Pakkumiste kirjutamine on paljude ettevõtete jaoks vajalik osa ellujäämisest ja olemasolust. Ettevõtted peavad oma tegevuses jätkamiseks pakkumisi võitma ning pakkumisettepanekud tehakse pakkumiste kirjutamise teel. Rahastamisallikad, millest pakkumisi taotletakse, on piiratud, mistõttu on hea kirjalik pakkumine kohustuslik. Nende rahaliste vahendite tagamine ettevõtte jaoks on samuti raske ja konkurentsitihe protsess, kuna kõik ettevõtted vajavad ühel või teisel ajal raha.
Pakkumiste kirjutamine on oskus, mida saab aja ja harjutamisega täiustada ja tugevdada. Mõnel ettevõttel on ettevõttes oma pakkumiste koostajad, samas kui teised kasutavad teenuseid, mis kirjutavad pakkumisi, pakkumistaotlusi ja pakkumismalle. Pakkumise taotlus (RFP) on dokument, mis on osa pakkumisprotsessist, mida kasutatakse konkreetse teenuse pakkumise esitamiseks. Pakkumise päringu mall sarnaneb tavaliselt pakkumise malli või üldise pakkumise malliga. Need koosnevad põhivormingutest, mida pakkumise koostaja saab kasutada lähtepunktina ning kohandada kirjutamisstiili ja -keelt vastavalt ettevõttele, mida ta esindab.
Kuna tavaliselt tuleb pakkumiste kirjutamine vajalike rahaliste vahendite saamiseks teha lühikese tähtaja jooksul, pöörduvad ettevõtted sageli pakkumiste kirjutamiseks kirjutamisteenuste poole. Need teenused hõlmavad sageli pakkumise nõustamist, eelkvalifitseerimise küsimustikku, RFP-d, pakkumiskutse (ITT) esitamist, korrektuuri, toimetamist, uurimist, kõigi dokumentide ettevalmistamist ja esitluskoolitust. Mõnikord peab ettevõte esitama oma pakkumise enne rahastavat kontserni. Pakkumise kirjutamise eest hoolitsev organisatsioon on sageli valmis korraldama ettevõttele koolitusi parimate taktikate ja strateegiate kohta, mida pakkumise esitamisel kasutada.
Enne pakkumise kirjutamist peab ettevõte koguma kokku kõik oma finantsdokumendid ja andmed, sealhulgas maksuaruanded ja palgaarvestuse andmed. Samuti tuleb hankida pakkumisvorm ja pakkumisettepaneku leht, millel on ära toodud kõik pakkumises järgitavad reeglid. Pakkumist koostav isik või organisatsioon peab arvestama ka kontrollaktidega. Sageli ei võeta pakkumisi isegi arvesse, välja arvatud juhul, kui pakkumine sisaldab asjakohast ülevaatusaruannet selle hoone või kontori kohta, kust pakkumine tehakse.
Kõik pakkumise tingimused peavad olema dokumendis selgelt välja toodud, kuna suulist kirjavahetust ei peeta alati arvesse. Parim nõuanne pakkumise kirjutamiseks on selle eest varakult hoolt kanda. Ärge oodake tähtaja lähenemist, sest pakkumine kiirustatakse ja hindajad märkavad seda. Pakkumised peaksid olema hästi planeeritud; seda saab sageli kõige paremini saavutada kontuuri kasutamisega enne kirjutamist. Veenduge, et kirjutis oleks veenev ja ahvatlev, sest kõige edukamad pakkumised tõmbavad lugejate tähelepanu kohe.
SmartAsset.