Ärikirja kirjutamisel tuleks kasutada vestlustooni ja õiget vormingut ning olla lühidalt. Planeerige oma kiri enne kirjutamist, loetledes peamised kaasatavad valdkonnad või teemad ning kõik konkreetsed juhtumid või üksikasjad. Seejärel määrake probleemide lahendamiseks loogiline järjekord. Viidake lühidalt mis tahes varasemale kirjavahetusele või vestlustele esimeses lõigus, seejärel minge otse ärikirja eesmärgi juurde. Märkige viimases lõigus selgelt kõik järelmeetmed.
Toon
Kasutage meeldivat tooni, eriti kui ärikiri sisaldab eitavat tegevust või eitavat vastust. Kui see on asjakohane, väljendage tunnustust selle eest, kuidas adressaat on teid aidanud. Viimases lõigus tänage adressaati tema aja, tähelepanu või vaeva eest. Olemata liiga isiklik, proovige kasutada ärikirjade puhul sõbralikku, kaastundlikku tooni. Kui teie või teie ettevõte on teinud vea, tunnistage oma süü otse.
Vältimaks kalduvust kirjutada ärikirjas liiga formaalselt, kasutage kokkutõmbeid, näiteks neid, mida tavaliselt rääkimisel kasutatakse. Kaasake ka isiklikud asesõnad – näiteks “mina”, “meie” ja “meie” –, mitte formaalsemate valikute, näiteks “ettevõte” asemel. Olge lühidalt. Näiteks selle asemel, et kirjutada “Saime teie kirjavahetuse kohta …” kirjutage lihtsalt “Saime …”. Väga formaalsed fraasid on teatud tüüpi juriidilistes dokumentides või kirjavahetuses sobivamad kui lihtsates ärikirjades.
vorming
Kasutage ärikirja jaoks õiget vormingut. Blokeerimisstiil on kõige lihtsam. Plokk-stiilis kirjas algavad kõik osad vasakust veerisest ilma taandeta.
Põhikomponentide järjestus
Kui kasutate kirjaplanke, mille ülaossa on trükitud ettevõtte või isikunimi, ei pea te oma nime ja aadressi sisestama. Kui te ei kasuta kirjaplanki, tippige oma aadress lehe ülaossa. Enamiku ärikirjade jaoks peaksite vältima uhkete kirjatarvete või värvilise paberi kasutamist.
Sisestage kuupäev umbes kolm kuni kümme rida pärast aadressi või kirjaplangi alla trükitud kuupäev ja kirjutage kindlasti kuu välja. Sisestage siseaadress neli rida kuupäeva alla. Siseaadress sisaldab saaja täisnime, tänava aadressi, linna ja sihtnumbrit, kusjuures igaüks neist on eraldi real. Jätke aadressi viimase rea ja tervituse vahele üks tühi rida. Tervitus on tavaliselt vormingus “Kallis härra Smith” või “kallis proua Jones” – kasutades nende näidete asemel loomulikult adressaadi tegelikku perekonnanime –, millele järgneb koolon.
Üks tühi rida eraldab kirja iga lõigu. Tippige lõpusõna, nt “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. Kasutage pärast sulgemist koma.
Jättes allkirja jaoks kolm või neli tühja rida, tippige oma nimi. Soovi korral pane oma ametinimetus oma nime alla. Kui lisate oma ärikirjale manuseid või lisasid, tippige oma trükitud nime või ametinimetuse alla tühja rea järele sobiv sõna – „Manus” või „Kaasas”.
Korrektuur
Kontrollige oma ärikirja pärast selle kirjutamist, et veenduda, et kõik on õige ja täielik, sealhulgas kõik kuupäevad ja rahasummad. Kontrollige kirja trüki- või grammatikavigade osas. Laske kellelgi teisel oma kiri enne saatmist läbi lugeda ja ärge unustage kirja allkirjastada sinise või musta tindipliiatsiga.
SmartAsset.