Juhid, osakonnajuhatajad, sõltumatud töövõtjad või tunnipalgatöötajad võivad kõik leida, et nad otsivad parimat reisikulude vormi, et õigesti kajastada äritegevusega seotud kulusid. Reisikulude vormid pakuvad tõhusaid vorminguid paljude erinevate kulude ja erinevate äriliste kasutuste jaoks. Parima reisikulude vormi valimine tähendab selle vormi aspektide kohandamist teie konkreetsete vajadustega täpse aruandluse tagamiseks.
Need, kes soovivad oma ettevõttele parimat reisikulude vormi, peaksid läbi mõtlema nende kasutusvõimalused ja eesmärgid reisikulude arvestusel: kas kuluvormi esmane eesmärk on sisearuandlus, ettevõttesiseselt kulude hüvitamine või reisikulude siseriiklikule aruandlus. Tuluteenistus? Need kaks reisikulude vormimallide kasutusviisi on väga erinevad ja konkreetsete eesmärkide välja selgitamine võimaldab hõivatud pendeldajatel ja teistel leida parimad vormid, mis aitavad neil vajalikust aru anda. Aitab ka selgete ja hõlpsasti kasutatavate vormide olemasolust, kus on iga erineva kulutüübi jaoks eraldi veerud.
Parima reisikulude vormi valimise üks peamisi aspekte on läbisõiduarvestus. Paljud ettevõtted ja ka föderaalvalitsuse maksuteenistus nõuavad läbisõidumõõdiku märgistusi ja muid olulisi andmeid, et sõidukis läbitud miile täpselt registreerida. Parimad reisikulude vormid sisaldavad seda teavet koos muude konkreetsete kuludega, nagu teemaksud jne.
Teine oluline aspekt parima reisikulude vormi valimisel on selle vormi sobitamine erinevate transpordiliikidega, mida töötaja tavaliselt kasutab. Paljud kuluvormid koostatakse ainult isikliku sõiduki kasutamise jälgimiseks, kuid teised sisaldavad eraldi aruandlust rongide, busside ja lennukite ning muude transpordiliikide kohta. Vormidel peaksid olema ka eraldi kategooriad reisiga seotud kulude (nt toidu) jaoks, kuna need kehtivad konkreetse hüvitamislepingu puhul.
Lisaks kõikidele konkreetsetele reisikulude aruande kirjetele on oluline valida ka reisikulude vormid vastavalt nende vormingule. Kuna tänapäeva ärimaailmas toimub Interneti kaudu nii palju, võib olla mõttekas valida digitaalses vormingus blankette, mida saab hõlpsasti kesksesse raamatupidamisbüroosse saata. Juht või muu reisikulude vormide eest vastutav isik peaks mõtlema, kui lihtne on neil “välja logida” või lisada ettevõtte “teenusele orienteeritud arhitektuur” või “SOA”. Kõige eelneva arvestamine aitab juhtidel teha parimaid valikuid toimiva reisikulude vormi osas.