Enamik inimesi on kirjutanud lugematul hulgal e-kirju ja mõelnud, miks nad peavad vastust kaua ootama. Meili kiireloomulisuse tundmine on lihtne, kuid peate oma sõnu hoolikalt valima. Toetuge ajatundlikele sõnadele, kutsudes samal ajal lugejat kohe tegutsema. Niikaua kui hoiate oma e-kirjad lühidalt ja järjepidevalt, saate muuta iga meili kiireloomuliseks.
1
Viidake oma teemareal adressaadile. Kui pöördute otse teise poole, paistab teie e-kiri rohkem silma. Saate seda teha, mainides inimese nime või kasutades sõnu “teie” ja “teie”. Need sõnad on otsesed, vestluslikud ja julgustavad adressaati meili avama. Näiteks alustage teemarida fraas, nagu “Hei Bill!” või “Kas sa helistasid juba?” Kui te ei tea inimese nime, võite viidata isikuandmetele, nagu adressaadi asukoht. Näiteks öelge: “Parimad restoranid teie linnas.”.
2
Kasutage teemareal kiireloomulist keelt. Oluline on kiireloomulisus võimalikult kiiresti edastada. Julgustage lugejat meilil klõpsama, lisades üleskutse tegevusele või viite puudusele. Need taktikad viitavad sellele, et lugeja peab meilist kasu saamiseks viivitamatult tegutsema. Näiteks kasutage selliseid sõnu ja fraase nagu “Kiirusta!” või “24 tundi jäänud”, et kutsuda lugeja kohe tegutsema. Vihje, et midagi on piiratud, näiteks öeldes: “See üksus lendab riiulitelt maha.”
3
Vihje sellele, mis meili sees on. Järgige kiireloomulist sõna selge pildiga sellest, mida lugeja meilisõnumis ootama peaks. Kasutage tegevusele suunatud sõnu, et soovitada, kuidas lugeja peaks reageerima. Veenduge, et teemarea oleks selge ja lühike, et pealkiri ei tekitaks segadust. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Kiirustage! See on allahindlus.” Samuti saate meili numbrite abil selgitada. Näiteks öelge , “5 võimalust elektriarve vähendamiseks.â€
4
Esitage lugejale küsimus, kuidas leida alternatiivne viis kaasahaaramiseks. Küsimus võib olla suurepärane viis vihjata teie meili sisule. Küsimus peab olema lugeja jaoks asjakohane. See peaks viitama kiireloomulisele sündmusele või teemale, mida lugeja peab teadma, julgustades neid meili kohe lugema. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Viimane võimalus – kas olete juba piletid tellinud?” Veel üks näide on , “Kuidas saate täna olla produktiivsem?”
5
Juhtige asjakohase probleemi lahendusega. Selgitage tekstis, miks te meili saadate. Näidake lugejale, miks see meil on kiireloomuline ja miks ta peaks sellele võimalikult kiiresti vastama. Olge võimalikult konkreetne, et soovitada, mida teine inimene teie meili lugemisest saab. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Kas olete väsinud kulunud kingadega ringi kõndimisest? Meie müügil on kaubamärgiga kingad madalaima hinnaga. .â€Võite kirjutada: “Helistage kliendile täna, et tähtaja jooksul sisse saada.â€
6
Kirjeldage lühilausetega meili eesmärki. Vältige kiireloomulise e-kirja muutmist pikaks ja segaseks. Piirduge paari lühikese lause või lõiguga. Edastage oma sõnum hõlpsalt arusaadaval ja grammatiliselt korrektsel viisil. Sõnumi liiga pikaks muutmise vältimiseks proovige koostada nimekiri kõige olulisematest punktidest, mida peate tegema.Paljud ettevõtted lisavad meilile pildi. Müügireklaam selgitab tõhusalt e-kirja eesmärki.
