Peamised erinevused arve ja kviitungi vahel tulenevad sellest, millal igat tüüpi dokumendid ostuprotsessi käigus esitatakse ja iga dokumendi otstarve. Tavaliselt väljastab toote või teenuse müüja selle kauba ostvale isikule või ettevõttele arve, tavaliselt pärast selle kauba üleandmist, kuid enne selle eest tasumist. Teisest küljest väljastab müüja ostjale kviitungi pärast kauba eest tasumist. Kuigi mõlemad dokumendid väljastab müüja, on arve maksetaotlus, kviitung aga maksekviitung.
Arve ja kviitungi väljastab tavaliselt toote või teenuse müüja selle kauba ostjale, kuigi iga dokument on mõeldud erinevaks otstarbeks. Arveid kasutatakse müüja poolt ostjale pakutavate toodete või teenuste dokumenteerimiseks ja seejärel selle kauba eest tasumiseks. Tavaliselt väljastatakse see tellitud kauba kohaletoimetamisel, kuid arve saab väljastada ka pärast tellimuse esitamist, kuid enne tarnimist.
Kviitungi väljastab müüja kauba ostjale pärast selle kauba eest tasumist. See toimib ostja jaoks ostutõendina, nii et ta saab tõestada, et toode või teenus osteti seaduslikult. Seda saab ostja kasutada ka erinevate kaupade eest laekunud maksete jälgimiseks. Ostutsükli osana saab kasutada nii arvet kui ka kviitungit, et aidata ostjal ja müüjal jälgida, kus nad selles tsüklis asuvad.
See erinevus, kus arve ja kviitung väljastatakse ostuprotsessi ajal, on tähelepanuväärne. Arve olulisus põhineb arvete kasutamisel enne maksmist müükide dokumenteerimiseks, võimaldades müüjatel jälgida väljaminevaid tooteid ja andma ostjatele teada, millised tooted või teenused on sissetulevad. See on oluline laoseisu nõuetekohaseks jälgimiseks ostuprotsessi mõlemal poolel ja ostjate jaoks ootel olevate maksete jälgimiseks. Kviitungid seevastu võimaldavad ostjatel jälgida tehtud makseid ning müüjatel on lihtsam jälgida, millised arved on tasutud ja millised on veel pooleli.