Parima kasutatava veebikonverentsi serveri valimisel kaaluge, milleks tehnoloogiat kasutatakse. Serverid, mis haldavad videokonverentse, nõuavad erinevaid ressursse, riistvara ja tarkvara kui need, mis haldavad veebifoorumeid või teadetetahvlikonverentse. Serverile juurde pääsevate kasutajate arv mõjutab seda, kui palju ribalaiust on vaja ja töödeldavate andmete hulk mõjutab seda, kui palju kõvakettaruumi server vajab. Arvesse tuleks võtta ka serverit haldava ettevõtte pakutavaid teenuseid ja tuge.
Veebikonverentsi serverit kasutatakse paljude erinevate inimeste või arvutite keskse kohtumispaigana. Kaugveebikonverentsiserverisse saab sisestada palju erinevat tüüpi andmeid, millele grupi teised liikmed saavad reaalajas või endale sobival ajal juurde pääseda. Need serverid võivad korraldada videoseminare, kuvada vestlustekste, jagada slaidiseansi esitlusi ja pakkuda mitmeid muid teenuseid. Ressursid, mida vajab ettevõte, mis soovib pidada reaalajas videokonverentse mitme osalejaga üle maailma, erinevad veebivestluse või teadetetahvlite kaudu konverentsi korraldamiseks vajaminevatest ressurssidest. Kliendi konkreetsetele vajadustele vastava veebikonverentsi serveri valimine on oluline teenuse maksumuse haldamiseks.
Kuigi on mitmeid ettevõtteid, mis pakuvad tasuta konverentsifunktsioone, võivad need olla vähem usaldusväärsed kui tasulised teenused. Mõistliku eelarve määramine ja selles hinnavahemikus teenust pakkuvate ettevõtete otsimine on inimesele või ettevõttele hea viis veebikonverentsiserverite valiku kitsendamiseks. Sel viisil saavad ettevõtted ja üksikisikud veebikonverentsiserverist välja selle, mida nad vajavad, maksmata rohkem kui selle eest, mida nad kasutavad.
Teenusepakkuja abi on veel üks kaalutlus, mis võib aidata ettevõttel valida parima veebikonverentsi serveri. Paljudel juhtudel loovad arvutid laiast piirkonnast kaugühenduse hostserveriga. Kuna need kõik ei asu samas läheduses, ei ole võimalik omada kohapealset internetitehnoloogia tugiisikut, kes inimesi probleemide korral aitaks. Suurepärast kliendituge pakkuva veebikonverentsiserveriga töötamine aitab tagada veebikonverentside tõrgeteta kulgemise.