Pakkumise kutse on agentuuri, organisatsiooni või ettevõtte taotlus, et tarnijad esitaksid pakkumised projekti lõpuleviimiseks või jooksvate tarnevajaduste rahuldamiseks. Iga pakkumine peaks sisaldama üksikasjalikku jaotust selle kohta, mida ja mis hinnaga pakutakse. Tavaliselt võidab madalaim pakkumine, kuigi lepingu sõlmimise otsustamisel võivad rolli mängida ka muud tegurid. Pakkumise kutsed on sageli kirjas ajalehtedes ja avalikel teadetetahvlitel ning neid saab hankida ka organisatsiooni kontori kaudu.
Tuntud ka kui pakkumiskutse, küsib see päring lihtsalt hinnateavet. See erineb pakkumise taotlusest, mille puhul dokument sisaldab arutelu selle üle, mida on vaja, ja kutsub müüjaid mitte ainult esitama hinnaprognoosi, vaid ka arutama, kuidas nad vajaduse rahuldavad. Pakkumise taotlustes on lubatud rohkem tegutsemisruumi, kuna pakkuja võib näidata, et kallimal meetodil on pikaajaline kasu või et see suudab vajadusi paremini rahuldada kui teine müüja.
Pakkumise kutse on sageli pitseeritud. Pakkujad saavad spetsifikatsioonide kohta dokumendid ja neil on pakkumise esitamise aeg. Teatud kuupäeval ja kellaajal avavad töötajad kõik pakkumised korraga, salvestavad asjakohased üksikasjad ja otsustavad, milline pakkuja peaks lepingu saama. Valitsusasutuste puhul on see teave avalikkusele avatud ja iga müüja võib küsida pakkumiste, sealhulgas võitnud pakkumiste vaatamist.
Juhtudel, kui lepingus ei tehta madalaimat pakkumist, on see tavaliselt tingitud murest müüja suutlikkuse pärast tarnida. Pakkumise kutse võib olla kahtlaselt madal või pärineda halva mainega ettevõttelt. Eelkõige ei saa valitsusasutused teha äri teatud riikides asuvate või teatud režiimidega seotud müüjatega ja võivad seega pealtnäha mõistliku pakkumise tagasi lükata, kui on eetilisi või poliitilisi probleeme. Kui madalaim pakkumine lükatakse tagasi, peab agentuur esitama kindla põhjuse, et vältida süüdistusi soosimises või diskrimineerimises.
Tähtis on pakkumiskutse väga hoolikalt läbi lugeda. Protsessiga kursis olevates ettevõtetes võib olla töötajaid, kes keskenduvad kõigi avatud taotluste läbivaatamisele, ettevõttele sobivate taotluste leidmisele ja pakkumiste ettevalmistamisele. Dokumentatsiooni tuleb täpselt järgida ning pakkumine peab olema täielik ja täielik. Kui pakkumiskutses on viga, tuleb ettevõttel see võimalikult kiiresti parandada, kuna pakkumine võib olla lepingu sõlmimise aluseks ja eksimus võib kujuneda väga kulukaks.
SmartAsset.