Kapitalireservid on vahendid, mis on ette nähtud kasutamiseks konkreetsete projektide jaoks, mis kujutavad endast pikaajalist kapitaliinvesteeringut või mis võivad olla tulevikus seotud mingisuguse kapitalikuluga. Pole ebatavaline, et nii kohalikud kui ka riiklikud valitsused loovad seda tüüpi reserve, et koguda järk-järgult vahendeid eeldatavate tulevaste vajaduste rahuldamiseks. Kapitalireservi võib moodustada ka mis tahes suurusega ettevõte ja seda kasutada käimasolevate projektide jaoks või mõne tulevase projekti ettevalmistamise vahendina.
Kapitalireservfondi põhiidee on jätta kõrvale varad, mis jäävad väljapoole tavapärast tegevuseelarvet ja mida saab kasutada kulude tasaarveldamiseks projektidega, mida tuleb vähemalt osaliselt rahastada väljaspool tegevuseelarvet. Näiteks võib omavalitsus soovida ehitada uut linnahalli. Kui selle tegevuse ettevalmistamise alustamiseks ei ole eelarves vahendeid ette nähtud, võib kapitalireservist saadud tulu välja võtta uue hoone maatüki ettevalmistamise, kavandite koostamise ja üldiselt ehituse ettevalmistamise kulude haldamiseks. uue rajatise ehitamine. Sõltuvalt kapitali reservfondi vahendite suurusest ja sellest fondist väljamakseid reguleerivatest eeskirjadest võib reservi abil olla võimalik rahastada kogu ehitusprojekti.
Ettevõtted saavad kapitalireservi kasutada peaaegu samal viisil. Reservfondi saab kasvatada mitme aasta jooksul, tavaliselt kandes fondi aeg-ajalt tekkinud ülekasumit. Kui ettevõte soovib laieneda, näiteks avades uue jaemüügipunkti või rajades uue tootmisüksuse, saab kapitalireservis olevaid varasid kasutada nende projektide käivitamiseks. Reservide kasutamine võimaldab ettevõttel protsessi juhtida ilma välisfinantseeringu hankimiseta ja seega kaob vajadus laenu- või krediidiliinide intresside tagasimaksmiseks, et laienemisprojekt edukalt lõpule viia.
Kõik vahendid, mis on paigutatud kapitalireservi, peavad olema kajastatud valla või ettevõtte raamatupidamises. Omavalitsuste jaoks tähendab see reservidesse paigutatud vahendite päritolu tuvastamist, sealhulgas annetatud ja valitsuse toetuste kaudu saadud vahendite päritolu. Samuti peavad ettevõtted täpselt arvestama kapitalireservi määratud varade päritolu. Paljudes riikides reguleerivad seadused kapitalireservi haldamist ja annavad põhiraamistiku, kuidas valitsusüksus või ettevõte reservi struktureerib ja säilitab, sealhulgas selle, kuidas raha eraldatakse teatud tüüpi kapitalikuludeks.