Front office’i tugi hõlmab mitmeid tööülesandeid, mis on vajalikud ettevõtte igapäevaste toimingute sujuvaks toimimiseks. Need ülesanded hõlmavad sageli klientide telefonikõnede suunamist õigetesse osakondadesse, klientide küsimustele vastamist, dokumentide esitamist, andmete sisestamist asjakohastesse arvutitarkvaraprogrammidesse ja finantstehingute töötlemist. Erinevat tüüpi esinduse tugitööd on kohandatud erinevatele ettevõtetele ja organisatsioonidele. Meditsiini-, õigus-, haridus- ja väikeettevõtete esindustel on igaühel ainulaadsed kohustused, kuigi esinduse üldine eesmärk on esitleda avalikkusele organisatsiooni professionaalset ja tõhusat kuvandit.
Erinevate kontoritöökohtade hulka kuuluvad ametnikud, administraatorid ja administraatorid. Need töökohad kaasnevad tavaliselt erineva vastutustasemega, olenevalt töötaja kogemusest ja haridusest, ning nendega seotud ülesanded võivad väikeste organisatsioonide esindustöötajate puhul mõnikord kattuda. Failiametnikud vastutavad sageli prinditud dokumentide korrastatud arvestuse pidamise ja praeguse klienditeabe sisestamise eest arvutiandmebaasi või tabelarvutusprogrammidesse. Vastuvõtutöötajad tervitavad eeskätt kontorisse sisenevaid kliente ja vastavad sissetulevatele telefonikõnedele, samuti suunavad nad tavaliselt mitmeliinilise telefonisüsteemi kaudu kõned teistesse osakondadesse. Administraatoriassistendid võivad neid arhiveerimis- ja klienditeenindusülesandeid täita lisaks tööandja päevakavade korraldamisele ja mitmesuguste dokumentide tekstitöötlusele.
Sõltuvalt konkreetse ettevõtte suurusest ja ressurssidest võivad klienditeeninduse tugipersonal vastutada ka teatud tüüpi klientide finantstehingute eest. Nad võivad töödelda toodete või teenuste krediitkaardimakseid ja väljastada klientidele nende maksete kviitungeid. Mõned organisatsioonid, kes tellivad oma palgaarvestuse töötlemise allhanke korras, võivad nõuda, et üks nende esinduse tugitöötajatest võtaks valmis tšekid palgaarvestusettevõttest välja. Seejärel vastutab see töötaja mõnikord tšekkide õigeaegse jagamise eest ülejäänud kontorile.
Kuna kontori tugisüsteem on mis tahes organisatsiooni oluline osa, viivad paljud ettevõtted korrapäraste ajavahemike järel läbi kontorianalüüsi. Seda tüüpi kvaliteedikontrolli uuring uurib esindustöötajate tõhusust, korraldust ja professionaalsust ning sõnastab viise vajalike paranduste tegemiseks. Front office analüüsi tulemused on mõnikord aluseks esindustöötajate edutamise ja palgatõusu otsuste tegemisel. Analüüsist positiivseid hinnanguid saanud kontori tugitöötajad on tavaliselt need, kes suudavad klientidega hästi suhelda, meeskonnana koostööd teha ja täita oma ülesandeid väheste vigadega.
SmartAsset.