Arvatakse, et paljudel arvutikasutajatel, eriti suurtes organisatsioonides, võib olla 10–20 kasutajatunnust. Igaüks neist nõuab oma parooli. Seetõttu võib kõigi nende kasutajatunnuste ja paroolide meeldejätmine olla hirmutav. Paroolide sünkroonimine on viis, kuidas muuta arvutikasutaja elu veidi lihtsamaks, sünkroonides paroole nii, et need kõik sobiksid mitmes süsteemis.
Paroolide sünkroonimise eelised on selged. Need, kes seda teevad, jätavad oma paroolid kergemini meelde. Kuigi mõned väidavad, et kasutaja ühtne parool võib turvalisust vähendada, võib paroolide sünkroonimine tegelikult aidata turvalisust suurendada, kuna kasutajatel on vähem põhjust paroole üles kirjutada.
Kuigi paroolide sünkroonimine võib olla võimalik käsitsi, on tarkvararakendusi, mis on välja töötatud protsessi automatiseerimiseks. Tarkvara töötab tavaliselt kahel viisil: läbipaistva protsessi või veebipõhise protsessi kaudu. Paroolide sünkroonimise läbipaistev protsess hakkab tööle pärast seda, kui ühes rakenduses parooli muutmine toimub. Seejärel läheb ja muudab kõik muud paroolid, mille jaoks see on seadistatud. Veebipõhises protsessis muudab paroole kasutaja Internetis.
Sujuv protsess võib säästa ka raha. Kui kasutaja peab minema ja muutma kuni 20 parooli eraldi, võib see võtta tohutult aega. Sageli nõuavad süsteemid kasutajatelt oma paroolide perioodilist muutmist, et vähendada volitamata juurdepääsu ohtu. Kui aga paroolide sünkroonimine toimub korraga, saavad kasutajad palju kiiremini oma algse eesmärgi juurde naasta. See võib aidata ettevõttel tootlikkust tõsta.
Lisaks paroolide sünkroonimisele saab tarkvara administraatoreid aidata ka muul viisil. Tarkvara suudab tuvastada parooli muutmise nõude tulekul ja saata kasutajale e-kirjaga meeldetuletuse. See võimaldab kasutajal seda halduskohustust täita ajal, mil ta võib-olla ei ole nii hõivatud, pakkudes kasutajale veidi paindlikkust.
Lisaks, kuigi kasutajad saavad kasutada paroolide sünkroonimissüsteemi kõigi oma paroolide korraga muutmiseks, võib tekkida olukord, kus kasutaja peab säilitama parooli, mis on teistega eraldi või ei ole sama. Paroolide sünkroonimise tarkvara võib seda ka arvesse võtta, võimaldades kasutajatel muuta ainult soovitud paroole.