E-post või e-post, lühend e-postist, on Interneti kaudu saadetavate tekstisõnumite nimi, mille kasutaja võtab võrgus üles või laadib alla tõuke- või tõmbetehnoloogia abil meilikliendi kaudu, olenevalt seadmest ja sõnumeid vastuvõtvast programmist. Arhiveerimine viitab salvestusplaanile, mille puhul üksused on paigutatud loogiliselt ja juurdepääsetavalt. See võib viidata ka materjalist varukoopia tegemisele. Meilide arhiveerimine viitab e-kirjade metoodilisele failisüsteemile, mis eemaldab need serverist ja varundab need turvaliselt.
Parim asi, mida e-posti arhiveerimisega seoses kõigepealt teha, on kaaluda oma võimalusi. Otsustage, kas piisab, kui teie e-kirjad arhiveeritakse pilves või on vaja need arhiveerida teie arvutisse või paberkandjal. Võib-olla tuleb teatud materjal välja printida, samas kui muu materjal võib jääda elektroonilisele kujule. Kui soovite e-kirjad teie arvutisse arhiveerida, otsustage, kas teete varukoopia välisele kõvakettale ja kas midagi tuleb salvestada muul kujul kui teie meilikliendi failivormingus, näiteks PDF-vormingus. failiformaat.
Üldjuhul on meili arhiveerimissüsteemi loomise teine samm meilikliendis salvestuskaustade hierarhia loomine. Seda tehes võite eraldada isiklikud meilid ärimeilidest ja veenduda, et kaustad, millele peate sagedamini juurde pääsema, oleksid hõlpsasti juurdepääsetavad. Pidage meeles, et kaustu saab ümber korraldada ja ümber nimetada, nii et kui esmatähtis projekt on lõpule viidud, võite soovida selle kaustasüsteemis arhiveerida, näiteks panna see kausta nimega “Lõpetatud projektid”. aasta. Mõelge, kas filtrite loomine sissetulevate kirjade sortimiseks otse kaustadesse on teile kasulik: mõned inimesed vannuvad seda funktsiooni; teised ei kasuta seda kunagi.
Üks parimaid näpunäiteid e-kirjade arhiveerimiseks on soovimatud meilid kohe pärast kättesaamist või postkastis nägemist kustutada. See võib säästa teie aega, sest te ei pea seda enam kunagi üle vaatama ja aitab vältida tarbetu materjali jõudmist arhiivi, kus tuleks hoida ainult väärtuslikku materjali. Teise võimalusena saate enne arhiveerimist teha massilise kustutamise, kui see teile paremini sobib. Võimalik, et saate oma meiliklienti määrata, millal tuleks kirjad serverist kustutada, kuid aeg-ajalt on hea mõte külastada oma Interneti-teenuse pakkuja veebisaiti, vaadata, mis serveris tegelikult on, ja vajaduse korral kustutada. Kui teil on piisavalt tühja serveriruumi, võite jätta olulised meilid sinna täiendava arhiivina.
Äriolukordades on eeskirjade järgimine, turvalisus ja tõhusus meiliarhiveerimise otsuse tegemisel põhielemendid. Ettevõtte e-posti arhiveerimist saab hallata selleks otstarbeks loodud tarkvararakenduste ja ettevõttespetsiifiliste probleemide lahendamiseks loodud funktsioonidega. Nende hulka kuulub võimalus hallata virtuaalset paberijälge ja kustutada sõnumeid, mida enam ei vajata.