Ärikonverentsi planeerimine ei juhtu üleöö. On kohti, kus broneerida, sponsoreid koguda ja esinejaid kaasata. Samuti on vähe üksikasju, näiteks koht, kus osalejad linnas viibivad, millist toitu pakutakse ja palju muid asju, millega tuleb konverentsi õnnestumiseks tegeleda. Kui kavatsete tegeleda konverentside planeerimisega, siis siin on mõned asjad, mida meeles pidada.
Esiteks ärge kunagi eeldage, et saate kõigi üksikasjadega ise hakkama. Tegelikult on väga tõenäoline, et te ei suuda ilma abita koostada täielikku nimekirja kõigest, mida tuleb korraldada. Sel põhjusel peaks teie esimene ülesanne konverentside planeerijana olema planeerimiskomisjoni kokkupanek. Tavaliselt piisab viiest kuni kuuest inimesest koosnevast rühmast, et korraldada iga-aastane konverents, kuhu mahub sada kuni viissada inimest. Komisjon tervikuna katab palju tõenäolisemalt kõik alused ja võimaldab käsitleda kogunemise kõiki olulisi aspekte aegsasti.
Lisaks komisjoni kokkupanemisele on äärmiselt oluline alustada ettevalmistusi niipea kui võimalik. Pole vahet, kui ärikonverents on kaheksa kuu pärast. Konverentside planeerimise eksperdid alustavad sageli tööd eelseisva sündmusega kümme kuni üksteist kuud ette. Selle eeliseks on see, et teil on rohkem aega erinevate konverentsipaikade hindade võrdlemiseks, osalejate jaoks paremate hotellihindade uurimiseks ja läbirääkimiseks ning ka rohkem aega sündmuse jaoks õigete esinejate leidmiseks.
Veenduge, et igal komitee liikmel on täita konkreetsed ülesanded. Iga ülesanne peaks olema prioriteediks ja määratud kohaletoimetamise kuupäev. Konverentsi planeerimine hõlmab sageli ülesannete korraldamist loogilises järjestuses, nii et toimingud, mis tuleb teha enne teiste küsimuste käsitlemist, saaksid õigeaegselt täidetud. Kuna iga komisjoni liige vastutab konkreetse punktide komplekti eest, mis tuleb enne järgmist koosolekut lõpetada, on sündmuse kuupäevade lähenedes väiksem võimalus olla ülesannetega üle koormatud.
Võtke kohustused alati kirjalikult. Soovite hotellilt kirjalikku kinnitust, et teie osalejad saavad üritusel osalemise ajal kindla päevatariifi. Samuti saate dokumenteeritud ja üksikasjalikku teavet selle kohta, mida hotell pakub konverentsiruumide ja koosolekute saalide osas kõnede, õhtusöökide ja konverentsi ajal pakutavate tundide jaoks. Sama kehtib ka kõigi spetsiaalsete lennu- või raudteetariifide kohta, mille osalejatele tagate. See mitte ainult ei anna teile meelerahu, vaid muudab palju lihtsamaks ka igal planeerimiskomisjoni koosolekul tehtud edusammude ülevaatamise ja täpse pildi säilitamise sellest, mis on veel tegemata.
Esitage ürituse eksponentide jaoks eelnevalt üksikasjalikud juhised ja juhised. Valmistage ette lihtne skeem, mis näitab, kuhu konverentsi- või näitusesaalis saab iga näituseboksi üles seada, koos teabega, kuhu boksi materjalid eelnevalt saata ja kust need näituse ülespanekuks saabumise päeval kätte saada. See säästab ürituse eelõhtul suurest peavalust kõik, ka konverentsi planeerimiskomisjon.
Üks viimane nõuanne konverentsi planeerimisel on oodata ootamatusi. Olenemata sellest, kui põhjalikult teie komitee üritust kavandab, tekib alati teatud tüüpi luksumine. Kõneleja jääb haigeks ja peab taganema või hotell broneerib kogemata mõne banketisaali üle. Tuginege oma komitee kollektiivsele kogemusele, et teha kindlaks mõned kõige levinumad viimase hetke probleemid, mis võivad tekkida, ja otsustada eelnevalt, kuidas neid tõhusalt käsitleda.
Kui konverentsi planeerimine on tehtud tõhusalt, on organisatsioonil suhteliselt lihtne konverentsi korraldada ja sama lihtne ka huvilistel konverentsil osaleda. Teie eesmärk on oma olemuselt tõesti kahekordne. Soovite, et konverentsi kulg oleks võimalikult ühtlane. Samal ajal soovite ka veenduda, et kõik ettenägematud probleemid saaksid kiiresti ja tõhusalt lahendada. Ette planeerides, ülesandeid pädevale komisjonile delegeerides ja tegevusüksusi loogiliselt töödeldes hoiate konverentsi planeerimise protsessi kindlasti juhitavana ja lõppkokkuvõttes väga edukana.