Kahjutõend on vormikohane dokument, mille kindlustatu koostab ja teatud tüüpi kahju korral kindlustusandjale edastab. See avaldus sisaldab tavaliselt üksikasjalikku teavet tekkinud kahju liigi, kahju hulka kuuluvad kaetud esemed, kaasatud vara märgitud väärtuse ja nõude kogusumma kohta. Paljudel juhtudel toimib see nõudega seotud varakahju ametliku deklaratsioonina ja ka kahju tõendava dokumendina. Dokumendi täpne struktuur sõltub kindlustusandja kehtestatud nõuetest ja kehtivatest kohalikest omavalitsustest.
Kahjutõendi kasutamine on levinud paljude kindlustusnõuete puhul. Üks parimaid näiteid on nõue, mis esitatakse majaomaniku poliisile pärast seda, kui teatud tüüpi loodusõnnetus on kodu täielikult või osaliselt hävitanud. Sel juhul teeb majaomanik oma agendiga koostööd, et kirjeldada katastroofi olemust ja muid üksikasju, katastroofi toimumise kuupäeva ja vara praegust turuväärtust. Eeldusel, et poliitikaga hõlmaks ka kodus leiduv sisustus ja muud asjad, käsitletakse neid väljavõttel individuaalselt ja määratakse väärtus majaomaniku hinnangu alusel.
Kui dokument on kindlustusandjale esitatud, hinnatakse üksikasju ja pakkuja kas lubab või keelab iga rea. Kui teenusepakkuja on nõude õigsuses veendunud ja lõppmakse summa kinnitanud, pakutakse kindlustatule tasumist. Kui pool peab makse suurust õiglaseks, aktsepteerib ta seda ja nõue loetakse täielikuks.
Kahjutõendi vormi nõuetekohaseks täitmiseks on hea mõte, kui üksikisikud peavad pidama arvestust, mis võimaldab juurdepääsu vormil tehtud avalduste kinnitamiseks vajalikele andmetele. See võib hõlmata teatud tüüpi andmesalvestusseadme kasutamist vara digitaalsete fotode elektrooniliste koopiate hoidmiseks, samuti elektroonilisi dokumente, mis tõendavad iga kindlustuspoliisi tingimustega hõlmatud vara väärtust. Sellise seadme nagu CD-salvestaja kasutamine ja koopiate hoidmine nii kodus kui ka pangakastis või mõnel muul kergesti ligipääsetavas kohas võib hädaolukorras nõude esitamise palju lihtsamaks muuta.