Vähendamiskirja kirjutamiseks peaksite tavaliselt alustama kõigi vajalike dokumentide olemasolust, millele peate viitama või lisama, ja tegema nendest dokumentidest koopiad saatmiseks. Seejärel peaksite oma kirja alustama, lisades adressaadi kontaktteabe, nt Internal Revenue Service’i (IRS) kontori, kellega ühendust võtate, ning oma nime ja kontaktteabe. Kiri peaks sisaldama selget ja kokkuvõtlikku viidet tasude kohta, mida teilt on võetud ja mida soovite vähendada, ja põhjust, miks te arvate, et te ei peaks neid tasusid maksma. Teie leevenduskiri peaks näitama, et te ei tegutsenud pahatahtlikkusest või pahatahtlikkusest, ja näitama, et soovite probleemi mõistlikul viisil lahendada.
Vähenduskiri on kiri, mis on kirjutatud agentuurile või ettevõttele, sageli IRS-ile, et taotleda trahvitasude või muude kulude vähendamist, mida organisatsioon teilt nõuab. Peaksite oma kirjale lisama mitmeid dokumente, seega veenduge, et teil oleks kirjutamise ajal kõik vajalikud dokumendid olemas, ja tehke nendest dokumentidest koopiad, et koos kirjaga saata. Ärge saatke vähendamiskirjaga originaaldokumente, kuna need võivad postiga kaduma minna. Peaksite lisama saadud kirja koopia või viite sellele, mis näitab teie võlgnevust, sealhulgas juhtumi numbrit, kui see on asjakohane, ja kõik dokumendid, mis teil on vaja, et kinnitada teie vähendamist.
Teie vähendamiskiri peaks algama selle ettevõtte või kontori kontaktandmetega, kellega ühendust võtate, millele järgneb teie enda kontaktteave. Kui teate ettevõttes töötava isiku nime, näiteks isiku, kes teiega ühendust võttis, või IRS-i agendi nime, peaksite adresseerima oma leebekirja sellele isikule, vastasel juhul võite kasutada valikut „Keda see võib puudutada”. Seejärel peaksite selgelt teatama, et taotlete tasutud summa alandamist, ning märkima teile saadetud kirja kuupäeva ja oma juhtumi või kontonumbri, kui see on saadaval. Põhjus, miks te maksuvähenduse taotlete, tuleks seejärel selgelt välja tuua ja see peaks olema õigustatud põhjus, näiteks loodusõnnetus, tõsine haigus või surm perekonnas.
Peaksite lisama dokumendid, mis toetavad oma leebekirjas märgitud põhjust, näiteks fotod katastroofi põhjustatud kahjust, arsti kiri, mis kinnitab teie haigust, või pereliikme surmatunnistus. Võimaluse korral peaksite proovima lisada mõne osalise makse või järelmaksu nõude, et maksta tagasi summa, mis põhjustas trahvi, mida soovite vähendada. See on heauskne žest, mis ei ole tingimata vajalik, kuid võib muuta teie leevenduse aktsepteerimise tõenäolisemaks. Peaksite meeles pidama, et vähendamiskiri võib olla juriidiline dokument ja sellises kirjas sisalduv sihipärane petmine võib olla aluseks pettuse või valevande andmise süüdistuste esitamiseks.