Paberitöö korras hoidmine aitab teil vajadusel pabereid leida, ilma et peaksite kõikjalt otsima. Mõned inimesed ei pruugi failide korrastamiseks aega võtta, sest nad pole kindlad, kust alustada, kuid oluline on hoida kõik korras ja segamatult. Kuigi failide korrastamine võib tunduda ebatõenäoline, eriti kui vaatate praegu ületäitunud failikappi, on see väga teostatav.
On neid, kes ei pruugi olla kindlad, kui kaua nad peaksid oma pabereid säilitama. Kuni teie paberid on maksustamise seisukohalt olulised, on oluline hoida neid jaanuarist kuni järgmise aasta maksude tasumiseni. Pärast maksude tasumist võib teie raamatupidaja anda nõu, kui kaua peaksite pabereid säilitama. Pabereid, mis puudutavad teie makse, haiguslugusid, pensioni- ja säästukontosid ning eluasemedokumente, tuleks säilitada alaliselt. Pabereid, mis on seotud teie kallite esemetega, nagu ehted, autod ja antiikesemed, tuleks samuti püsivalt säilitada. Krediitkaardi väljavõtteid, mida võiksite säilitada seitse aastat, ja kommunaalmakseid, mida saate tavaliselt säilitada umbes aasta.
Kui soovite faile korraldada, võite säästa palju aega ja ruumi, kui vabanete sellest, mida te ei vaja. Asetage iga paber hunnikule koos teiste vastavate paberitega ja kõik, mida te ei soovi, asetage teise hunnikusse, et purustada. Pärast suuruse vähendamist teate täpselt, kui palju ruumi oma failide jaoks vajate.
Manila kaustad on kasulikud, kui on aeg faile korraldada. Kirjutage vahekaardile, mida iga kaust sisaldab, ja asetage kaustad tähestiku järjekorda. Viige igas kaustas olevad paberid kuupäeva järjekorda, näiteks asetage vanemad paberid taha ja uuemad ette. See pole mitte ainult lihtsam vajaliku leidmiseks, vaid ka kaustade puhastamiseks.
Paberfailid ei ole ainsad failid, mis võivad olla korrastamata; saab ka digitaalseid faile. Selleks, et teada saada, mida peate korraldama, minge läbi oma arvuti kõik alad ja puhastage failid, mida te enam ei vaja, olgu need siis pildid või dokumendid. Kui soovite siiski faile, kaaluge nende ülekandmist USB-mälupulgale või tühjale CD-le.
Failide korraldamiseks peaksite määrama igale neist kindla koha. Täpselt nagu paberfailide puhul, looge arvutis üksikud kaustad kindlate kategooriate järgi. Näiteks koondage oma tööprojektid ühte kausta ja teatud perepuhkuse fotod teise ja märgistage need vastavalt. Ükskõik, kas vajate neid või otsustate, et soovite need tulevikus kustutada, teate täpselt, kust neid leida. Kõikide korrastatuse tagamiseks ärge unustage iga salvestatud digitaalfaili õigesti sildistada ja vastavasse kausta panna.
Ebasüstemaatilised failid võivad teid häirida ja frustreerida, kuid kui korraldate need korra, ei pea te neid võib-olla uuesti tegema. Kui hoiate neid pidevalt korras, ei pea te kulutama aega esialgse organiseerimisprotsessi uuesti läbimiseks. Failide korraldamiseks aja võtmine võib aidata teil ilma põhjaliku otsinguprotsessita leida vajaliku siis, kui seda vajate. Lisaks väldib failide ühes kohas korraldamine nende segadust, mis voolab üle kogu teie ülejäänud kodu.
SmartAsset.