Hooldusdokumendid on kirjalikud märkmed, mis sisaldavad dokumente teatud seadme hooldamise kohta. Enamasti, kui inimesed räägivad seda tüüpi dokumentidest tööstuslikus keskkonnas, viitavad nad ametlikele aruannetele ja failidele, mida säilitavad sõidukipargi omanikud, tööstusettevõtete operaatorid või muud ärimehed, kes tegelevad masinatega. Selliste stsenaariumide korral peetakse mehaaniliste hoolduste ja remonditööde kohta piisavat registrit tavaliselt heaks äritavaks ja seda võib nõuda ka seadus. Kirjed on eriti kasulikud hoolduse haldamisel, kuna need aitavad ettevõtetel tagada, et nende seadmed on heas seisukorras, ning pakuvad ka võimalust hallata ja jälgida remondi- ja ennetava hoolduse kulusid.
Kirjeid võivad aga kasutada ka üksikisikud. Paljud inimesed peavad üksikasjalikku arvestust isiklike autode hoolduse kohta ja võivad registreerida ka kodumasinate, näiteks kliimaseadmete ja varugeneraatorite hoolduse. See võib vajalikke remonditöid sujuvamaks muuta ja edasimüügi palju sujuvamaks muuta.
Miks neid hoitakse
Olenemata seadistuste spetsiifikast on hooldusdokumentide haldamine sageli oluline mitmel põhjusel. Näiteks võib hooldusgraafik olla hindamatu abistades hooldustehnikuid masina või sõiduki korduvate probleemide diagnoosimisel. Lisaks aitavad head dokumendid osakonnajuhatajatel, töötajatel ja mõnikord isegi üksikisikutel tagada, et seade töötab kooskõlas tootja garantiidega. Samuti võivad need aidata ettevõtetel jälgida, millal mõni seade vajab ennetavat hooldust.
Sellel kõigel on ka väärtuspõhine alus. Masina heas töökorras hoidmine on üks parimaid viise selle investeeringuna kaitsmiseks ja selle hoolduse dokumenteerimine võib muuta seadme ihaldusväärsemaks, kui see kunagi müüakse, kuna on tõendeid selle nõuetekohase hoolduse kohta. See kehtib nii ettevõtete kui ka eraisikute kohta. Kasutatud autode müük on hea näide – inimesed, kes suudavad üksikasjalike dokumentidega tõestada, kui sageli nende autosid hooldati ja hooldati, võivad sageli saada kõrgemat hinda kui inimesed, kelle autod näivad olevat töökorras, kuid tulevad vaid suuliste lubadustega.
Põhjalikud kirjed võivad olla ka puhvriks vastutuse vastu. Kui ettevõte kaevatakse vigase seadme pärast kohtusse, võivad üksikasjalikud andmed olla olulised ettevõtte juhtumi toetamiseks ja näiteks hoolsuskohustuse tõendamiseks.
Peamised elemendid ja põhinõuded
Isiklikke dokumente on tavaliselt kõige lihtsam pidada ja need on tavaliselt vaid fail, mis sisaldab kviitungeid ja diagnostikaaruandeid sõiduki õlivahetuste, teenuste ja remondi kohta. Tavaliselt lisatakse ka nõutavate ohutusülevaatuste või heitmete testide tulemused. Seda tüüpi aruanded võivad olla üsna mitteametlikud; põhiidee on pidada logi selle kohta, mis ja millal masinaga juhtus. Need võivad olla nii lihtsad kui märkmik, mida hoitakse masina lähedal, või digiteeritud arvutustabel, milles on skannitud aruanded ja spetsiaalsed märkmed.
Ettevõtlusele suunatud hooldusregistri plaani väljatöötamise protsess on sageli veidi ametlikum. Esiteks inventeerib ettevõte üldiselt kõik oma seadmed. Kõik esemed, mida tuleb perioodiliselt kontrollida või parandada, tuleks lisada sellesse loendisse ja neile tuleb määrata jälgimisnumber. Hooldustarkvara võib osutuda väärtuslikuks, aidates ettevõtetel kogu seda teavet korraldada. Olenemata sellest, kas andmed on dokumenteeritud elektrooniliselt või paberkandjal, peetakse üldiselt heaks tavaks hoida kuskil varukoopiat juhuks, kui andmed kaovad või juhuslikult hävivad.
uuendused
Pärast inventuuri lõpetamist tuleb dokumente lihtsalt ajakohastada, kui tööd tehakse. Üldjuhul peaksid dokumendid dokumenteerima, mis tüüpi töid tehti ja millal see tehti ning kes seda tegelikult tegi. Kui tehakse ülevaatusi või seadmete katsetamist, peaks protokoll kajastama, kas ülevaatus või katsetamine järgis tootja juhiseid ja ettevõtte tööprotseduure. Tööjõu ja osadega seotud kulud saab samuti dokumenteerida, et aidata osakondadel eelarve prognoosimisel.
Tehaseseaded
Hooldusdokumentide kasutamine on eriti oluline tehaseseadetes, kus igapäevaselt kasutatakse palju kalleid masinaid. Need kirjed võivad aidata tagada, et kõik asjakohased seadmete hooldused või tehase hooldused on lõpetatud, et tehase toimimine toimiks tõrgeteta. Näiteks võib tehasemasinal pidada hoolduspäevikut, mis sisaldab üksikasjalikku teavet remondi- või hooldustööde kohta. See logi aitab vältida õnnetusi või tehase seiskamisi, mis on tingitud defektsetest seadmetest.
Kasutamine autotööstuses ja lennunduses
Palgid on ka autopargi hoolduse väga levinud osa. Näiteks ettevõtted, kes liisivad või omavad suuri veokite gruppe, peavad sageli hoolikalt jälgima, millised sõidukid peavad remonti tegema või mis võivad vajada hooldust, enne kui need pikale reisile või kohaletoimetamiskõnedele saadetakse. Sama kehtib ka lennukipargi käitajate kohta; Lennufirmad ja kommertslennukite ettevõtted on sageli seadusega kohustatud pidama hoolikat arvestust kõigi tavapäraste teenuste ja remonditööde kohta, kuna see võib aidata vältida õnnetusi ja probleeme lennu ajal.