Jaotamise tõhusus on seotud sellega, mil määral antud tegevus toob kaasa rohkem positiivseid tulemusi kui negatiivsete tulemuste loomine. See põhiline lähenemisviis saadava kasu mõõtmisel tuleb mängu paljude erinevat tüüpi ärifunktsioonide puhul, sealhulgas kliendibaasi loomine, äriüksuse organiseerimine ja selle üksuse lõplik edu või ebaõnnestumine. Lühidalt öeldes seisneb jaotamise tõhusus olulise kasu loomises, tekitades samas suhteliselt vähe kohustusi.
Selleks, et mõista, kuidas jaotava efektiivsuse kontseptsioon töötab, kaaluge ettevõtte otsust muuta protseduurilist muudatust teabe jagamise viisis kogu organisatsioonis. Selle asemel, et kasutada paberkandjal dokumente peamise andmeedastusvahendina, otsustatakse luua ettevõttesisene võrk, kus aruandeid ja muid andmeid levitatakse e-posti ja privaatsõnumiprogrammi abil. See muudatus toob kohe kasu, kuna väheneb tavaliselt paberkandjal dokumentide loomiseks kasutatavate kontoritarvete hind, suurendades samal ajal ka teabe jagamise kiirust osakonnajuhatajate vahel ja üksikute osakondade sees.
Samal ajal on uuele suhtlusprotsessile tõenäoliselt teatav negatiivne reaktsioon. Need, kes eelistavad paberdokumente, on tõenäoliselt vähem reageerivad, mis võib aeglustada andmete tõhusat kasutamist. Teised võivad tunda end uuest süsteemist hirmununa ja kõhklevad ressursside täielikus kasutamises. Jaotamise tõhususe kontseptsioon nõuab, et ettevõte kaaluks selle elektroonilise suhtlusstrateegia rakendamise eeliseid ja võimalikke puudusi. Kui otsustatakse, et kasu kaalub oluliselt üles mis tahes kohustused ja viib ettevõtet edasi, nõuab jaotamise efektiivsus muudatuste tegemist.
Samamoodi võib jaotamise ebatõhusa seisundi saavutada, kui meetmeid võetakse, ilma et oleks piisavalt arvesse võetud võimalikke eeliseid ja puudusi, mis tõenäoliselt arenevad. See kehtib olenemata sellest, kas eeliseid tõstetakse esile, jättes tähelepanuta võimalikud kohustused, või rõhutatakse puudusi, kuid ei vaadelda tähelepanelikult tegevusega kaasnevaid võimalikke eeliseid. Seda tüüpi kaldprojektsiooni vältimiseks on oluline arvestada mõlema teguriga ja seeläbi luua tasakaal, mis on omane jaotusefektiivsusele.
Üldist lähenemisviisi saab kasutada peaaegu igat tüüpi äritegevuses. Väikeettevõtete omanikud võivad kaaluda, kuidas teatud kaubamärgi kaupade kandmine mõjutab ettevõtte kasumit. Suurettevõtete osakonnajuhid võivad uurida positiivseid ja negatiivseid tulemusi, mis osakonna tööjõu ümberstruktureerimisel tõenäoliselt ilmnevad. Isegi olukordades, kus juhatuse koosseisu muudatused muutuvad vajalikuks, võib jaotamise efektiivsuse idee rakendamine aidata aktsionäridel mitmeks aastaks hoiduda vale isiku juhatusse paigutamisest.