Personalijuhtimise infosüsteem on protseduuride ja rakendatud tehnoloogia kogum, mida personalitöötajad kasutavad ettevõtte või organisatsiooni töötajate andmete jälgimiseks ja korraldamiseks. See teave võib hõlmata palgaarvestust, maksudokumente ja määratud hüvitiste (nt tervisekindlustuse) andmeid. Muud töötajate teavet hoitakse sageli seda tüüpi süsteemis perioodiliste töötulemuste hindamiseks. Need kirjed on tavaliselt CV-d ja asjakohaste tööstusharu sertifikaatide koopiad. See personalijuhtimise valdkond hõlmab nii arvutitarkvara kasutamist kui ka tavalisi tavasid asjakohaste andmete sisestamiseks ja värskendamiseks.
Suure töötajate arvuga ettevõtted vajavad kogu selle teabe täpseks arvestuseks sageli eraldi personaliosakonda. Personalijuhtimise infosüsteemiga töötamine eeldab nii head tehnoloogiatundmist kui ka oskust vajalikke andmeid kiiresti kätte saada. Nende personaliülesannete jaoks loodud tarkvarapakett koosneb tavaliselt lingitud andmebaasidest, mis sisaldavad erinevaid teabekogumeid. Üks andmebaas võib sisaldada väljastatud palgatšekkide kirjeid, mis on lingitud teise andmebaasiga, mis sisaldab teavet näiteks kinnipeetud maksude kohta. Personalitöötajad vastutavad selle tööjõuteabe ajakohastamise ja täpsuse eest.
Lisaks andmete regulaarsele säilitamisele personalijuhtimise infosüsteemis peavad personalitöötajad tegema ka spetsiifilisi päringuid, mis toovad välja teatud info. Olenevalt installitud süsteemi tüübist võivad nad seda teavet küsida käskudega, näiteks struktureeritud päringukeeles (SQL) või sarnases andmebaasi programmeerimiskeeles. Muud tüüpi personalihaldustarkvaradel on graafilised kasutajaliidesed koos funktsioonidega vormide, tabelite, diagrammide ja aruannete loomiseks ja salvestamiseks. Kui personalijuht soovib säilitada töötajate CV-de ja sarnaste dokumentide skaneeritud koopiaid, sisaldab infosüsteem sageli optilise märgituvastuse (OCR) võimalust otsitavate elektrooniliste koopiate loomiseks.
Personalijuhtimise infosüsteemil on oluline roll ka ettevõtte töölevõtmisel ja vallandamisel. Paljud ettevõtted kasutavad seda tüüpi programmide OCR-funktsioone CV-de otsimiseks määratud märksõnade otsimiseks. Kandidaatidel, kelle CV-d vastavad märksõnadele, on sageli paremad võimalused saada intervjuukutse. Mõned ettevõtted kasutavad seda tehnoloogiat kõigi uute töötajate poolt läbitud sertifikaatide jälgimiseks ja registreerimiseks, eriti nende puhul, mis loetakse tasuliseks koolituseks. Töötajatel, kes võivad vajada distsiplinaarmeetmeid või nõustamist, säilitatakse sageli ka selle teabe andmed oma personaliosakonna elektroonilistes personalifailides.
SmartAsset.