Hangete planeerimine on protsess, mida ettevõtted või asutused kasutavad ostutegevuse planeerimiseks teatud perioodiks. Tavaliselt tehakse see eelarve koostamise käigus. Osakonnad peavad igal aastal taotlema eelarve personali, kulude ja ostude jaoks. See on hanke planeerimise protsessi esimene samm.
Seejärel vaadatakse üle kõigi osakondade eelarved ja hanke planeerimisele pühendunud organisatsioonis kulub raamatupidajatel aega ühiste ostunõuete leidmisele. Esitatud eelarvete põhjal võivad nad suunata osakondi tööle tsentraalse ostuga, et kombineerida oma planeeritud kulutusi konkreetsetele kaupadele. See protsess toimib kõige paremini organisatsioonis, mis on pühendunud kulude vähendamisele. Tarnekuupäevade, lepingu järgimise ja klienditeenindusega seotud probleemid tuleb enne lepingu sõlmimist sisemiselt lahendada.
Hanke põhikontseptsioon on see, et täpsem planeerimine, ajakava koostamine ja grupiostmine toovad kaasa kulude kokkuhoiu, tõhusama äritegevuse ja seega ka kasumlikkuse suurenemise. Hanke planeerimise aluseks on neli etappi: grupi ostmine, õigeaegne kohaletoimetamine, kokkulepitud hulgihinnad ja vähendatud halduskulud.
Grupiostmine on erinevate osakondade koguressursivajaduse kombineerimise ja ühe ostutellimuse loomise protsess. Osakonnad võivad füüsiliselt asuda erinevates hoonetes, mille tarnekuupäevad, kogused ja tingimused on märgitud ostutellimuses. See tava on üha tavalisem valitsuse ja avaliku sektori ettevõtetes, kus sama eset saab osta erinevatele institutsioonidele.
Õigeaegne kohaletoimetamine on hangete planeerimise keskne komponent. Selle mudeli puhul kannab ladustamiskulud tarnija. Nad vastutavad selle eest, et ostetud materjalikogused oleksid valmis ja tarnitavad kindlaksmääratud kuupäevadel ja kellaaegadel. Seda tüüpi tarnenõue kombineeritakse tavaliselt grupi ostmisega, hoides ladustamiskulud madalad.
Hulgihinna määramine ja läbirääkimised on hanke planeerimise lõpuleviimisel väga olulised. Organisatsioonid, kes kombineerivad teatud perioodiks nõutava kogukoguse, saavad kindla tellimistaseme alusel saada madalama hinna. Tavaliselt viib läbirääkimised lõpule hankedirektor või vanemostuagent.
Üldkulud on organisatsiooni kulu kogu hanke tasumiseks. See hõlmab hankepersonali palkasid ja tugikulusid, arvete töötlemist, tšeki tootmist ja hankijate päringute lahendamist. Korraldatud ja juhitud protsess välistab olulise osa nendest kuludest, kuna need tekivad iga kauba kohta ainult üks kord.
SmartAsset.