühmasõnumi, milles tunnustatakse nende saavutusi. Teie meeskond tunneb end palju lähedasemana, teades, et te kõik hindate nende projektiga tehtud rasket tööd. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Dennis, need 3D-mudelid näevad suurepärased välja! Sa leidsid meie otsitud detailid väga hästi. .â€Teise näitena võite öelda: “Aitäh nende arvutustabelite korraldamise eest, Carol. Ma tean, et see oli raske, kuid sa lõpetasid selle nii kiiresti ja muutsid selle lugemise palju lihtsamaks.â€
13
Lõbutsemiseks aja leidmine aitab teie meeskonnal lõõgastuda ja luua sügavama sideme. Kuigi te ei tööta kõik ühes kohas, saate oma meeskonnaliikmetega siiski kogukonnatunnet luua. Kui kellelgi on tulemas sünnipäev või verstapost, tähistage kindlasti koos temaga. Kui loote oma meeskonnaga paremat repertuaari, seda lihtsam on teil koostööd teha. Näiteks võite lõuna ajal videokõnesse astuda ja koos einet nautida. Teise näitena võite võtta veidi aega mängimiseks. Internetis lauamänge ja vestlust väljaspool tööd.