Parimad ärideposiitkaardid vastavad panga põhinõuetele ja täidavad adekvaatselt selle olulise äridokumendi kõrvalfunktsioone. Sissemakse kupongid tellitakse tavaliselt panga kaudu ja seega on neil nõutav kodeering. Sekundaarsed funktsioonid hõlmavad jälgitavust, täpsust ja tehingute edastamist. Kõik need tegurid toimivad koos tehingu dokumenteerimiseks, nii et täpne raamatupidamine on võimalik. Lisaks tuleb minimeerida sisemise või välise varguse oht.
Kui hoiuseid teevad mitu inimest mitmes kohas, on jälgitavus probleem. Parimatel ettevõtete sissemaksete lehtedel on vahend, mille abil saab jälgida, kes, millal ja kus sissemakse tegi. Seda saab teha spetsiaalse joonega sedelil, mille on allkirjastanud hoiustaja. Jälgitavuse suurendamiseks on kasulikud mitmed süsinikdioksiidi hoiuse sedelid, mille koopiad säilitavad hoiustaja ja järelevaataja ning esitatakse pangale.
Täpsus on oluline tegur ettevõtte parimate sissemaksete lehtede valimisel, sest valed andmed võivad põhjustada arvelduskrediiti ja pangatasusid või ebatäpsusi kliendikontodel. Täpsuse suurendamiseks võivad ettevõtted valida arvutiga koostatud sissemakselehtede kasutamise. Kui deposiitkaardid täidetakse käsitsi, peaks olema piisavalt ruumi kõikide tšekkide loetlemiseks ja iga arvete nimiväärtuse jaoks eraldi kirjete tegemiseks. Töötajatelt tuleks nõuda, et nad kirjutaksid korralikult kõikidele sissemakselehtedele.
Tehingutega suhtlemine võib olla ilmne väikeettevõttes, kuid vähem väga suures ettevõttes. Raamatupidajad peavad teadma, millal pank deposiite tunnustab, millist kontot deposiit krediteerib ja mis on tagatisraha vorm. Hajutatud toimingud võivad kaasa tuua selle, et hoiusega tegelevad mitu inimest. Seetõttu ei pruugi olla oluline mitte ainult ettevõtete sissemaksete lehtede mitu koopiat, vaid pidada tuleks ka tšekiregistriga sarnast hoiuste registrit.
Ettevõte peab varguse riski minimeerimiseks tegema mitu otsust. Tüüpilise äritehingu suurus ja sularahasumma võrreldes muude maksevahenditega peaksid olema teada. Muud kogutavad faktid on see, kas ettevõttes kasutatakse käsitsi täidetud või arvutiga koostatud lipikuid, pangaajal tehtud sissemaksete sagedus võrreldes öömaksete kasutamisega ning kas sissemakseid teevad erinevad isikud või sama või sama või mitte. kaks inimest. Mida suurem on sularahatehing, seda rohkem öiste tilkade kasutamine ja sama isiku korduv sissemakse suurendavad välisagentide ja töötajate poolt varguse tõenäosust. Ühekordselt kasutatavad plastikust tagatisrahakotid, millel on mitu süsinikku, aitavad ära hoida öiseid pandivargusi.
Parimad ettevõtte deposiitkaardid sisaldavad vastavalt vajadusele ülaltoodud tegureid. Nende suurus võib ulatuda rahakoti suurusest väljarebitavast lehest kuni raamatupidamistarkvara koostatud mitmeleheküljelise aruandeni. Kõikidel juhtudel peaksid need olema loogilised, korrapärased ja kõigile kasutajatele kergesti arusaadavad. Ettevõtete deposiitkaardid, mida kliendid ei näe, peaksid samuti andma professionaalse välimuse.