Microsoft Exceli automaatse filtri funktsiooni kasutamine on kiire ja lihtne viis suuremate andmehulkade sortimiseks. Filtrid toetavad mitmesuguseid kriteeriume, mille alusel andmeid sortida. Alustamiseks peate looma andmestiku. Seejärel jääb üle vaid sihtmärk valida ja automaatfiltri aktiveerida, vajutades vahekaardil Andmed asuvat nuppu Filter ning kohandada filtrit vastavalt oma soovile. Seda protsessi saab õppida mõne minutiga, mis suurendab teie Exceli tõhusust.
1
Looge tabel. Veenduge, et teie andmetel oleks veerupäised, et määrata nende all olevad andmed. Pealkiri on koht, kuhu filter paigutatakse ja seda ei kaasata sortitavatesse andmetesse. Igal veerul võib olla kordumatu andmekogum (nt kuupäev, kogus, nimi jne) ja see võib sisaldada nii palju kirjeid, kui soovite sorteerida. Pealkirjad saate fikseerida, valides seda sisaldava rea ja minnes valikule “Vaade > Külmuta paanid”. €. See aitab suurte andmekogumite filtreeritud kategooriatel silma peal hoida.
2
Valige kõik andmed, mida soovite filtreerida. Klõpsake ja lohistage, et valida kõik lahtrid, mida soovite filtrisse kaasata. Kuna AutoFilter on, nagu nimigi ütleb, automaatne protsess, ei saa te seda kasutada mittekülgnevate veergude filtreerimiseks. Kõik vahepealsed veerud seatakse nendega filtreerima.
3
Aktiveerige automaatne filter. Minge vahekaardile “Andmed” ja seejärel vajutage “Filter”. Pärast aktiveerimist on veerupäistel rippmenüü nupud. Nende nuppude abil saate määrata oma filtrisuvandid.
4
Valige filtri kriteeriumid. Filtrite valikud võivad olenevalt lahtrites olevate andmete tüübist erineda. Tekstilahtrid filtreeritakse teksti sisu järgi, arvulahtrid aga matemaatilised filtrid. Seal on mõned filtrid, mida mõlemad jagavad. Kui filter on aktiivne, ilmub veeru päisesse väike filtri ikoon.Sort Ascending: sorteerib andmed kasvavas järjekorras selle veeru andmete alusel; numbrid on järjestatud 1, 2, 3, 4, 5 jne ja sõnad järjestatakse tähestikulises järjekorras, alustades tähega a, b, c, d, e jne. Sorteeri kahanevalt: sorteerib andmed selle veeru andmete alusel kahanevas järjekorras; numbrid on järjestatud vastupidises järjekorras 5, 4, 3, 2, 1 jne ja sõnad vastupidises tähestiku järjekorras, e, d, c, b, a jne. 10 parimat: esimesed 10 rida andmeid arvutustabel või esimesed 10 rida andmeid filtreeritud valikust. Eritingimused: mõningaid filtriparameetreid saab määrata väärtusloogika abil, näiteks väärtuste filtreerimine, mis on suuremad, väiksemad, võrdsed, enne, pärast, vahel, sisaldavad jne. Pärast ühe järgmistest valikutest nende puhul palutakse teil sisestada parameetrite piirangud (nt pärast 01.01.2011 või rohkem kui 1000). Märkus: filtreeritud andmed on vaate eest peidetud, EI kustutatud. Filtreerimisel te andmeid ei kaota.
5
Kasutage keerukamaks sortimiseks kohandatud automaatfiltrit. Kohandatud filter võimaldab “ja/või” loogika abil rakendada mitut filtrit. Valik “Kohandatud filter” on loetletud filtri rippmenüü allosas ja avab eraldi akna. Siin saate valida kuni kaks filtrivalikut, seejärel valige nupp “Ja” või “Või”, et muuta need filtrid eksklusiivseks või kaasavaks. Näiteks: veergu, mis sisaldab nimesid, saab filtreerida nende järgi, mis sisaldavad “A” või “. Bâ€, mis tähendab, et Andrew ja Bob ilmuvad mõlemad. Kuid kumbagi ei kuvata filtrikomplektis nende jaoks, mis sisaldavad nii “A†kui ka “Bâ€.
6
Tühjendage oma filtrid. Ühe filtri tühjendamiseks valige filtreeritud veeru rippmenüü ja valige “Kustuta filter alates [nimi]”. Kõigi filtrite tühjendamiseks valige tabelis suvaline lahter, minge vahekaardile “Andmed” ja vajutage “Tühjenda”. € (filtri lüliti kõrval).
7
Deaktiveerige automaatne filter. Kui soovite filtrid täielikult keelata, tühistage lihtsalt suvand Automaatne filter, kui tabel on valitud.