Üks mis tahes toimiva nõuete haldamise programmi põhielemente on perioodiliste aruannete esitamine, mis näitavad klientidele osutatud kaupade ja teenuste eest väljastatud tasumata arvete vananemisprotsessi. Debitoorsete võlgnevuste vananemise protsess on vahend, mille abil need aruanded koostatakse ja esitatakse organisatsiooni asjakohastele ametnikele.
Nõuete vananemine on ettevõtte tegevuseelarve struktureerimise väärtuslik komponent. Klientide olemasolevate makseharjumuste mõistmine ja selle vastavusse viimine ettevõtte pideva tulu vajadusega, et see saaks täita oma täitmata kohustusi, aitab tagada, et organisatsioonil on tegevuskulude katmiseks etteantud kuupäevaks vahendid käes. Ilma ettevõtte tulude sissevoolu pideva valvsuseta on võimatu ehitada ja töötada kindla eelarvega.
Näiteks kui teie ettevõte esitab klientidele arveid XNUMX-päevaste tähtaegadega, kuid suurimad kliendid maksavad pidevalt lähemale neljakümne viiele päevale, on nutikas samm kindlustada oma tarnijatele maksetingimused, mis kajastavad seda ärireaalsust. Kui te ei tea, mis vahe on soovitud maksetähtaja ja enamiku teie klientide poolt kasutatava keskmise maksevahemiku vahel, on ettevõttel ärikapitali puudus, kuna ta võttis endale kohustusi, mida ta ei suuda vastuvõetava aja jooksul täita. See mõjutab negatiivselt teie suhteid müüjatega, mis omakorda võib mõjutada teie võimet tegutseda ja oma kliendibaasi teenindada.
Teiseks on nõuete vananemine suurepärane vahend sidemete tugevdamiseks klientidega. Kui perioodiline aruanne näitab, et püsikliendil on tasumata arve üle üheksakümne päeva, kuid ta on tasunud isegi kolmkümmend päeva tagasi saadetud arved, siis on võimalus kliendiga ühendust võtta ja arve seisu kohta küsida. Üsna sageli võib arve olla lihtsalt eksinud ja makse saab kohe ära lõigata, kui probleem on teada. Seda laadi viisakad päringud ei oleks võimalikud, kui nõuete täpset vananemist ei säilitata.
Ühe sammu võrra edasi liikudes võib saadaolevate arvete vananemine aidata näidata, millal võib olla aeg kliendiga suhe katkestada. Kui vananemise perioodiline aruanne näitab pidevalt, et kliendil on probleeme arvete õigeaegse tasumisega, võib olla aeg uurida selle ettevõtte finantsseisundit. Paljud ettevõtted kasutavad debitoorsete võlgade vananemist, et teha kindlaks, kas mingisugune uurimine on vajalik. Näiteks klient, kelle arved langevad pidevalt üheksakümne kuni saja kahekümne päeva jooksul enne maksete tegemist, võib väga hästi klappida.
Selle asemel, et jätkata teenuste pakkumist, mis tuleb lõpuks halbade võlgadena maha kanda, kasutage seda tüüpi probleemi vältimiseks saadaolevate arvete vananemist. Teatage kliendile, et teie ettevõte ei saa täiendavaid teenuseid osutada, välja arvatud juhul, kui võlgnevused on ajakohastatud ja edaspidiseks kasutamiseks sõlmitud mingisugune ettemakse.