Suurettevõtte “tagakontoris” on palju erinevaid süsteeme, sealhulgas planeerimine, tootmine, levitamine, saatmine ja raamatupidamine. Ettevõtte ressursside planeerimine (ERP) on süsteem, mis integreerib kõik need funktsioonid ühtsesse süsteemi, mis on loodud täitma ettevõtte iga eri osakonna vajadusi. ERP on pigem metoodika kui tarkvara, kuigi see sisaldab mitut tarkvararakendust, mis on koondatud ühe integreeritud liidese alla.
ERP-süsteem hõlmab ettevõtte mitut osakonda ja mõnel juhul ületab ERP ka ettevõtte piire, hõlmates ka partnerite ja tarnijate süsteeme, et tuua sisse lisafunktsioone, nagu tarneahela juhtimine. Kuna see on nii suur ja kõikehõlmav, ulatub ERP-süsteem palju kaugemale, kui tegemist on lihtsa tarkvaraga. Iga rakendus on ainulaadne ja loodud vastama juurutaja erinevatele äriprotsessidele. ERP juurutamine võib maksta miljoneid dollareid ja selle valmimine võib kesta mitu aastat.
ERP-süsteem esindab tõenäoliselt ettevõtte suurimat IT-investeeringut, nii et mõned ettevõtted eelistavad rakendada ERP-d järk-järgult, mitte korraga. Mõned ERP-müüjad pakuvad selle järkjärgulise lähenemise võimaldamiseks modulaarseid tarkvaraüksusi koos ühtse liidesega.
Olenemata sellest, kuidas ettevõte sellele läheneb, toob ERP kindlasti olulisi muudatusi ettevõtte äritegevuses. See reguleerib töövooge ja muudab pikaajalisi protsesse. Ettevõtted kohtavad sageli vastupanu töötajate poolt, kes ei taha oma tõestatud meetoditest lahti lasta. Töötajad võivad karta ka oma töökoha pärast; kuna ERP teeb äriprotsessides nii radikaalseid muudatusi, ei ole ebatavaline, et ametijuhendeid muudetakse või need üldse kõrvaldatakse.
Pärast rakendamist toob ERP-süsteem aga tohutuid eeliseid. Kuna kõik süsteemid on omavahel ühendatud, saavad kõik osakonnad hõlpsamini teavet jagada. Osakondade vahel toimuv töövoog võib muutuda palju automatiseeritumaks ja lõppkokkuvõttes teenindatakse kliente paremini, kuna kliendile suunatud rakendusi kasutaval isikul on juurdepääs igale asjakohasele protsessile puudutavale teabele. Näiteks saab keegi müügitöötaja hõlpsasti sisse logida ühte süsteemi, et määrata kindlaks veel tootmises oleva klienditellimuse olek. Kõik see maksab siiski; koolituskulud on suured, sest töötajad ei pea mitte ainult õppima uut tarkvara kasutama, vaid õppima ka uusi protsesse.
Põhjuseid, miks ettevõte ERP juurutab, on palju. ERP-süsteem integreerib teavet, nagu tellimuste teave ja finantsandmed. See võib kiirendada tootmisprotsessi, automatiseerides protsesse ja töövoogu ning selle tulemusena vähendab see ka vajadust suurte laovarude kandmiseks. Kuigi esialgsetest kuludest võib piisata finantsjuhi õudusunenägude tekitamiseks, annavad hüvitised lõpuks, kui seda õigesti rakendatakse, süsteemi rakendavale ettevõttele suure konkurentsieelise.
SmartAsset.