Dokumendihaldusprotsess on süsteem, milles dokumente korraldatakse ja säilitatakse edaspidiseks kasutamiseks. See protsess võib olla algeline, näiteks kui keegi paneb kviitungid kingakarpi vähese organiseeritusega või üldse mitte. Protsess võib olla ka väga keerukas, näiteks kui ettevõte on välja töötanud keeruka skannerite komplekti, et koguda, korrastada ja hoida teavet, mis on eraldatud eelnevalt kavandatud vormidest, millele määratakse enne kataloogimist ja ladudesse arhiveerimist viitenumbrid. Mõlemal juhul on dokumendihalduse põhielemendid kehtestatud.
Üldjuhul järgitakse dokumendihalduses arusaama, et dokumente on vaja koguda, tellida ja arhiveerida teatud tüüpi plaani järgi ühise eesmärgi saavutamiseks. Enamasti kasutatakse dokumendihaldust seetõttu, et üksikisik või ettevõte kavatseb dokumentidest saadavat teavet kasutada või peab arvestama tulevase vajadusega. Nendes dokumentides sisalduv teave võib üldiselt olla ühtne või rühmitatud vastavalt teatud tüüpi vajadustele või eesmärkidele, nagu raamatupidamine, ajalugu või eeskirjade järgimine.
Väikeses mahus rakendab iga üksik maksumaksja iga-aastaseks esitamiseks maksudokumente korraldades dokumendihaldusprotsessi. Üldjuhul koondatakse aastaks vajalikud dokumendid ühte, kergesti leitavasse kohta, näiteks kaustasse arhiivikapis. Dokumentide, nagu kviitungid, arved, sissemaksed ja maksuvormid, ühtsus seisneb üldises nõudes täita iga-aastane maksuvorm ja omada vajalikku dokumentatsiooni maksuvormi kannete toetamiseks. Deklaratsiooni esitamisel ja tõendavate dokumentide lisamisel paigutatakse saadud teabe- ja dokumentide kogum sageli eelmise aasta maksudeklaratsioonide juurde, mis on korraldatud aasta järgi. See on dokumentide haldamise põhivorm.
Dokumendihaldus võib olla ka keeruline, kaasatud, mitmeastmeline ja kulukas. Tõhus dokumendihaldus on eriti oluline tarbijateavet koguvate suurte ettevõtete puhul. Näiteks on finantseerimisasutuses sageli kaasatud investor ja enne investeeringu tegemist on range paberimajandus. Reguleerivad asutused võivad nõuda asutuselt mitte ainult kliendilt konkreetse teabe kogumist, vaid teabe teatud korrastamist ja dokumentatsiooni säilitamist teatud aja jooksul juurdepääsetavas vormis. Sellest tulenevalt võib see asutus kasutada keerukat dokumendihaldusprotsessi.
Sellise näite puhul, kui ettevõte on esialgse paberitöö kätte saanud, võib paberkoopia vormi skannida digitaalseks pildiks ja saata teabe kogumiseks ja korraldamiseks arvutiandmebaaside võrku. Seejärel võib paberkoopiale määrata viitenumbri, panna see kuupäeva- ja kellaajatempli järgi kasti ning saata lattu, mis kasutab oma dokumendihaldusprotsessi. Kui paberkoopiat on vaja vaidluse selgitamiseks või regulatiivse nõude täitmiseks, saab selle hõlpsasti välja otsida suurest sarnaste paberitööde arhiivist.
SmartAsset.