Inkassoprotseduur kirjeldab selgelt põhimõtteid ja protseduure, mida (majandus)üksus rakendab võlgade sissenõudmiseks tasumata jätmise korral. Mõnes piirkonnas peavad organisatsioonid, nagu ülikoolid, maksuagentuurid ja kommunaalettevõtted, andma avalikkusele teavitamise eesmärgil teavet oma kogumisprotseduuride kohta. Need poliitikad loovad ka süsteemi, mida töötajad järgivad võlgade menetlemisel ja ettevõtte esindamisel võlgnikega peetavatel läbirääkimistel. Need võidakse avaldada töötajate käsiraamatutes ja muudes sisedokumentides.
Sellised dokumendid võivad alata põhitingimuste, näiteks võlgnike neto 90 tagasimakselepingu, aruteluga. Tingimuste kohaselt on inimestel teatud ajavahemik arvete saamiseks ja tasumiseks, vaidlustamiseks või makseplaani üle läbirääkimisteks. Kui nad ei reageeri, saab ettevõte raha sissenõudmiseks algatada inkassomenetluse. Inkassotegevuse ulatus võib sõltuda võla iseloomust; maksuhaldurid võivad näiteks vara arestida ja tasumata maksude katteks enampakkumisel müüa.
Inkassomenetluse kohaselt peavad võlgnikud saama teateid võla, kohaldatavate intresside ja tasude kohta ning maksete suunamise kohta. Kui nad vastavad, saab ettevõte siseneda järgmisse faasi, milleks on võla sissenõudmine või makseplaani koostamine. Kui võlgnikud maksenõuetele ei vasta, võib ettevõttel olla võimalik raha sissenõudmiseks pöörduda kohtusse. Samuti võib ta läbi viia uurimise, et leida kadunud võlglased ja tuvastada vara, mis võib olla arestimiseks kõlblik, kui tal on õigus arestida.
Selgelt kehtestatud inkassoprotseduurid võivad kaitsta ettevõtet juriidilise vastutuse eest. Kui see kohtleb kõiki võlgnikke võrdselt, ei saa seda süüdistada diskrimineerivas tegevuses. Eeskirjade kehtestamine võimaldab töötajatel järgida neid hoolikalt ja neutraalselt kõigi võlgnikega, selle asemel et kasutada oma parimat otsust. Dokumentatsioonist võib kasu olla ka vaidluse korral, kuna ettevõte suudab näidata, et järgis asja lahendamisel seadusi ja järgis sisemisi protseduure.
Need, kellel on küsimusi kogumisprotseduuri kohta, võivad paluda näha dokumentatsiooni ja nõuda selgitust mis tahes komponentide kohta, mida neil on raske mõista. Enne võla võtmist võib olla soovitatav tutvuda kõigi tingimustega, sealhulgas sissenõudmise protseduuriga. See võib anda olulist teavet selle kohta, mida inimesed peaksid tegema, kui nad muretsevad, et ei pruugi maksta.