E-posti etikett, mida mõnikord laiemas plaanis nimetatakse netiketiks, on keeruline asi. Kindlasti ei ole kohane jätta vastamata e-kirjadele, eriti üksikisikutelt, kuid me kõik oleme aeg-ajalt hõivatud ja võib-olla ei saa teha muud, kui kinnitada e-kirjade kättesaamist ja lubada, et kirjutame hiljem üksikasjalikumalt. Keeruline on ka küsimus, kas kõikidele kirjadele on kohane saata automaatvastus.
Üldiselt peetakse sobimatuks automaatse vastuse saatmist kõigile meilidele, kui olete täielikult võimeline vastust tagastama. See tava on muutumas levinumaks isegi siis, kui inimesed on võimelised oma kirjadele vastama, ja see näib olevat e-kirjade etiketi rikkumine. Teisest küljest, kui plaanite puhkusele minna ja olete eraisik, töötate väikeettevõttes või teil on erapraksis advokaadi või arstina, võivad inimesed vastust oodata mitu päeva kuni mitu nädalat. see võib võtta oodatust rohkem aega. Kui saate suures koguses e-kirju, soovitavad meilietiketi eksperdid koostada sobiv vastus ja saata automaatne vastus kõigile kirjadele, kui plaanite töönädala jooksul arvutist või meiliallikast rohkem kui 48 tundi eemal olla.
Teie vastus peaks olema viisakas ja asjalik, kuna võite saada kirju sõpradelt või spetsialistidelt. Märkige oma puudumine, ehkki põhjust pole vaja, ja andke ajaprognoos, millal kavatsete meilidele vastama hakata. Andke endale paar päeva lisaaega, eriti kui saate üldiselt palju e-kirju. Nii saate täita oma e-kirjadele vastamise kohustust, andes samal ajal aega, et pärast mõnepäevast eemalviibimist uuesti varustusse võtta.
Pange tähele, et mõned teie meilid põrkavad tõenäoliselt tagasi, kui kasutate automaatvastajat, eriti kui saate palju rämpsposti või Bacn-e-kirju. Tegelikult, kui tellite uudistegruppe või suhtlusvõrgustikke, võiksite puhkuse ajal tellimusest loobuda. Nii ei täida te teiste inimeste postkaste mitmete sõnumitega, mis puudutavad teie eemalolekut, mida peetakse ebaviisakaks. Teoreetiliselt, kui kavatsete kasutada automaatset vastust kõikidele meilidele, kui olete eemal, peaksite veenduma, et saate ainult isiklikke või ärilisi sõnumeid. Kui te ei soovi uudistegrupi või Bacni e-kirjadest ilma jääda, tellige need mõne muu e-posti aadressiga kui see, mida kasutate isiklikuks või äriliseks kirjavahetuseks.
Suured ettevõtted või ettevõtted, kes saavad märkimisväärsel hulgal e-kirju, võivad meili kättesaamise kinnitamiseks kasutada automaatset vastamissüsteemi. Kõikidele e-kirjadele automaatse vastuse saatmist peetakse viisakaks, kuna ettevõte kinnitab nende kättesaamist. See olukord on analoogne hõivatud ettekandjaga, kes sulle restoranis noogutab. Ta annab teile teada, et näeb teid ja jõuab teie laua juurde niipea kui võimalik. Suur ettevõte, kes lõpuks teie meilile vastab, noogutab sisuliselt sõbralikult, lubades vastata mõne päeva või nädala pärast.
Eriti oluline on, et arstid, terapeudid ja kõik nendega seotud tervishoiutöötajad, kes kasutavad patsientidega e-kirjavahetust, saadaksid automaatse vastuse kõikidele meilidele, kui nad on töönädala jooksul rohkem kui kaks päeva linnast väljas. Kui patsiendil on vahetu mure, võivad tervishoiutöötajad määrata alternatiivse kontakti, et patsient ei peaks mitu päeva ootama ega suudaks lahendada tervisemure, mis võib vajada kohest tähelepanu.