Põhivara arvestus on spetsiifiline protsess, mis jälgib väärtust ja muutusi esemetes, mida ettevõte kasutab äriprotsesside lõpuleviimiseks. Põhivara võib muu hulgas sisaldada mitmesuguseid erinevaid objekte, nagu arvutid, tarkvara, hooned, seadmed, kontorisisustus või sõidukid. Sageli on ettevõttes põhivara raamatupidamisosakond, kes jälgib neid objekte, arvutab amortisatsiooni ja hindab esemed vastavalt tavapärastele raamatupidamispõhimõtetele vastavalt vajadusele ümber. Enamik ettevõtteid loob ettevõttesisesed juhised, mida ettevõtte põhivara arvestuses järgida.
Peaaegu kõik ettevõtted omavad või kasutavad oma äritegevuses põhivara. Põhivara raamatupidamise oluline osa on dollaripiirangu loomine, mille puhul ettevõte loeb objekti pigem varaks kui kuluks. See juhend on ettevõtte raamatupidamise standardkäsiraamatus ja see peaks peegeldama juhtivate raamatupidamisasutuste esitatud riiklikku raamatupidamisstandardit. Ettevõtted seavad põhivara kirjendamiseks sageli limiidiks 500 või 1,000 USA dollarit (USD). Kõik, mis ületab selle dollari piiri, on seega vara, mitte kulu. Enamik juhte või töötajaid täidab varana kirjendatud üksuste taotlemiseks vormi. Täiendav kooskõlastus on vajalik kirje varana kajastamiseks raamatupidamisraamatus.
Varade nõuetekohaseks kajastamiseks peavad raamatupidajad hindama üksuse raamatupidamisväärtuses või turuväärtuses vastavalt riiklikele raamatupidamisstandarditele. Turuväärtust kasutatakse tavaliselt hoonete, sõidukite, seadmete või maa puhul; kõik muu on bilansilises väärtuses, mis on summa, mille ettevõte maksab varade soetamiseks. Põhivara arvestuse teine samm on kindlaks teha, kas vara on amortiseeritav. Jällegi annavad riiklikud raamatupidamisstandardid amortiseeritavate varade kohta juhiseid, millest ettevõte peaks sisemise arvestuspoliitika loomisel kinni pidama. Kui see on amortiseeritav, koostavad põhivara raamatupidajad iga kvalifitseeritud vara jaoks amortisatsioonigraafiku.
Ettevõtte põhivara raamatupidamise osakond vastutab ka ettevõtte materiaalsete varade haldamise eest. Raamatupidajatel võib tekkida vajadus teha inventuur ja vaadata füüsiliselt iga põhivara ettevõtte raamatupidamisraamatus. See protsess võib toimuda kord kvartalis või kord aastas, olenevalt põhivara arvust ettevõttes. Selle eesmärk on tagada, et vara oleks seal, kus see peaks olema ja heas töökorras. Ettevõttele enam mittevajalikud varad kantakse raamatupidamisraamatusse käsutuskandena ja seejärel peab ettevõte vara võõrandama.