Igasugust kõrvalkulude kviitungit, mida töötaja hüvitise saamiseks kasutab, võib pidada väikeseks sularahakviitungiks. Enamiku kontorite ja osakondade eelarvesse on sisse ehitatud nn väike sularahafond. Asjaolud, mille korral töötajad saavad väikeses sularahafondis raha kasutada, on erinevad, kuid enamasti katab fond väiksemad sularahakulud, nagu parkimine väljaspool kohtumist, kontoritarbed või postikulud. Neid kulusid kandnud töötajad peavad säilitama oma kviitungid, täitma sularahakviitungi või -sedeli ning esitama mõlemad koos eelarveametnikule hüvitamiseks.
Väikesed sularahafondid on äris peaaegu üldlevinud. Kuigi osakonna eelarve katab tõenäoliselt enamiku suurematest kuludest, võib olla peaaegu võimatu ennustada kõiki väiksemaid kulusid, mis tavapärase tegevuse käigus tekivad. Enamik töötajaid maksab ühel või teisel hetkel oma taskust mõne tööga seotud kulud. Kui see juhtub, võib tühine kassatšekk tagada kiire tagasimakse.
Iga ettevõte struktureerib oma sularahasüsteemi veidi erinevalt. Mõned koostavad heakskiidetud väikeste sularahakulude loendid, teised aga jätavad üksikute juhtide otsustada. Peaaegu kõigil juhtudel peab töötaja siiski esitama hüvitamiseks kviitungi. Väikesel kassakviitungil peab tavaliselt olema nii kõigi ostude üksikasjalik kirjeldus kui ka makstud kogusumma, mis võimaldab eelarveametnikel kinnitada, et (a) kulu vastab nõuetele ja (b) hüvitise summa on sama, mis tegelikult kulutatud summa. . Tavaliselt on vastuvõetav prinditav väike sularahakviitung, nagu võidakse väljastada veebipõhise ostu puhul, nagu ka originaalkviitungi koopia.
Suurtes ettevõtetes peavad hüvitist taotlevad töötajad reeglina esitama mitte ainult väikese sularaha kviitungi, vaid ka väikese sularaha hüvitamise vautšeri. Voucheril peab olema kirjas töötaja nimi, tema osakond, jagatav kogusumma ja rahastamise kood. Koodid on tavaliselt seotud kulu tüübiga – näiteks parkimine või toitlustamine. Teatud seadetes käsitletakse neid vautšereid sisemiselt oma tüüpi väikeste sularahakviitungitena. Need on tavaliselt saadaval veebis eelarvebüroo veebisaidilt või neid saab printida osakonna sisevõrgust.
Enamasti registreerib eelarveametnik või laekur kõik sularahatehingud kontori kassaraamatusse. See raamat on sisuliselt pearaamat väikese sularaha fondi saldo jälgimiseks. Iga esitatud väike kassakviitung või vautšer salvestatakse auditi korral tavaliselt pearaamatusse.