Sponsorlustaotluse kirjutamine hõlmab tavaliselt isikupärastatud kirja koostamist ettevõttele, organisatsioonile või üksikisikule, kellelt soovite raha saada. Sellise kirja spetsiifika võib erineda olenevalt sellest, kas taotlete sponsorlust oma organisatsioonile või endale. Teine peamine tegur, mis võib teie sponsorlustaotluse sisu mõjutada, on raha kasutamise otstarbeks. Tüüpiline sponsorlustaotluse kiri sisaldab professionaalset tervitust, enda või teie organisatsiooni kirjeldust ning ettevõtte või üksikisiku poole pöördumist abi saamiseks. Kui teie sihtmärk on varem sarnaseid organisatsioone, üritusi või tegevusi sponsoreerinud, saate selle konkreetse nurga alt töötada.
Sponsorlustaotluse kirjutamise kõige olulisem osa on õige isiku või organisatsiooni valimine, kellega ühendust võtta. Kui juhite noorteorganisatsiooni, näiteks spordimeeskonda, võib teil õnnestuda ühendust võtta kohalike ettevõtete ja ettevõtjatega, kes on varem sarnaseid tegevusi toetanud. Erinevatel ettevõtetel ja üksikisikutel on sageli eelsoodumus pakkuda tuge teatud tüüpi organisatsioonide, sündmuste või tegevuste jaoks, seega võib õigete valimine aidata teil koostada parima sponsorlustaotluse.
Kui teate, kuhu oma taotlused saadate, peate tegema täiendavaid uuringuid. Kui võtate ettevõttega ühendust, tasub teada saada, millised töötajad vastutavad heategevus- ja sponsorprogrammide eest. Kui adresseerite oma kirja õigele inimesele organisatsioonis, saate selle õigeaegselt kätte saada, kuid see võib aidata ka teie kontaktile näidata, et olete tõsine ja hindate nende jõupingutusi. Sel eesmärgil soovite tavaliselt oma taotluse koostada professionaalsel kirjaplangil. Kui teie organisatsioonil veel kirjaplanki ei ole, on selle loomine tavaliselt lihtne.
Pärast tervitust, mis on suunatud õigele inimesele või inimestele, peaks teie sponsorlustaotluse kiri andma veidi taustateavet. Saate esile tõsta varasemaid tegevusi ja seda, kuidas uus sponsorlus aitaks. Teadmised selle kohta, kuidas teie potentsiaalne sponsor on varem teisi rühmi rahastanud, võivad olla olulised, kuna see aitab teil seda kirja osa kohandada. Samuti võib see aidata selgelt ja lühidalt kirjeldada, miks te sponsorlust vajavad.
Lisaks isiklikule tervitamisele ning varasemate saavutuste ja tulevikuplaanide kirjeldamisele võib rahalise sponsorluse taotlemine erineda. Mõnel juhul võite taotleda kindlat rahasummat või pakkuda erinevaid sponsorlustasemeid. Samuti saate täpselt määrata, mida iga sponsorluse tase võimaldab teil saavutada või mis tahes hüvesid, mida saate vastutasuks pakkuda. Vormi võib lisada ka siis, kui taotlete ettevõttelt sponsorlust, kuna see võib protsessi kaasatud töötajate jaoks lihtsamaks muuta.
Kogu oma sponsorkirja jooksul soovite tavaliselt jääda professionaalseks ja viisakaks. Kirja lõpus on hea mõte tänada potentsiaalset sponsorit tähelepanu eest, olenemata sellest, kas nad otsustavad lõpuks raha pakkuda või mitte. Tavaliselt soovitatakse kirja sulgemiseks käsitsi kirjutatud allkirja, kuna see võib luua isikupärastamise efekti.