7
Kasutage õrna ja mittekonfronteerivat tooni. Kui proovite tunduda kiireloomuline, võite tunduda pealetükkiv või hirmutav. Vältige nõudmist, et lugeja pööraks tähelepanu ja vastaks, kuna see annab sageli tagasilöögi. Selle asemel siduge ajaga seotud sõnad soovitustega, mida lugeja peaks tegema. Näiteks öelge: “Lennukisse on jäänud 5 kohta. Helistage juba täna, et koht broneerida.” kaudne. Näiteks öelge: “Identiteedivargused suurenevad igal aastal 5%, mistõttu on teie isikuandmete kaitsmine olulisem kui kunagi varem.â€
8
Lisage lõppu üleskutse tegevusele. Kasutage oma e-kirja viimast lauset, et suunata lugeja toiminguni, mida soovite teha. See peab olema konkreetne, seega lisage kogu teave, mida nad vajavad teie meilile vastamiseks. See võib olla vajutatav nupp, veebisaidi link või telefoninumber.Näiteks kui soovite, et keegi helistaks, öelge: “Palun helistage mulle täna” ja saatke oma telefoninumber. Esitage täpne veebisait. Kui soovite, et inimene näeks konkreetset toodet, postitage link tootelehele, mitte üldisele veebisaidile. Kui soovite suunata kellegi füüsilisse asukohta, aitab see pakkuda juhiseid, kaarte ja muid viiteid.
9
Kasutage e-posti aadressi, mida on lihtne ära tunda. Paljud inimesed näevad esimesena e-posti aadressi ja kui see pole äratuntav, võivad nad meili vahele jätta. Veenduge, et teie e-posti aadress viitaks sellele, mida teine inimene võib meilis näha. Isikupärastage oma e-posti aadress, et muuta oma e-posti aadress paremini nähtavaks. Kasutage näiteks oma nime. E-kiri peaks välja nägema umbes nagu “John Smith, Selgitatud” või “johnsmith@Selgitatud.com”. Vältige juhuslike numbrite ja sümbolite kasutamist, kuna see pole professionaalne ja jätab teie meili rämpsposti mulje.
10
Looge meilile vastamiseks tähtaeg. Et tunduda kiireloomuline, jätke mulje, et lugejal on vaja kohe tegutseda. Isegi kui teil pole kindlat tähtaega, teesklege, et see on olemas. Veenduge, et viitaksite sellele tähtajale nii sageli kui võimalik kogu meilis. Näiteks võite öelda: “See tehing lõpeb homme.” Kui teil pole kindlat tähtaega, proovige öelda: “Palun vastake teisipäevaks”. või “Olen tänulik, kui vastaksite kella 17.00-ks.â€
11
Lugege e-kiri uuesti läbi, et veenduda, et sellel on ühtne eesmärk. Kogu meilis olev teave peaks olema seotud teie saatmise eesmärgiga. Seda eesmärki tuleb teemareal ja kogu tekstis rõhutada. Iga detail peab viima selle eesmärgi saavutamiseni, rääkides lugejale, mida ta peab teadma, et selle nimel tegutseda. Redigeerige kõik detailid, mis ei sobi, kuna need vähendavad tungivat tooni. Kui müüte toodet, lisaksite toote omadused ja suurimad eelised. Pikad lood või väikesed detailid võivad häirida. Näiteks kui pöördute kliendi poole, võiksite talle öelda: “Säästate 20%, kui ostate minu uuel veebisaidil. Mõelge sellele, mida see inimene vajab. Kui olete juba kellegagi ühendust võtnud, ei pea te varem öeldut kordama.
12
Vältige trükitähtedega või kiirkirjaga tippimist. Head tippimistehnikad ja grammatiline mõistus muudavad teie e-kirjade mõistmise palju lihtsamaks. Vältige rohkete hüüumärkide või tarbetute suurtähtede kasutamist. Kasutage õiget keelt ja olge lugupidav. Vältige kiirsõnu, nagu “u,†“ur,†“plz,†“ja emotikonid. Paljud hüüumärgid, suured tähed või numbrid võivad samuti käivitada rämpspostifiltri, mis tähendab teie meili ei pruugita üldse näha.