Arvehaldus on ettevõttesisene funktsioon, mis vastutab hankijate või tarnijate dokumentide haldamise eest. Arved on raamatupidamises algdokument. Algdokumendid kirjeldavad konkreetset teavet finantstehingu kohta. Müüjad pakuvad ettevõtetele tavaliselt välisteenuseid, nagu hooldus, kommunaalteenused, kontoritarbed või reklaam. Tarnijad esindavad ettevõtteid, kes pakuvad ettevõtetele majandusressursse. Majandusressursside hulka kuuluvad tarbekaupade või teenuste tootmiseks vajalikud toorained ja otsene tööjõud. Ettevõtted kasutavad arvehaldusprotsesse tagamaks, et müüjad ja tarnijad saavad makse õigeaegselt.
Levinud arvehaldusprotsess on võlgnevuste funktsioonides leiduv kolmepoolne vastesüsteem. Ostutellimused esindavad ettevõtte sisemist teavet, mis annab üksikisikutele konkreetse volituse müüjatelt või tarnijatelt esemete ostmiseks. Tavaliselt on ettevõttes kaks ostutellimuse koopiat. Üks saadetakse müüjale või tarnijale ja üks jäetakse ettevõtte raamatupidamisosakonda. Seda dokumenti hakatakse kasutama hiljem arvehaldusprotsessi käigus.
Äritehnoloogia tarkvara kasutavad ettevõtted võivad kasutada ostutellimuste elektroonilisi koopiaid. Selle asemel, et hoida failis paberkoopiat, võivad ettevõtted selle teabe skannida serveri andmebaasi. See võimaldab üksikisikutel ostutellimust vastavalt vajadusele üle vaadata või alla laadida. Äritarkvara võib suurendada ka ostutellimuse teabe täpsust.
Teine dokument kolmepoolse vaste arvete haldussüsteemis on vastuvõtupilet. Vastuvõtupilet ja näitab, et kõik kaubad või teenused on ettevõtte poolt vastavalt ostutellimusele laekunud. Piletite kättesaamise eest vastutavad tavaliselt ettevõtte ladu või administratiivpersonal. Ostutellimuse ja vastuvõtupileti koopia saadetakse raamatupidamisse arve tasumise vormistamiseks.
Paljud müüjad ja tarnijad pakuvad klientidele 30 päeva aega enne tasumata jääkide tasude ja intresside hindamist. Võlakohustuste ametnikud esitavad vastuvõtupileti ja ostutellimuse täitmata faili. Pärast müüja lõpparve saamist, milles nõutakse makset, võrdleb maksete ametnik kõik kolm dokumenti, et tagada teabe vastavus. Iga dokumendi teabe sobitamine on kolmepoolse arvehaldussüsteemi tuum. Ettevõtted maksavad müüjatele või tarnijatele harva, kui dokumendid ei ühti. Kui võlgnevuste protsess on lõpule viidud, lõikavad ametnikud arve jaoks välja tšeki, nõuavad omanikult või asjakohaselt haldurilt allkirja ja saadavad tšeki posti teel.
Ettevõtted võivad kasutada kohandatud arvete haldussüsteeme. Ettevõtete omanikud ja juhid töötavad välja süsteemi, mis toetab kõige paremini nende kontori- ja raamatupidamisfunktsioone. Suuremad organisatsioonid, kes saavad iga kuu mitusada arvet, võivad soovida lihtsamat süsteemi kui kolmepoolne vaste. Arvete haldamine ei eelda, et kõik ettevõtted kasutaksid sama süsteemi.
SmartAsset.