Kulujuhtimissüsteemid kujutavad endast laia valikut tööriistu, mida ettevõte kasutab oma tegevuses leitud kulude jälgimiseks. Lähtepunktiks on kuluarvestussüsteem, mis esindab kulude kogumiseks ja jaotamiseks kasutatavaid kontosid. Protseduurid on kulude juhtimise süsteemide teine osa; need on juhised, mida ettevõte järgib kulude jaotamisel ja oma süsteemi toodetud kaupade hinna määramisel. Süsteem loob ka jälgimissüsteemi, kus ettevõte saab võrrelda tegelikke kulusid etteantud hinnangutega täpsuse analüüsi jaoks.
Enamik ettevõtteid kasutab sisemise finantsteabe jälgimiseks vajalike kontode seadistamiseks raamatupidamisraamatut. Pearaamat sisaldab kontosid, mis on seotud tootmisprotsessis kasutatavate üksustega, nagu tooraine, tööjõud, üldkulud, valmistooted ja müüdud kaupade maksumus. Juhtraamatupidajad postitavad nendele kontodele kuluhaldussüsteemidega seotud teavet ning tagavad, et teabevoog on täpne ja ühtib ettevõtte tegevustega.
Üksikasjalikud protseduurid on kuluhaldussüsteemide teine aspekt. Need protseduurid määravad, kuidas ettevõte salvestab teavet ja tunnustab tootmissüsteemiga seotud kulusid. Näiteks registreerivad juhtivraamatupidajad ettevõtte tehtud ostud; kaubad jäävad konkreetsetele kontodele kuni tootmissüsteemi üleviimiseni. Ettevõtted rakendavad neid protseduure tagamaks, et nad esitavad laoartikleid täpselt ja ei võta kulusid arvesse enne, kui need tootmisosakonnas on kantud.
Ettevõtted kasutavad otsuste tegemiseks vajaliku teabe edastamiseks kuluhaldussüsteeme. Esitatav teave on tavaliselt seotud üksikute toodetud toodete ja ettevõttega seotud tootmisvõimsusega. See teave aitab omanikel ja juhtidel sisemiste ja väliste tegurite põhjal otsustada, kas nad peaksid tootmist suurendama või vähendama. Sisemised tegurid võivad hõlmata võimalust parandada tootmiskvaliteeti, tootes rohkem kaupu või alandades üldkulusid üksikute kaupade arvu kaudu.
Kuluhaldussüsteemidel põhinevate otsuste tegemisel võivad välistegurid olla konkurentsivõimelised tooted, suurem tarbijanõudlus või võime pakkuda asenduskaupa. Kõik need tegurid võivad näidata, et ettevõte suudab toota kaupu odavamalt või parema kvaliteediga kui teine ettevõte. Kulujuhtimissüsteemid võivad anda teavet, mis on vajalik, et näidata, et ettevõttel on teiste ettevõtetega võrreldes kulueelis. See võimaldab ettevõttel oma turuosa parandada, kasutades ära oma konkurentsieelist turul ja edestades konkurente.