Otsustavad kirjad on dokumendid, mille väljastab Ameerika Ühendriikide maksuamet. Põhimõtteliselt on määramiskiri ametlik otsus selle kohta, kas tööandja kehtestatud pensioni- või pensioniplaan vastab kõigile IRS-i poolt pensioniplaanide struktuuri ja funktsioonide jaoks kehtestatud kriteeriumidele. Üldjuhul väljastatakse otsustuskiri, et kinnitada pensioniplaani täielikku vastavust või teavitada tööandjat, et plaan ei vasta nõuetele ja et enne plaani ametlikku kinnitamist on vaja rohkem tööd teha.
Otsustava kirja saamiseks on tavaliselt vaja ühendust võtta IRS-i piirkondliku kontoriga, mis hõlmab tööandja peakorteri geograafilist asukohta. Kavandatud pensioni- või pensioniplaan esitatakse IRS-ile üksikasjalikult. IRS omakorda hindab kavandatud plaani iga aspekti ja teeb kindlaks, kas struktuur vastab praegustele heakskiitmise nõuetele. Kui kõik on korras, väljastab piirkonna direktor ametliku dokumendi, mis kinnitab, et plaan on täielikult kooskõlas. Planeeringut vaadatakse perioodiliselt läbi, et veenduda, kas kõik põhistruktuuri muudatused vastavad kehtivatele kriteeriumidele.
Kui kavandatav plaan ei vasta IRS-i praegustele nõuetele, viidatakse otsuses tavaliselt, millised plaani valdkonnad ei vasta nõuetele. See võimaldab tööandjal minna tagasi ja praegust plaani täpsustada. Kui muudetud plaan on valmis, esitatakse see IRS-ile teist korda. Kui kõik plaaniga seotud lahtised küsimused on IRS-i rahuldaval viisil adresseeritud, saadetakse tööandjale plaani ametlik heakskiitmise kiri.
Kuigi IRS võib praegu otsustava kirjaga kinnitatud pensioniplaane perioodiliselt üle vaadata, on tavaliselt tööandjal mõistlik olla kursis kõigi eeskirjade muudatustega, mis võivad plaani olekut mõjutada. Samal ajal on hea mõte ka maksuametiga konsulteerida kõigi kavandatavate muudatuste osas enne nende rakendamist. See aitab tagada, et plaan toimib hästi kehtestatud kvalifikatsiooni piires.
Koos pensioniplaani ametliku tunnustamisega väljastab IRS ka mittetulundusühingutele otsustuskirja, et kinnitada nende maksuvaba staatus. Kirja tekst viitab organisatsioonile kohaldatavale sisemiste tulude seadustiku jaotisele ja on ametlik kinnitus selle kohta, et üksus on tunnustatud maksuvaba organisatsioonina.