Mõnikord on igapäevaseks asjaajamiseks vaja töötajal teatud kulutusi teha. Isikliku sõidukiga sõitmine ettevõtte asjade ajamiseks või müügikõnede tegemiseks on mõnikord vajalik, kuid see võib olla kulukas kulu, kui töötaja peab selle eest ise tasuma. Aeg-ajalt võib üksikisikutel tekkida vajadus osta kontoritarbeid või kampaania või projekti jaoks materjale ning kasutada esemete eest tasumiseks isiklikke vahendeid. Seda tüüpi kulude korral pakub enamik ettevõtteid töötajatele hüvitist.
Lisaks käegakatsutavatele äriostudele lisatakse töötajate hüvitamise kuluaruandele sageli ka kohalikud reisikulud. Tavaliselt kvalifitseerub läbisõidu, parkimistasude jms kulude hüvitamine. Samuti hüvitatakse sageli ka linnast väljas äritegevusega seotud reisid. Juhuslikud kulud, nagu lennupiletid, taksosõidud, jootraha, rendiauto kulud, hotellimajutus ja restoranides einestamine, võivad kõik katta tööandja hüvitiste plaani alusel.
Töötajad peaksid siiski enne oma raha kulutamist pöörama tähelepanu töötajate hüvitamise poliitikale. Ettevõttel on tavaliselt paigas konkreetsed kriteeriumid, mis kirjeldavad, milliseid kulutusi ettevõtte omanik on nõus katma. Paljud kulutused peavad olema eelnevalt kooskõlastatud, et vältida volitamata ostude sooritamist, näiteks uut kontorilauda, ja seejärel oodata, et ettevõte selle eest maksab.
Kuna ettevõtete omanikud määravad tavaliselt ettevõttesisesed eelarved, võivad kallid esemed, millel pole volitusi, panna ettevõtte rahandusele tohutu koormuse. Inimesed, kes ei järgi töötajate hüvitamise põhimõtteid, lükatakse tõenäoliselt tagasi. Sama võib kehtida ka ülemääraste telefonitasude või muude kulude kohta, mis ületavad vastuvõetavat summat.
Tavaliselt peavad töötajad iga kuu lõpus esitama oma juhtidele täidetud kuluaruanded. See standardvorm on koht, kus üksikisik loetleb tavaliselt kõik kuu jooksul tehtud ärikulud. Ta peaks lisama rahalise väljamineku põhjuse ja kõik seotud töönumbrid või muud näitajad, kui see on seotud konkreetse kliendi või projektiga.
Töötaja hüvitamise taotlusele tuleks lisada kõik kuu jooksul kogutud vastavad kviitungid. Lisaks tuleks eelnevalt heakskiidetud õigustatud kulude kontrollimiseks esitada kõik kirjalikud volitused. Enne aruannete ja kviitungite esitamist on töötajatel mõistlik teha kõigest koopiad juhuks, kui tööandja paberitöö peaks kunagi kaotsi minema või valesse kohta minema.