Mis on saadaolevate arvete vastavusse viimine?

Debitoorsete arvete vastavusse viimine on teatud tüüpi raamatupidamisülesanne, mis nõuab debitoorsete tehingutega seotud paberdokumentide hoolikat võrdlemist raamatupidamisdokumentides tegelikult tehtud kannetega. See lähenemisviis aitab tuvastada võimalikud lahknevused ja parandada need osana raamatupidamisdokumentide üldisest vastavusseviimisest. Seda tüüpi tegevuste sagedus on ettevõtteti erinev, kuid tavaliselt tehakse seda iga kuu või vähemalt kord kvartalis.

Nagu igat tüüpi raamatupidamisarvestuse vastavusseviimisel, on ka saadaolevate arvete vastavusseviimise eesmärk tuvastada kõik probleemid, mis võivad põhjustada raamatupidamiskirjetes näidatud andmete tasakaalustamatust muude dokumentidega. Sageli tähendab see tagasipöördumist kõigi vaadeldava perioodi nõuetega seotud dokumentide juurde. Näiteks võib vastavusseviimine hõlmata pangahoiuste või nõuete võrdlemist kindlatel kuupäevadel, et veenduda, et hoiustatud summa on sama, mis klientide arvetele kantud summa. Samal ajal nõuab protsess ka seda, et nendel arvetel olevad maksed ühtivad kliendikontol nõuetes näidatud summadega.

Paljudel juhtudel aitab nõuete võrdlemine tuvastada levinud vigu, mis võivad ilmneda klientidelt saadud maksete kirjendamisel või isegi nende nõuete pangahoiuste koostamisel. Tugidokumentatsiooni tihedalt võrreldes on võimalik kindlaks teha, kas numbrid on üle võetud või kas makset ei konteeritud õigele tasumata arvele. Paljusid seda tüüpi leppimise käigus tuvastatud probleeme saab vähese vaevaga parandada, mille tulemuseks on täiesti täpsed ja täielikult kooskõlastatud nõuded.

Korrapärase debitoorse arvelduse vastavusse viimise valimine võib ettevõttele palju kasu tuua, kuna mõned ettevõtted valivad igapäevase või iganädalase vastavusseviimise. Isegi väikeettevõtte puhul säästab igakuine vastavusse viimine aega ja säästa palju aega ja ressursse, võimaldades samal ajal tuvastada võimalikke kahtlaseid raamatupidamisprotsesse. Eeldusel, et vastavusse viimist tehakse mitu korda kalendriaastas, on sageli lihtsam lahknevusi märgata, neid uurida ja lõpuks suhteliselt väikese vaevaga ühitada. Debitoorsete arvete vastavusse viimine vahetult enne auditit on sageli hea mõte, kuna see protsess tähendab raamatuid, mis on veatud, mis aitab auditil olla lihtne ja hõlpsasti hallatav.