Palgahaldus on protsess, mida ettevõtted kasutavad töötajatele nende tööjõu hüvitamiseks. See protsess hõlmab ka palgafondimaksude (nt sissetuleku-, sotsiaalkindlustus- ja töötusmaksude) kinnipidamist ning arestimist. Paljud ettevõtted kasutavad selle ärifunktsiooni abistamiseks arvutipõhist äri- või raamatupidamistarkvarapaketti. Personaliosakonna palgaarvestusjuhid ja ametnikud peavad tavaliselt töötajate toimikuid, kus ettevõttel on kirjalikud dokumendid, mis toetavad töötaja palgast kinnipeetud mahaarvamisi.
Ettevõtted töötavad tavaliselt välja standardseid palgaarvestussüsteeme tagamaks, et kõik töötajad täidavad ettevõttes töötamiseks vajalikke pabereid. See teave sisaldab isikuandmeid, mis on seotud isiku riikliku isikut tõendava dokumendi, elukoha, kogemuste ja maksudokumentidega. Paberitöö võib olla seotud föderaal-, osariigi või kohaliku omavalitsuse asutustega. Ettevõtted peavad säilitama neid dokumente oma palgahaldussüsteemis kogu töötaja ettevõttes töötamise aja ja mitu aastat pärast ettevõtte või töötaja töösuhte lõpetamist.
Paljud äri- ja raamatupidamistarkvara paketid või rakendused sisaldavad palgaarvestusmooduleid, mida ettevõtted saavad palgahalduseks kasutada. Need moodulid võivad aidata automatiseerida süsteeme, mis arvutavad palgamakse ja palkade arestimist. Enamik tänapäeval turul olevaid tarkvarapakette ja rakendusi võimaldavad ettevõtetel uuendada oma palgamooduleid iga kord, kui palgamaksuseadustes tehakse muudatusi. See säästab ettevõtte aega, eriti kui ettevõttel on mitu siseriiklikku või rahvusvahelist asukohta. Need moodulid võivad aidata ettevõtetel ka oma palgahaldussüsteeme töötajate klasside, näiteks palga, tunnitasu või muude klassifikatsioonide järgi eraldada.
Ettevõtete omanikud peaksid konsulteerima advokaadiga, et nende palgahaldussüsteemid sisaldaksid kõiki asjakohaseid dokumente töötajate palkamiseks, palgaarvestuse teabe säilitamiseks ja töötajate töölt vabastamiseks. Palgahaldusega seotud juriidiline paberimajandus võib kiiresti muutuda tüütuks ning nõuda palju aega ja vaeva, et end korralikult hoida. Omanikud, kes ei hoia palgaarvestust ajakohasena, võivad valitsusasutustelt palgaarvestuse teabe eest karmid karistused määrata. See võib omanikele mitte ainult suuri kapitalisummasid maksma minna, vaid sundida ka väiksemaid ettevõtteid pankrotti minema.
Väikeettevõtted või omanikud, kellel on vähe kogemusi palgaarvestuses, võivad selle protsessi tellida kolmandalt osapoolelt. Kuigi palgaarvestuse allhange ei vabasta ettevõtte vastutust täielikult, võib see aidata omanikel vältida enamiku palgaarvestusega seotud paberitöö täitmist. Kolmanda osapoole töötlejad pakuvad ettevõtetele ka võimalust kontrollida potentsiaalsete töötajate tausta või krediidivõimet, mis võib aidata piirata või keelata võltsitud või rahulolematute töötajate tulevasi probleeme.
SmartAsset.